Joustotyön vaikutusten mittaaminen

4.7.2018 11:44

Tämä on Mobilize!-sarjan kolmas blogikirjoitus. Sarjan ensimmäisessä osassa käsittelin joustavan työskentelyn käsitettä yleisesti, toisessa joustotyön etuja tarkemmin. Nyt jatkan aiheen käsittelyä liiketoiminnan näkökulmasta, tavoitteiden asettamisesta ja joustotyön työympäristöä parantavien vaikutusten mittaamisesta.

Asettakaa selkeät, mitattavat tavoitteet ja arvioikaa tuloksia säännöllisesti.Kun yrityksessä siirrytään joustotyöhön, ovat odotukset varmasti suuret. Näistä odotuksista on hyvä työstää selkeät, mitattavat tavoitteet heti alusta alkaen, jotta kehitystä voidaan arvioida. Henkilöstön liikkuvuuden lisääntyessä esimerkiksi toimitilavastaavien ja henkilöstöhallinnon ammattilaisten voi olla vaikea hahmottaa, kuinka paljon työaikaa työntekijät todellisuudessa viettävät toimiston ulkopuolella ja kuinka paljon vajaakäytössä olevat työpöydät ja -tilat aiheuttavat turhia kuluja. Voi olla myös haastavaa ymmärtää, kuinka työtilat voisivat paremmin tukea joustavaa työskentelyä niin toimistolla kuin sen ulkopuolellakin.

Havainnoiva tilankäytön analyysi tuottaa arvokasta tietoa tilankäytöstä ja tiloissa tapahtuvasta toiminnasta, kuten tyypillisimmistä työtehtävistä ja työskentelytavoista. Jos tilojen käyttöä halutaan mitata ja jopa ohjata reaaliaikaisesti, kannattaa harkita myös läsnäolosensoreihin pohjautuvia ratkaisuja, joiden hyötynä on lisäksi vapaiden paikkojen ja työkavereiden löytämisen aputyökalu.

Täydentävää tietoa työntekijäkokemuksesta saa teettämällä vuosittain työympäristökyselyn, joka avaa työntekijöiden näkemyksiä työtavoista, työtyytyväisyydestä ja toimiston käytettävyydestä. Lisäksi siitä voi saada työympäristöä koskevia parannusehdotuksia, ellei näitä jo kerätä reaaliaikaisesti esim. Worksense-tyyppisen ratkaisun kautta päivittäin.

Tietenkin on myös hyvä seurata, tavalla tai toisella, pienentääkö etätyö esim. kotimatkaliikenteen päästöjä, työmatkakustannuksia ja toimiston energiankulutusta.

Liikkuvuuden ja tilahävikin analysoiminen

Joustavuus ajan- ja tilankäytössä tarkoittaa yleensä ajan mittaan liikkuvuuden lisääntymistä. Ulkoista liikkuvuutta ilmaiseva luku tarkoittaa niiden työntekijöiden keskiarvoa, jotka työskentelevät normaalien työaikojen puitteissa toimiston ulkopuolella. Tätä voidaan mitata laskemalla kaikki toimiston käytössä ja varattuna olevat istumapaikat ja vertaamalla tätä käyttöastetta työntekijöiden määrään, jotka mahdollisesti voisivat niitä käyttää.

Toinen mielenkiintoinen mittari koskee itse toimitilassa tapahtuvaa sisäistä liikkuvuutta ja sitä ilmaisevaa määrää. Luku toimii eräänlaisena ilmaisimena ”kahvipöytäkeskusteluille”, eli se kertoo toimiston sisäpuolella tapahtuvan yhteistyön tai ”törmäyttämisen” määrästä. HOK:n mukaan yrityksen sisäistä liikkuvuutta koskeva luku saadaan laskettua jakamalla väliaikaisesti vapaana olevien istuinpaikkojen määrä käytössä olevien ja väliaikaisesti vapaana olevien istuinpaikkojen yhteenlasketulla summalla [HOK benchmarking report, Vol. 1, Financial services, 2014].

Optimaze Measure -verkkotyökalun kaltaisilla työkaluilla nämä laskutoimitukset onnistuvat helposti, sillä voit havainnoida ja kirjata käytössä ja vapaana olevien istuinpaikkojen lisäksi varattujen (väliaikaisesti vapaana olevien) istuinpaikkojen määrästä. Esimerkiksi Rapalin kansainvälisessä tutkimuksessa kävi ilmi, että keskimäärin noin 47 prosenttia työpisteistä jää tyhjiksi. Istuinpaikoista on käyttöhuippujenkin aikana tyhjinä noin 29 prosenttia. Sisäistä liikkuvuutta ilmaiseva luku oli keskimäärin 31 prosenttia kaikissa toimistotyypeissä. Kokoustilojen käyttö – ja siten väliaikaisesti vapaana olevien istuinpaikkojen määrä – oli kuitenkin suurinta toimintoperusteisissa toimistoissa.

Kiinteistöalan ammattilaiset ovatkin alkaneet säännöllisesti tarkistaa, kuinka paljon tyhjät työpisteet aiheuttavat turhia kuluja ja kuinka yrityksen hiilijalanjälkeä voitaisiin parantaa vähentämällä lämmitystä, jäähdytystä ja valaistusta vaativia tiloja. Lisääntyneellä työjoustavuudella voi olla suuret ympäristölliset ja taloudelliset vaikutukset.

Työntekijän kokemukset ovat tärkeitä

Huippuesimiehet keräävät usein myös palautetta. Vuosittain teetetään kyselyjä koskien työtyytyväisyyttä, toimiston käytettävyyttä ja toivottujen tulosten, kuten tuottavuuden, hyvinvoinnin, mielialan ja yhteenkuuluvuuden tunteen parantumista, vaikutuksia. Kyselyt voivat auttaa henkilöstöhallintoa selvittämään, kuinka hyvin työympäristö auttaa pitämään kiinni hyvistä työntekijöistä, houkuttelemaan uusia kykyjä, ja jatkossakin vastaamaan alan vaatimuksiin.

Lopuksi lyhyesti: Varmista, että yrityksesi johtamiselle on määritetty keskeisiä mittareita, jotka perustuvat oikeanlaisiin tietoihin. Näin voit pitkällä aikavälillä parantaa yrityksesi liiketoimintaa.

Mobilize! – Tee oma joustotyöohjelmasi

Harkitsetko joustavien työjärjestelyjen käyttöönottoa yrityksessäsi tai oletko arvioimassa uudelleen sen joustotyökäytäntöjä? Tässä neliosaisessa blogikirjoitusten sarjassa Rapal Oy:n johtava konsultti Pontus Kihlman tutkii tarkemmin joustavan työskentelyn käsitettä sekä sen hyviä ja huonoja puolia. Kihlman antaa myös vinkkejä, miten voit kehittää omia joustotyötapojasi. Tämä on sarjan kolmas blogikirjoitus. Lue kaksi ensimmäistä osaa "Mitä joustotyö oikein on? Mitä se ei ole?" ja "Miksi joustotyötä tulisi harkita?" 

Pontus Kihlman

Kirjoittaja Pontus Kihlman

Executive Consultant, Workplace Management Services