Digitointi helpottaa vuokrasopimusten hallinnointia

8.3.2017 11:12

Vuokrasopimusten hallinnoinnissa ohjelmiston tärkeys korostuu. Alkuperäisten sopimusten ja ajantasaisten yhteystietojen ylläpidon lisäksi on tärkeää, että esimerkiksi tiedot vuokrasopimusten voimassaolosta ja optioista ovat jatkuvasti saatavilla. Riskit ovat suuret, mikäli optio unohdetaan käyttää tai alkuperäistä sopimustekstiä ei esimerkiksi riitatilanteessa löydetä.

Vuokrauksenhallinnan ohjelmisto on paras tapa käsitellä vuokrasopimuksia

Vuokrasopimusten kaikki tiedot voidaan digitoida ohjelmistoon, mukaan lukien skannattu versio alkuperäisestä sopimuksesta. Ohjelmisto voidaan asettaa hälyttämään automaattisesti mm. optioista ja päättyvistä sopimuksista. Lisäksi raportointi taloushallinnolle kevenee, kun vuokrasopimustiedot tallennetaan tietokantaan. Tietokannasta voidaan myös tehdä automaattinen tiedonsiirto taloushallintojärjestelmään.

Vuokrasopimusten muuttaminen digitaaliseksi tiedoksi on hyödyllistä paitsi hallinnoinnin helppouden, myös muuttuviin raportointivaatimuksiin mukautumisen vuoksi. Esimeriksi kirjanpitostandardien muutokset ja toisaalta standardeista eroava lainsäädäntö vaativat vuokrasopimuksista erilaisia tunnuslukuja. Kun perustiedot löytyvät tietokannasta, niitä voidaan helposti jalostaa useampaan tarkoitukseen.

Ohjelmisto helpottaa myös IFRS 16 vuokrasopimusstandardiin siirtymisessä

Kirjanpidossa vuokrasopimusten kirjaamiskäytännöt vaihtelevat hiukan standardin ja maan lainsäädännön mukaan. Uusi, kansainvälinen tilinpäätösstandardi (IFRS) velvoittaa vuodesta 2019 eteenpäin kaikkia pörssiyrityksiä merkitsemään vuokrasopimusvelan yrityksen taseeseen. Näin kirjauskäytännöt vuokrasopimuksista yhtenäistyvät ja tulevaisuuden maksusitoumukset näkyvät sijoittajille todenmukaisina. Siirtymävaihe uuteen raportointikäytäntöön on helppoa, kun kaikki sopimustiedot löytyvät ohjelmistoon digitoituina. Lue lisää tulevasta standardista täältä.

Siiri Salminen

Kirjoittaja Siiri Salminen

Senior Consultant, Optimaze Business Unit
+358 44 031 2257
siiri.salminen@rapal.fi