8 syytä mitata toimistotilan käyttöä

24.2.2017 9:09

Tilat ovat lähes jokaiselle toimistoympäristössä työtä tekevälle organisaatiolle toiseksi suurin kiinteä kulu, heti henkilöstökustannusten jälkeen. Tilankäytön mittaukset auttavat todentamaan, tarvitaanko kaikkia käytössä olevia neliöitä ja ovatko tilat oikeanlaisia.

1. Kustannussäästöt

Tutkimukset osoittavat, että työ on muuttunut liikkuvammaksi ja ihmiset viettävät yhä vähemmän aikaa omalla työpisteellään.  Työtilojen päivittämisen yhteydessä onkin usein mahdollista tehostaa samalla tilankäyttöä.

Tilankäytön mittauksiin perustuneiden tilamuutosten avulla voidaan saavuttaa jopa kymmeniä prosentteja suurempia säästöjä kuin pelkkään henkilöstökyselyyn perustuneiden. Henkilöstökyselyissä työntekijä tyypillisesti arvioi viettävänsä työpisteellä 70-80 % ajasta, kun todellinen luku on usein lähempänä 50 %.  Tilankäytön mittaus kertoo tarkan tiedon tilojen käytöstä ja auttaa mitoittamaan tilat oikein.

Tilankäytön analyysi kertoo tarkan tiedon tilojen käyttöasteesta ja auttaa mitoittamaan tilat oikein.

Työpisteiden käyttöaste on avainasemassa toimitilojen käytön tehokkuutta arvioitaessa ja seuratessa.

2. Muutosjohtaminen ja viestintä

Henkilöstön sitouttaminen ja osallistaminen työympäristömuutokseen ovat useiden tutkimusten mukaan muutoksen onnistumisen tärkeimmät tekijät. Tilankäytön mittauksien yhteydessä voidaan kerätä tietoa myös työtavoista: yksilötyöstä, yhteistyöstä ja kokouskäytännöistä. Tieto auttaa perustelemaan muutoksia sekä edistää keskustelua henkilöstön ja johdon välillä.

3. Työprofiilien muodostaminen

Työprofiilien luominen konkretisoi tilojen muutostarpeet. Työprofiilit jaotellaan tyypillisesti henkilöstön liikkuvuuden mukaan kiinteisiin, kampusmobiileihin ja mobiileihin. Termit vaihtelevat, mutta ne kertovat, kuinka paljon henkilö viettää aikaa työtiloissa ja kuinka paljon siitä ajasta omalla työpisteellään. Profiilien avulla on helppo kertoa, millaisia työpisteitä tarvitaan. Lisäksi profiileja käytetään usein tukena, kun suunnitellaan tilojen mitoitusta sekä pohdittaessa IT-tarpeita ja etätyökäytäntöjä. Paras tapa luoda työprofiilit on tutkia yksiköiden tilankäyttöä ja toteuttaa henkilöstökysely.

Tilankäytönmittauksen yhteydessä on mahdollista kerätä myös reaaliaikaista tietoa tiloissa tapahtuvasta toiminnasta.

Työympäristön käyttötiedot ja aktiviteettimittauksen tulokset kertovat yhdessä, kuinka hyvin työtilat sopivat tarkoitukseensa.

4. Tilatarpeen määrittäminen

Kun yritys on vasta pohtimassa tulevaisuuden tilaratkaisuaan tai esimerkiksi etsimässä uutta toimitilaa, on tilankäytön mittaus nopein ja kustannustehokkain tapa saada arvio tarvittavista tiloista.

5. Työympäristömuutoksen onnistumisen arviointi

Mittauksen avulla voidaan tutkia, täyttyivätkö työympäristömuutoksen tavoitteet. Tavoitteena voi olla esimerkiksi henkilöstön työtapoihin paremmin soveltuvat tilat tai kustannussäästöt. Mittaustulokset kertovat mm. tilankäytön tehokkuudesta ja siitä onko sopivia työpisteitä tarpeeksi.

Tilankäytön mittauksella voidaan myös jatkokehittää tiloja. Esimerkiksi ohjelmistokehityksessä tehdään monta iterointikierrosta, ennen tuotteen lanseerausta ja sen jälkeenkin jatkokehitystä tehdään asiakaspalautteen perusteella. Tämä ajatustapa olisi hyvä ottaa käyttöön myös tilamuutosprojekteissa.

6. Monitilan toimivuuden arviointi

Suurin osa moderneista toimistoista on ns. monitilatoimistoja ja niiden määrä kasvaa jatkuvasti. Monitilatoimistoissa on erilaisia tiloja, kuten jaetut hiljaiset ja hetkelliset työpisteet, lepotilat ja kokoushuoneet. Työntekijä voi valita näistä itselleen sopivan tilan ja käyttää päivän aikana useita eri tiloja. Oikein suunniteltu tilajakauma tukee eri työtapoja ja -tehtäviä.

Diagrammi havainnollistaa, kuinka kokoustilojen käyttäjämäärät jakautuvat.

Kokoustilojen käyttäjämäärien jakautuminen. Tilankäytön mittaus auttaa tunnistamaan mahdollisia pullonkauloja ja hyödyntämään vähällä käytöllä olevia tiloja tehokkaammin.

Monitiloissa olisi hyvä mitata tilojen käyttöä vähintään kerran vuodessa. Erityisesti niissä organisaatioissa, jotka siirtyvät ensimmäistä kertaa monitilaan ja/tai jaettuihin työpisteisiin, muutoksia tapahtuu sitä mukaa, kun uusia käytäntöjä omaksutaan. 

Jatkuvilla mittauksilla voidaan tunnistaa kehitystarpeet ja mahdolliset virhearviot tilajakaumassa. Tilanne voidaan siten korjata ennen kuin työn tuottavuus tai henkilöstön tyytyväisyys kärsii esimerkiksi väärin mitoitettujen neuvottelutilojen tai hiljaisten työtilojen puutteen vuoksi.

7. Energian säästö

Jatkuvalla tilankäytön mittaamisella saadaan tietoa tilankäytön trendeistä, joiden avulla energiaa voidaan säästää. Esimerkiksi lomakaudella ison toimitilan työntekijät voidaan ohjata viiden kerroksen sijaan tekemään töitä vain neljään kerrokseen. Samoin etätyön lisääntyessä on yleistä, että esimerkiksi perjantaisin paikalla on vain puolet henkilökunnasta. He voisivat käyttää vain osaa tiloista. Nykyaikaisen rakennusautomaation avulla voidaan esimerkiksi laittaa pois valot käyttämättömistä tiloista ja säätää ilmastointia pienemmälle. Näin säästetään energiaa.

8. Palveluiden optimointi

Käyttöastetrendien avulla myös palvelut voidaan mitoittaa oikein. Voidaan esimerkiksi ennustaa, paljonko henkilöstöravintolan tulisi varata lounasruokaa eri päiville tai voidaan tilata intensiivisempi siivoustaso toimitiloihin päiville, jolloin työntekijöitä on paljon paikalla. Näin saavutetaan säästöjä sekä nostetaan palveluiden laatua ja sitä kautta työpaikan viihtyvyyttä.

Tässä tärkeimpiä syitä tilankäytön mittaamiseen. Kun seuraavan kerran mietit tilamuutosta tai ostat työympäristökonsultilta palveluita työympäristömuutoksen toteuttamiseksi – muista vaatia tilojesi käytön mittaus. Se maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti.

Kiinnostuitko tilankäytön mittauksista?

Varaa Optimaze Measure -työkalun demo ja keskustellaan lisää!

30 minuutin demon aikana näet kuinka helppoa ja kustannustehokasta tilankäytön mittaus voi olla. Vaivattoman mittauksen ja automatisoidun raportoinnin ansiosta sinä voit keskittyä tulosten hyödyntämiseen.

Varaa demo

 

Maija Patjas

Kirjoittaja Maija Patjas

Director, Workplace Management Services
maija.patjas@rapal.com
+358 440312256