EG Optimaze

Kohdetietojen hallinta

Ajantasaiset kohteiden perustiedot luovat pohjan kiinteistötietojen hallinnalle.
Kiinteistöportfolion perustietoja hallitaan rekisterissä, joka voidaan helposti sovittaa organisaation omat tarpeet huomioiden. Portfolion avaintietoja on vaivatonta ylläpitää ja ne ovat helposti haettavissa ja raportoitavissa. Järjestelmä mahdollistaa kiinteistö- ja rakennustietojen lisäksi myös muiden kohteiden tietojen hallinnan.

Toiminnallisuuksia

• Kiinteistö, rakennukset ja muut kohteet liitetään kohdehierarkiaan, joka helpottaa kohteiden hallintaa ja ryhmittelyä.
• Valmiit tietokentät kohteiden perustiedoille.
• Mahdollisuus lisätä kohteelle dokumentteja ja valokuvia.
• Kohteiden ja kohdetietojen esittäminen dynaamisella karttapohjalla.
• Laajat haku- ja suodatustyökalut.
• Rekisterit sekä rekistereiden välilehdet ja tietokentät ovat laajasti räätälöitävissä organisaation tarpeen mukaisiksi.
• Kohdetietojen raportointi portfoliotasolta aina yksittäiseen tilaan.
• Kohdetiedot voidaan tarjota helposti rajapintojen kautta muihin järjestelmiin (esim. Huoltokirjaan).

Graafinen tilahallinta

Graafinen tilahallinta on dynaaminen ja visuaalinen tapa hallita organisaation tiloja ja niihin liittyviä pohjakuvia. Graafisen tilahallinnan ytimisessä on intuitiivinen käyttöliittymä, joka esittää tiedot tilojen käytöstä, tilaluokituksista ja muista tärkeistä tilatiedoista.

Järjestelmä ei vain helpota tilatietojen ylläpitoa, vaan tarjoaa myös mahdollisuuden visualisoida tilatiedot pohjakuvan päällä, joka helpottaa tilankäytön optimointia sekä tilasuunnittelua.

Toiminnallisuuksia

• Tilojen perustietojen hallinta, kuten todelliset pinta-alat, tilanumerointi ja tilaluokitus.
• Tiedot tilojen sisäisestä käytöstä ja yhteistiloista.
• Tiedot sisään- ja ulosvuokrauksesta.
• Tiedot laitteiden sijainnista.
• Tilojen luokittelu mm. paloalueisiin, puhtaustasoihin ja käyttötarkoituksiin.
• Opastus-, pelastus- ja varoitus-symbolit ja kaaviot.
• Interaktiiviset tilatietojen selitteet, tekstitykset ja tasovalinnat.
• Ajanhallinta, joka mahdollistaa tietojen tarkastelun niin historiasta, nykyhetkessä kuin tulevaisuudestakin.
• Kattavat raportit tilatiedoista.
• Pohjakuvien ylläpitopalvelu.

Pohjakuvaselaimeen voi lisätä helposti erilaisia asiakaskohtaisia tasoja organisaation oman tarpeen mukaan. Näitä voivat olla esimerkiksi symbolit, luokittelutiedot, väritykset ja tekstitykset.

Talouden hallinta

Järjestelmän avulla hallitset tehokkaasti kohdekohtaiset budjetit sekä seuraat toteumakustannuksia. Kohdekohtaiset kulut ja tuotot voidaan kohdistaa ja jyvittää tiloille ja tilojen käyttäjille pinta-alojen ja tilaluokkakertoimien suhteessa.

Toiminnallisuuksia

• Budjetin laadinta kohdetasolla ja kohdistaminen tiloille ja käyttäjille.
• Toteumakustannusten seuranta sekä kohdistaminen tiloille ja käyttäjille.
• Ennusteiden luonti tulevaisuuden tilankäyttöön perustuen.
• Kiinteistöbudjetin siirtäminen talouden seurantajärjestelmiin.

Sisäiset vuokrat

Järjestelmän avulla lasket tilakohtaiset sisäiset vuokrat ja kohdistat ne tilojen käyttäjille tilankäytön mukaan. Sisäisen vuokrauksen erilaiset laskenta- ja kohdistus-säännöt voidaan luoda järjestelmään, joka mahdollistaa sisäisen vuokralaskennan todelliseen tilankäyttöön perustuen, sekä kirjanpitoaineiston siirron taloushallintojärjestelmään.

Toiminnallisuuksia

• Sisäisen vuokralaskennan laskentasääntöjen määrittely.
• Sisäisen vuokran laskenta tiloille, ja kohdistaminen tilojen käyttäjille.
• Yhteistilojen jyvittäminen tilojen käyttäjille.
• Kirjanpitosiirto taloushallintoon.
• Kohteiden arvo- ja investointitietojen ylläpito ja laskenta sisäisen pääomavuokran muodostamiseksi.

Vuokrauksenhallinta

EG Optimaze vuokrauksenhallinta (Lease-moduuli) palvelee sekä vuokranantajia ulosvuokrauksessa, että vuokralaisia sisäänvuokrauksessa. Laadukas vuokrauksenhallintajärjestelmä vähentää manuaalista työtä, inhimillisiä virheitä ja automatisoi manuaalisia prosesseja. Järjestelmä helpottaa vuokrasopimusten käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan, sekä tehostaa vapaiden ja vuokrattujen tilojen hallintaa.

Vuokrauksenhallinnan avulla hallitset vuokrakohteet, osapuolet ja vuokrasopimukset, sekä yhdistät vuokrauksen tiedot graafiseen tilahallintaan. Lisäksi muodostat järjestelmällä helposti vuokrankorotuskirjeet sekä vuokralaskutusaineiston ja välität sen myyntireskontraan.

Toiminnallisuuksia

• Ulos- ja sisäänvuokrasopimusten hallinta sopimuksen koko elinkaaren ajan.
• Vuokralaisten ja vuokranantajien hallinta.
• Erityyppisten vuokrakohteiden hallinta ja automaattinen vuokraus-statuksen päättely sopimustiedoista.
• Kattavat vuokrasopimuksen korotus- ja porrastusehdot, jotka mahdollistavat automaattisen vuokrankorotusten laskennan.
• Pääoma- ja ylläpitovuokrat, erilliskorvaukset ja liikevaihtoperusteiset vuokrat.
• Kulutusperusteiset vuokrat ja kulutuslukemien integrointi esim. EG Enerkeystä.
• Optioiden ja vuokravakuuksien hallinta.
• Organisaatiosi ilmeen mukaiset tulosteet; vuokrantarkistuskirjeet, laskun tulosteet ja sopimuksen allekirjoitusversiot.
• Vuokrahakemusten luonti, käsittely ja priorisointi.
• Vaivaton viranomaisraportointi, kuten esimerkiksi ALV-raportointi.
• Sopimusten lähettäminen sähköiseen allekirjoitukseen (esim. SignSpace).
• Vuokrauksen tiedot graafiseen tilahallintaan.
• Valmiit excel-pohjat käyttöönotossa tietojen migraatiossa.

Vuokralaskutus

Vuokralaskujen tiedot muodostetaan sopimustietojen perusteella. Laskutietojen muodostaminen huomioi automaattisesti sopimuksen vuokralaskutukseen liittyvät tiedot, kuten voimassaolot, indeksikorotukset sekä vuokran porrastukset, joka vähentää vuokranlaskentaan liittyvää manuaalista työtä. Vuokralaskutusaineisto välitetään helposti integraatiolla myyntireskontraan. Lisäksi vuokrankorotuskirjeet voidaan muodostaa automaattisesti.

Toiminnallisuuksia

• Vuokralaskutusaineiston muodostaminen ja validointi.
• Kattava vuokrasopimustietojen huomiointi ja automaattinen vuokranlaskenta.
• Vuokralaskutus, erillislaskutus, kulutusperusteinen laskutus ja hyvityslaskutus.
• Laskutusaineiston siirto myyntireskontraan.
• Maksutiedon palautus myyntireskontrasta.
• Automaattiset organisaatiosi ilmeen mukaiset tulosteet; vuokrantarkistuskirjeet, laskun tulosteet ja sopimuksen allekirjoitusversiot.

Älytoimisto

EG Optimaze tilhallinta on helposti laajennettavissa Älytoimisto -ratkaisuksi, joka hyödyntää järjestelmän kohde ja pohjakuvatietoja.

EG Worksense on älykäs työympäristön johtamiseen ja hybridityön mahdollistamiseen tarkoitettu ohjelmistoratkaisu. IoT-sensoreiden avulla voidaan kerätä dataa tilan käytöstä ja sisäilmasta reaaliaikaisesti päätöksenteon tueksi. Ratkaisuun kuuluva mobiilisovellus tarjoaa työntekijöille helpon ja sujuvan tavan varata itselleen sopiva työpiste ja parkkipaikka etukäteen tai vaikka lennosta. 

Lisätietoja EG Worksense ratkaisusta löydät täältä.

Tietoturva

Tietoturva on toimintamme keskiössä. EG Optimaze -ohjelmisto on tietoturva-auditoitu ja se täyttää korkean tason turvallisuuskriteerit. Meillä on pitkä kokemus korkea tietoturva -vaatimustason asiakkaiden parista.

Avaimet luotettavuuteen

• Auditoitu ratkaisu KATAKRI-kriteeristön mukaisesti suojaustasolle IV.
• Palvelimet luotettavassa ja turvallisuusauditoidussa konesalissa.
• Henkilöstömme on turvallisuusselvitetty ja saa jatkuvaa tietoruvakoulutusta.
• Turvallisuustyötä tehty systemaattisesti vuodesta 1999, jonka aikana toteutettu kymmeniä turvallisuusauditointeja.
• Järjestelmä mahdollistaa SSO-kirjautumisen sekä IP-rajaukset.
• GDPR-vaatimukset täyttävä tietosuoja.
• Kattavat varmuuskopiointiratkaisut.

Integraatiot

Järjestelmään on toteutettu yli 120 integraatiota. Tarjolla on kymmeniä dokumentoituja rajapintoja tietojen siirtämiseksi ohjelmistoon sekä tietojen tarjoamiseksi ulkoisten järjestelmien käyttöön. Lisäksi meillä on vahva osaaminen yleisimpien toiminnanohjaus järjestelmien integroimiseksi EG Optimaze-järjestelmään.

Yleisimpiä integraatioita ovat:

• SSO (single sign on)
• Kohteiden ja kohdetietojen siirto huoltokirjaan.
• Kiinteistö-, rakennus- ja sopimustietojen siirto muihin järjestelmiin​.
• Vuokralaskujen siirto myyntireskontraan​ ja laskujen statustietojen palautus.
• Energian kulutustietojen tuonti energianhallinta järjestelmästä kulutusperusteisen laskutuksen pohjatiedoiksi.
• Sisäisten vuokrien ja budjetin siirto taloudenhallintajärjestelmään​.
• Toteutuneiden kustannusten tuonti taloudenhallintajärjestelmästä​.
• Organisaatiohierarkian ja henkilölistauksen tuonti HR-järjestelmästä​.
• Sopimusten dokumenttien siirtäminen sähköiseen allekirjoituspalveluun ja allekirjoitettujen dokumenttien palauttaminen takaisin.
• Raportointi- ja analytiikkatietojen siirto organisaation omaan tietovarastoon.

Integraatioiden lisäksi EG Optimaze -ohjelmistoon voidaan käyttöönotto- tai käytönlaajennusprojektien yhteydessä toteuttaa kertaluonteisia tietojen sisäänlukuja eli migraatioita​, jolloin kaikkea tietoa ei tarvitse syöttää käyttöönoton yhteydessä käsin.