Blogi

”Työ ei ole paikka - se on mitä teet, milloin teet ja miten sen teet”. Olemme pitkään puhuneet työpaikoista synonyyminä toimistoille, mutta nyt tuon sanan painotus on siirtynyt ’paikasta’ itse ’työhön’. Työympäristökeskusteluissa fokus on paikkakeskeisyyden sijaan ihmisissä, heidän työssään ja työtavoissaan. Kyse ei ole siitä, ettemmekö enää tarvitsisi toimistoja, vaan enemminkin siitä, ettemme tarvitse toimistoja enää samalla tavoin kuin aiemmin.

Vuoden 2023 alusta kunnista tulee hyvinvointialueiden vuokranantajia kun kuntasektorin sosiaali- ja terveystoimen ja pelastustoimen toimitiloja siirtyvät hyvinvointialueiden hallintaan. Olisiko vuokrauksenhallinnan ohjelmistosta apua kunnille, joita some-uudistuksen toimeenpano työllistää muutenkin? 

Oletko koskaan miettinyt, paljonko ajorata, jolla kiihdytät uudella sähköautollasi hybriditoimistoon, aiheuttaa päästöjä? Entä pyörätie, jolla poljet piipahtaessasi lähimarketin energiatehokkaalla palvelutiskillä? Kotona nyhtökaura-ateriaa valmistaessasi avaat hanan, josta tulee raikasta vettä. Putkistonkin rakentaminen on aikoinaan aiheuttanut hiilipäästöjä.

Etkö? No, ei se mitään. En minäkään ole miettinyt. Paitsi nyt.

Kuluvan vuoden aikana Rapalissa on aloittanut kolme uutta asiakaspalvelijaa. Kaikkia kolmea naista yhdistää vahva halu auttaa ja tukea asiakasyritysten -ja organisaatioiden toimintaa ja auttaa heitä menestymään omassa työssään. Rapalin asiakaspalvelijoiden vastuulla on Saas-tuotteisiin liittyvät palvelupyynnöt, joita tulee sähköpostin ja puhelimen kautta niin sanottuun tiketöintijärjestelmään. Tukipyyntöjä käsitellään noin 400 kappaletta kuukaudessa. Asiakkaiden tuen tarve liittyy yleensä ohjelmistojen käyttöön ja toiminnallisuuteen sekä erilaisiin tunnus- ja käyttöoikeusasioihin.

Aina ei ole helppoa olla täydellinen ja onnistua kaikessa siinä mitä tekee. Pitäisi saada asiat nopeasti maaliin, olla loistava vuorovaikutustilanteissa, tunneälykäs sekä ymmärtää muiden ihmisten tarpeet ja kysymykset ilman ylimääräistä kohinaa. Samalla pitäisi muistaa kehua ja kannustaa työtoveria, puolisoa, lasta ja muita tärkeitä ihmisiä ympärillämme. Samat lainalaisuudet koskevat asiakaspalvelutyötä. Paras oppi saattaa joskus tulla kantapään kautta, mutta maailma ei kaadu onneksi siihen - päinvastoin!

Tämä blogipostaus on julkaistu alunperin Duunitori.fi:ssa 1.9.2017.
Mitkä asiat tekevät työpaikasta hyvän, ja tekeekö hyvä työpaikka onnelliseksi? Onko onnen etsinnässä kyse kutsumusammatista, eduista ja palkkioista, saavutuksista vai ehkä arkisemmista asioista? Jos olet lukenut vaikka psykologian professori Daniel Gilbertin kirjan "Stumbling on Happiness", opit nopeasti, että palkkion voima onnellisuuden tuojana on varsin lyhytkestoinen, ja odotusten ja mieltymysten muovautuessa ajan mittaan se minkä kuvittelet nyt tuovan onnea, on vuoden päästä jotain muuta.

Koronatilanne on rajoittanut sosiaalisia suhteitamme sekä töissä että vapaa-ajalla. Työtä tehdään etänä pääasiassa kotoa käsin ja palaverit ja kaikki yhteisöllisyys ovat siirtyneet videoyhteyksien päähän. Kun työyhteisö siirtyy virtuaalimaailmaan, katoaako jotain olennaista? Ja mitä vaikutuksia sillä on pitkällä aikavälillä?

Aikaa ei ole hukattavaksi. Vuosi 2030 ei ole kaukana. Hiilineutraaliksi pitäisi päästä vuonna 2035. Suomi on sitoutunut YK:n globaaliin kestävän kehityksen toimintaohjelmaan Agenda2030, ja korjattavaa riittää. Kestävän kehityksen päätavoitteita on 17, joista kiinteistö- ja rakentamisala vastaa suoraan 11 tavoitteeseen. Rapalin omana päämääränä on olla mukana rakentamassa parempaa yhteiskuntaa, ja tuoda alan toimijoille tukea vastuulliseen rakennetun ympäristön hallintaan – digitaalisaation keinoin.

Rapalin päämääränä on olla mukana rakentamassa parempaa yhteiskuntaa, ja tuoda alan toimijoille tukea vastuulliseen rakennetun ympäristön hallintaan – digitalisaation keinoin. Tämä päämäärä ohjaa toimintaamme ja jokapäiväistä työskentelyämme - jossa vastuullisuus pitää sisällään niin teknis-taloudelliset, yhteiskunnalliset kuin ympäristöllisetkin näkökulmat. Tietenkin unohtamatta yksilöllistä ihmistä, eli rakennetun ympäristön käyttäjää.

Olemme siirtyneet toimistokeskeisestä työkulttuurista kohti kotona työskentelyn kulttuuria. Selvää on, että maailman suurin ”kotona työskentelyn pilottihanke” on lisännyt asiantuntijatyötä tekevien virtuaalista osaamista erilaisten työtehtävien suorittamisessa. Se on antanut meille oppeja siitä, mitä hyviä ja huonoja puolia kotona työskentelyssä on. Monissa organisaatiossa mietitään kotona työskentelyn vaikutuksia yrityksen tuottavuuteen, yksilöiden suorituskykyyn ja kehittymiseen nyt ja pidemmällä aikavälillä.

Nämä kysymykset ovat olleet mielessä myös CBRE:llä. Paluusta toimistolle ollaan alettu keskustelemaan, mutta onko paluuta vanhaan, ja mitä voimme pilotista ottaa mukaan opiksi? CBRE:n Workplace Consultancy –tiimi on oppinut uusia työtapoja: kaikki asiakastapaamiset, erilaiset muutosjohtamisen ja kehittämisen työpajat ja workshopit ovat siirtyneet virtuaalisiksi – jopa työmaavalvonta voidaan hoitaa osin kotoa.

Kun kaksi bussilastillista tiedonhaluisia Optimaze-asiakkaita ja innostuneita rapalilaisia matkaa 13.11.2019 päiväksi Fiskarsin ruukinkylään, on luvassa melkoinen kattaus mahtavaa tunnelmaa. Tänä vuonna Optimaze-käyttäjäpäivän ohjelma oli toteutettu kokonaan uudella reseptillä: asiaankuuluvien asiantuntijaesitysten lisäksi nyt oli varattu runsaasti aikaa myös keskusteluille sekä verkostoitumiselle.

World Economic Forumin tutkimuksen mukaan uusien työtehtävien määrä kasvaa 16 %:sta 27 %:iin vuosien 2018 ja 2022 välillä. Samaan aikaan olemassa olevista työtehtävistä katoaa kymmenesosa. Ennusteen mukaan yli 65 % koulunsa aloittavista lapsista tulee tekemään työtä, jota ei vielä koulun aloitushetkellä ole olemassa. Työ hajoaa kiihtyvällä tahdilla.

Miksi yritysjohto, toimitila- ja kiinteistöalan ammattilaiset, suunnittelijat ja työpaikkakonsultit haluavat teettää tilojen käyttöasteen mittauksia? Tässä blogissa Rapalin Työympäristöratkaisut-yksikön johtaja Maija Patjas käy läpi yksitoista syytä, joita eri yritykset, koulut ja muut organisaatiot ovat kertoneet tilojensa käyttöasteen mittaamiselle.

Onko sinun vaikea keskittyä työhösi, kun vieressä istuva työtoverisi tekee omaa työtään eli puhuu puhelimessa tai pitää ex tempore aivoriihtä kollegan kanssa? Monilla työpaikoilla mietitään, kuinka torjua melua, vähentää keskeytyksiä ja lisätä viihtyvyyttä mahdollisimman helposti ja joustavasti. Tapani Laitila, Framery Acoustics –yrityksen Suomen myynnistä vastaava, pohtii ratkaisuja blogissaan ja kertoo mihin suuntaan työtiloja ollaan kehittämässä.

Tämä on Mobilize!-sarjan kolmas blogikirjoitus. Sarjan ensimmäisessä osassa käsittelin joustavan työskentelyn käsitettä yleisesti, toisessa joustotyön etuja tarkemmin. Nyt jatkan aiheen käsittelyä liiketoiminnan näkökulmasta, tavoitteiden asettamisesta ja joustotyön työympäristöä parantavien vaikutusten mittaamisesta.

Neliosaisessa Mobilize!-blogikirjoitusten sarjassamme tutkin joustavaa työskentelyä. Sarjan ensimmäisessä osassa käsittelin joustavan työskentelyn käsitettä yleisesti. Sarjan toisessa osassa kerron, miten joustavasta työskentelystä voi olla etua työntekijöiden lisäksi myös yritykselle.

Neliosaisessa Mobilize!-blogikirjoitusten sarjassa tutkin joustavia työskentelytapoja. Selvitän muun muassa, mitä joustava työskentely tarkoittaa, miksi se kannattaa ja kuinka se aloitetaan. Sarjan ensimmäisessä osassa haluan herättää keskustelua joustavan työn käsitteestä ja selvittää, mistä siinä oikein on kyse. 

Digitalisaatiosta, työn tuottavuudesta ja uusista monimuotoisista työympäristöistä puhutaan paljon. Mutta oletko kuullut ”teknostressistä” tai ”kognitiivisesta ergonomiasta”? Ehkä et. Onkin aika kääntää katseemme digitaalisista työtiloista ja toimistotiloista kohti ”mielentiloja” ja keskustella paikoista, joissa aivotyötä tehdään: pääkoppaan. Miten prosessit siellä toimivat, ja miten niitä tuetaan teknologialla, tiloilla ja paremmilla pelisäännöillä?

Perustuuko hyvä asiakaspalvelu monipuolisten ja nopeiden digitaalisten työkalujen varaan? Vai onko henkilökohtainen, asiantunteva palvelu tehokkaampaa, kysyy Optimazen valmennuspalvelusta vastaava Riitta Hartikka.

Oppimisympäristöjen suunnittelussa sovelletaan samoja menetelmiä kuin muissakin työympäristöhankkeissa: kartoitetaan nykytilanne ja hahmotetaan yhteinen oppimiskäsitys, kertoo Heikki Lonka Vieraskynä-blogissaan. Tiloja suunnitellessa harjoitellaan samalla uutta tapaa oppia ja tehdä työtä.

Luovuus ja intohimo herättävät käsitteinä paljon tuntemuksia. Olemme usein kiinnostuneita luovaa työtä tekevien ihmisten edesottamuksista ja ihailemme heidän työtään. Ajattelemme helposti, että on etuoikeus tehdä vaikkapa musiikkia työkseen. Samanaikaisesti moni kokee, että oma elämä on kaukana luovasta. Varsinkin työelämä koetaan usein yksitoikkoiseksi ja mekaaniseksi.

Moni ihminen tuntuu myös uskovan, että ei ole synnynnäisesti luova, saati intohimoinen. Tämän uskomuksen haluaisin todistaa vääräksi. Jokainen voi olla, jos niin haluaa.

Seuraa epätieteellinen pohdintani työmaailman ja työympäristöjen tilasta uuden vuoden aluksi. Tällaisissa taitekohdissa sitä on mukava aina vähän tuumailla mennyttä ja tähystellä tulevaan. Vuodet tuntuvat suhahtavan ohi kiihtyvällä tahdilla, mutta vastalahjana oma perspektiivi laajenee.

Sote-uudistuksessa kuntien tilaa siirtyy maakuntien käyttöön yhteensä noin 7 miljoonaa neliötä. Koska suoraan omistettuja ja ulkoa vuokrattuja tiloja käsitellään omaisuusjärjestelyssä eri tavoin, on kuntien hyvä varautua ajoissa uudistuksen jälkeiseen elämään.

Rapalin asiakaspalvelutiimiläisiä, vasemmalta Mari, Robin, Sauli, Tuukka ja Filip.

Toimin asiakaspalvelutiimin vetäjänä Rapal Oy:ssä ja haluan tarjota asiakkaillemme parasta mahdollista palvelua. Asiakaspalvelutiimissä työskentelee lisäkseni seitsemän asiantuntijaa, jotka omalla osaamisellaan ja kehittymisellään vievät tiimiä eteenpäin kohti vielä parempaa asiakaspalvelua.

Digitalisaatio on päivän trendisana. Vaikka se kuulostaakin jo hieman kuluneelta, ei se poista sitä tosiseikkaa, että digitalisaatio kiihtyy kaikilla toimialoilla ja on jatkuvasti pinnalla keskusteluissa. Hypeä nostattavat erityisesti palvelualustat, ekosysteemit, disruptio ja avoin tieto. Myös perinteisesti hieman hitaasti muutoksiin lämpenevä kiinteistö- ja rakennusala on heräämässä digimurroksessa olevaan todellisuuteen.

Tilasuunnittelua ja palvelumuotoilua käytetään yhä enemmän toimintakulttuurin vaikuttamisen välineinä toimisto- ja oppimisympäristöjä kehitettäessä. Hienovaraista päivittäisvalintojen ohjaamista käytetään silloin, kun halutaan tukea ja boostata tietynlaista käyttäytymistä ihmisissä ja heidän välillään. Tavoitteena on tavallisesti terveyden ja yhteenkuuluvuuden edistäminen, töiden sujuvoittaminen, tiedonkulun parantaminen ja uusien ideoiden synnyttäminen niin, että se tapahtuu itseohjautuvasti työympäristössä.  

On hetkiä jolloin asiakaspalvelu helpottaa elämää, mutta toisinaan kaikki ei mene palvelutapahtumissa ”niin kuin Strömsöössä”. Mutta miten voi määritellä erinomaisen palvelukokemuksen? Muuttuuko kokemus, kun vastassa on ihminen tai kone?

IFRS 16 -projekti kannattaa aloittaa keräämällä talous- ja kiinteistöjohto sekä aiheen parissa työskentelevät controllerit saman pöydän ääreen. Keskusteltavaa riittää vuokrasopimusten yleistilanteen lisäksi muun muassa sisäisistä vastuista ja valittavan laskenta- ja raportointiohjelmiston vaadittavista ominaisuuksista. Mikäli yrityksesi tarvitsee tähän apuja, kutsu meidät kylään.

Kesän lisäksi alueuudistuksen kuumat ajat lähestyvät. Kiinteistöalalle uudistus näkyy muun muassa Suomen historian suurimpana omaisuusjärjestelynä, joka koskee arviolta 13 miljoonan neliön kiinteistömassaa. Noin puolet massasta - sairaanhoitopiirien kiinteistöt - siirtyy omaisuuden hallinnointiin perustetun Maakuntien tilakeskus Oy:n taseeseen varoineen ja velkoineen. Syntyy siis uusi jättimäinen kiinteistönomistaja.

Kansainvälisen tilinpäätösstandardin (IFRS) kuudestoista luku ”Vuokrasopimukset” julkaistiin vuosi sitten. Standardi velvoittaa pörssiyrityksiä suuressa osassa maailmaa. 

Vuokrasopimusten hallinnoinnissa ohjelmiston tärkeys korostuu. Alkuperäisten sopimusten ja ajantasaisten yhteystietojen ylläpidon lisäksi on tärkeää, että esimerkiksi tiedot vuokrasopimusten voimassaolosta ja optioista ovat jatkuvasti saatavilla. Riskit ovat suuret, mikäli optio unohdetaan käyttää tai alkuperäistä sopimustekstiä ei esimerkiksi riitatilanteessa löydetä.

Kehitystyömme katu- ja vesihuoltoverkoston korjausvelan laskennan parissa jatkuu. Olemme viime vuosien aikana toteuttaneet useita korjausvelan laskennan hankkeita eri kunnille. Näissä kunnissa tavoitteena on kokonaisvaltainen korjausvelan hallinta pelkän toteavan korjausvelan laskennan lisäksi. Tavoitteen saavuttaminen edellyttää säännöllistä laskentaa ja suunnittelua. Parhaiten tavoite on saavutettavissa kunnan omaa käyttöä tukevan työkalun avulla, jonka kehittämiseen panostamme vahvasti tämän kevään aikana.

Työskentelemme monitilatoimistossa, jossa on mahdollisuus valita tila työtehtävän tai mielihalun mukaan. Työympäristömme ei kuitenkaan enää vastaa kaikkiin tarpeisiimme. Henkilökunnan määrä on kasvanut ja henkilöstöltä on tullut toiveita erilaisista työpisteistä. Siksi testaamme toimistollamme uutta tilajärjestelyä ja kalusteita.

Millainen merkitys tiloilla on yrityksen menestykselle? Voidaanko tiloilla vaikuttaa positiivisesti ihmisten työntekoon? Vastaus näyttäisi olevan, että kyllä voidaan. Organisaation fyysisillä tiloilla on mahdollista tukea menestyvää organisaatiokulttuuria. Ihmisten välistä samassa tilassa tapahtuvaa vuorovaikutusta pidetään yhtenä menestyksen sekä luovuuden lähtökohdista.

Työympäristöön kuuluvat tilojen lisäksi työkulttuuri ja työvälineet. Kukin näistä kolmesta komponentista vaikuttaa yrityksen hiilijalanjäljen kokoon. Suomessa rakennuskanta ja liikenne aiheuttavat merkittävän osan tuotetuista kasvihuonekaasuista. Molempien osuutta voidaan työpaikoilla hillitä viisaalla johtamisella.

Työympäristö ei ole vain toiminnallinen välttämättömyys. Työympäristö on osa organisaation kulttuuria ja kertoo organisaation arvoista ja strategiasta. Toimitilojen muutoksen käynnistää yleensä tunnistettu ongelma, mutta muutos on samalla mahdollisuus kehittyä. Siksi se kannattaa suunnitella ja johtaa kehitysprojektina.

Perinteinen toimitilojen määrittely viittaa ”aineettomien tai aineellisten hyödykkeiden tuotantoon” käytettäviin tiloihin, eli tuttavallisemmin toimistoihin, liike- ja palvelutiloihin sekä varasto- ja logistiikkatiloihin. Nykyisin tilalähtöinen tulkinta tuntuu varsinkin tietotyön kannalta suppealta, koska tieto ja sen tuottajat ovat saavutettavissa kaikissa tiloissa, joihin WLAN ja muut tietoverkot kantavat.

Tutkimuksen mukaan pelkkä etätyön mahdollistaminen parantaa tuottavuutta merkittävästi. Taloustieteen alalla julkaistu tutkimus käsittelee kiinalaisen call centerin tuottavuutta ja sen muutosta työpaikan mahdollistettua etätyön tekemisen. Call centerin työntekijät jaettiin kahteen ryhmään, joista ensimmäinen sai tehdä etätöitä ja toinen ei. Seurantajakson aikana etätöissä olleiden tuottavuus parani 13 prosentilla.

Tuottavuus-sana on monien yritysjohtajien huulilla tällä hetkellä. Käymälläni Workplace Manager -kurssin yhdellä luennolla Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun professori Matti Pohjola käsitteli Suomen talouden romahdusta työn tuottavuuden näkökulmasta.

Vaikka elämme 2010-lukua, nykyiset työympäristöt on usein rakennettu teollisen aikakauden oppien mukaan. On luotu yksi malli, tyypillisesti joko avokonttori tai koppikonttori, johon työntekijöiden on sopeuduttava heidän työnkuvastaan riippumatta. Vaikka työnteko on muuttunut radikaalisti, ovat toimistot pysyneet melko samanlaisina. Ajattele esimerkiksi omaa työtäsi. Kuinka paljon käytännössä vietät aikaasi työpisteellä ja kuinka paljon aikaasi vietät esimerkiksi kokouksissa tai erilaisissa tapaamisissa?

Toimitilat ovat organisaatioille kuin kehot ihmisille: ne ovat toiminnan ja (työ)elämän mahdollistaja, hyvinvoinnin perusta ja joskus jopa ihailun kohde.

Työympäristön muuttuminen herättää aina tunteita – onhan työpaikka useimmille ympäristö, jossa vietetään valtaosa arjesta. Tehokas ja henkilöstölähtöinen viestintä tukee muutosta ja hillitsee tunteiden kuumenemista vastarinnan pätsissä.

Tietotyöläisen työviikkoon mahtuu monenlaisia työtapoja. Työtavat vaihtelevat itsenäisestä työskentelystä yhdessä työskentelyyn, keskittymistä vaativasta työstä vuorovaikutteiseen työhön. Me jaamme työtavat viiteen erilaiseen työmoodiin, jotka ovat osittain linkittynä toisiinsa.