11 syytä mitata toimiston tilankäyttöä

30.4.2019 11:09

Miksi yritysjohto, toimitila- ja kiinteistöalan ammattilaiset, suunnittelijat ja työpaikkakonsultit haluavat teettää tilojen käyttöasteen mittauksia? Tässä blogissa Rapalin Työympäristöratkaisut-yksikön johtaja Maija Patjas käy läpi yksitoista syytä, joita eri yritykset, koulut ja muut organisaatiot ovat kertoneet tilojensa käyttöasteen mittaamiselle.

Toimitiloissa tehdään usein erilaisia työtehtäviä, joiden tunnistaminen on tärkeää.
 
Tiimini ja minä työskentelemme monia eri aloja edustavien asiakkaiden parissa. Asiakasyrityksemme ovat erikokoisia, edustavat erilaisia kulttuureja ja sijaitsevat eri puolilla maailmaa, mutta niillä kaikilla on ainakin yksi yhteinen tekijä: ne mittaavat ja seuraavat tilojensa käyttöä, työtehtäviä, palaverien osallistujamääriä ja monia muita asioita. Kaikilla näillä organisaatioilla on yhteinen käsitys siitä, että liiketoimintapäätösten taustaksi tarvitaan hyvää ja luotettavaa tietoa – myös silloin, kun kyseessä on toimistotilojen hallinta.
 
Asiakkaiden syyt mitata toimistotilojen käyttöastetta tietenkin vaihtelevat. Seuraavassa olen listannut  yksitoista syytä tilan käyttöasteen mittaukselle.

1. Kustannusten vähentäminen

Toimitilat ovat henkilöstön jälkeen toiseksi suurin kustannus melkein jokaiselle toimistoympäristössä toimivalle organisaatiolle. Tilojen käytön havainnointi ja mittaaminen auttavat selvittämään, ovatko käytössä olevat tilat sopivat ja ovatko kaikki neliöt todella tarpeen.

Työstä on tulossa yhä liikkuvampaa, ja ihmiset viettävät entistä vähemmän aikaa työpisteissään. Vuoden 2019 maailmanlaajuisen Toimiva työympäristö -tutkimuksen mukaan keskimäärin 55 % työpisteistä on käytössä tai väliaikaisesti vapaana. Muutettaessa tai työympäristöä kunnostettaessa myös tilan käyttöä voidaan usein tehostaa.

Mittaustuloksia hyödyntämällä voidaan saavuttaa kymmeniä prosentteja suurempia säästöjä kuin pelkällä henkilöstökyselyllä. Henkilöstökyselyissä työntekijät yleensä arvioivat viettävänsä työpisteellä 70–80 prosenttia ajasta, kun todellinen luku on usein lähempänä 50 prosenttia. Mittaukset antavat tarkkoja tietoja tilojen käytöstä ja auttavat mitoittamaan tilat oikein.

Tutkimus toteaa, että keskimäärin 55 % työpisteistä on käytössä kaiken tyyppisissä toimistoissa.
Käyttöaste on avainluku työtilojen tehokkuuden arvioinnissa ja seurannassa. (Lähde: Rapalin Optimaze Toimiva työympäristö -tutkimus 2019)

2. Työpaikan muutoksenhallinnan tukeminen

Henkilöstön sitouttaminen ja osallistaminen ovat tutkimusten mukaan työympäristömuutoksen onnistumisen tärkeimmät tekijät. Viestintä organisaation sisällä ja ihmisten ottaminen mukaan muutosprosessiin on elintärkeää, kun organisaatio muuttaa uusiin tiloihin tai mukautuu uusittuun työympäristöön. Tilankäyttö- ja aktiviteettimittauksista sekä työntekijätutkimuksista saadut tiedot auttavat perustelemaan muutoksia ja edistävät keskustelua johdon ja henkilöstön välillä.

3. Työprofiilien ymmärtäminen

Työprofiilit jaetaan nykyään tyypillisesti henkilöstön liikkuvuuden mukaan kolmeen kategoriaan: kiinteät, kampusmobiilit ja mobiilit profiilit. Itse termit vaihtelevat, mutta ne osoittavat, kuinka paljon aikaa henkilö viettää toimistolla ja kuinka paljon siitä ajasta omalla työpisteellään. Profiilien avulla on helppo kertoa, millaisia työpisteitä tarvitaan. Profiileja käytetään usein myös tukena suunniteltaessa tilan mitoitusta ja pohdittaessa IT-tarpeita ja etätyökäytäntöjä. Paras tapa luoda työprofiilit on analysoida tilan käyttöä ja toteuttaa henkilöstökysely.

Tilankäyttö ja aktiviteetit kirjataan tabletilla.
Eri aktiviteetit edellyttävät erilaisia tiloja: aktiviteetteja on myös tarkkailtava ja kirjattava.

4. Tilatarpeiden määrittäminen

Kun yritys alkaa vasta pohtia tulevia tilaratkaisujaan, kuten toimistotilojen kunnostamista tai uusien tilojen etsimistä, tilankäytön mittaus on nopein ja kustannustehokkain tapa saada arvio tarvittavista tiloista. Keräämällä samanaikaisesti tietoa työtavoista voidaan selvittää, miten tarkoituksenmukainen nykyinen työtila todellisuudessa on ja mitä muutoksia kannattaa tehdä päivittäisen työnteon tukemiseksi.

5. Työympäristön muutosten onnistumisen arviointi

Mittausten avulla voidaan analysoida, täyttyivätkö työympäristömuutoksen tavoitteet. Tavoite voi olla esimerkiksi henkilöstön työtapoihin paremmin soveltuvat tilat tai kustannussäästöt. Tulokset kertovat tilankäytön tehokkuudesta ja siitä, onko sopivia työpisteitä tarpeeksi.

Tilankäytön mittauksella voidaan myös jatkokehittää tiloja. Esimerkiksi ohjelmistokehityksessä tehdään monta iterointikierrosta ennen tuotteen lanseerausta ja sen jälkeenkin jatkokehitystä tehdään asiakaspalautteen perusteella. Tämä ajatustapa olisi hyvä ottaa käyttöön myös työtilojen kehittämisessä.

6. Monitilatoimiston toimivuuden arviointi

Suurin osa toimistoista on nykyään ns. monitilatoimistoja, ja niiden määrä kasvaa jatkuvasti. Monitilatoimistoissa on erilaisia tiloja, kuten hiljaiset tilat, jaetut työpisteet, lepotilat ja kokoushuoneet. Työntekijä voi valita näistä itselleen sopivan ja käyttää päivän aikana useita eri työpisteitä. Oikein suunnitellut työtilat tukevat eri työtapoja- ja tehtäviä.

Monitilatoimistojen tilankäyttöä on hyvä mitata vähintään kerran vuodessa. Erityisesti niissä organisaatioissa, jotka siirtyvät ensimmäistä kertaa monitilaan ja/tai jaettuihin työpisteisiin, muutoksia saatetaan tarvita lisää sitä mukaa, kun henkilöstö omaksuu uusia käytäntöjä. 

Jatkuvilla mittauksilla voidaan tunnistaa mahdolliset virhearviot tilajakaumassa, esimerkiksi hiljaisten huoneiden määrissä tai neuvottelutilojen kokoluokissa. Tilanne voidaan siten korjata, ennen kuin työn tuottavuus tai henkilöstön tyytyväisyys kärsii.

7. Energian säästäminen

Jatkuvalla tilankäytön mittaamisella saadaan tietoa trendeistä, joiden avulla voidaan säästää energiaa. Esimerkiksi lomakaudella työntekijät voidaan ohjata työskentelemään viiden kerroksen sijasta vain neljässä kerroksessa. Samoin etätyön suosion kasvaessa on yleistä, että esimerkiksi perjantaisin paikalla on vain noin puolet henkilöstöstä. Heidät voi ohjata käyttämään vain tiettyä osaa käytettävissä olevasta tilasta. Nykyaikaisen rakennusautomaation avulla on mahdollista sammuttaa valot ja säätää ilmastointia pienemmälle käyttämättömistä tiloista. Näin säästetään energiaa.

8. Palveluiden optimointi

Käyttöastetrendien avulla myös palvelut voidaan mitoittaa oikein. Voidaan esimerkiksi arvioida, paljonko henkilöstöravintolan tulisi varata ruokaa eri päiville, tai tilata intensiivisempi siivoustaso päiville, jolloin työntekijöitä on paljon paikalla. Näin saavutetaan säästöjä vähentämällä ruokahävikkiä ja viihtyisämpi työpaikka nostamalla siivoustasoa.

9. Työpaikan strategisen hallinnan parantaminen

Organisaatiot, joilla on käytössä järjestelmällinen ja jatkuva työpaikan suorituskyvyn mittausprosessi pystyvät luomaan joustavia ja tulevaisuuden kannalta kestäviä työpaikkaratkaisuja.

10. Liiketoimintapäätösten tukeminen

Tekemällä työympäristöselvityksen, jossa yhdistyvät tilankäyttötutkimuksen avulla kerätyt tiedot työprofiileista, käyttäjien mieltymyksistä ja työntekijöiden viestintätavoista, saadaan yrityskohtaisia faktoja. Näiden tietojen avulla voidaan luoda business case tai tehdä työympäristöön liittyviä strategisia päätöksiä. 

Optimaze Worksense mobiiliappi.
IoT-teknologiaa hyödyntävän Optimaze Worksense -sovelluksen avulla toimisto voidaan muuttaa digitaaliseksi ja
yhteisöllistä työntekoa edistäväksi työympäristöksi.

11. Sensoreihin perustuvien tietojen täydentäminen

Organisaatiot, joissa käytetään sensoriteknologiaa auttamaan työntekijöitä löytämään vapaita työpisteitä tai paikantamaan työtoverin, voivat integroida näytöistä saatavat käyttötiedot työtehtävien havaintotietoihin. Näin täydennettyjä tietoja voidaan käyttää työympäristön kehittämiseen. 

Kiinnostuitko tilankäytön mittauksista?

Haluatko tietää lisää? Varaa 30 minuutin demo, jonka aikana autamme sinua löytämään yrityksenne tarpeita vastaavan ratkaisun työympäristön kehittämiseksi.

Varaa demo

 

Tämä blogi on alun perin julkaistu englanninkielisenä Management Eventsin verkkosivuilla. Tekstiä on päivitetty. 

Maija Patjas

Kirjoittaja Maija Patjas

Director, Workplace Management Services
maija.patjas@rapal.com
+358 440312256