Kehitämme työympäristöämme – suutarin lapsella on kengät

18.1.2017 13:22

Työskentelemme monitilatoimistossa, jossa on mahdollisuus valita tila työtehtävän tai mielihalun mukaan. Työympäristömme ei kuitenkaan enää vastaa kaikkiin tarpeisiimme. Henkilökunnan määrä on kasvanut ja henkilöstöltä on tullut toiveita erilaisista työpisteistä. Siksi testaamme toimistollamme uutta tilajärjestelyä ja kalusteita.

Monitilatoimistossa voi olla esimerkiksi avotilaa, huoneita yksilötyöskentelyyn, hiljainen tila, sohvia ryhmätöitä varten ja erikokoisia neuvotteluhuoneita.

Yksi vaihtoehtoinen tilaratkaisu

Meillä on ns. monitilatoimisto, jossa on tarjolla erilaisia työpisteitä. Käytössämme on mm. avotila, yksilötyöskentely huoneita, hiljainen tila, sohvia ryhmätöitä varten ja eri kokoisia neuvotteluhuoneita. Työpisteet ovat suurimmaksi osaksi vapaasti valittavissa. Periaatteemme on, että kukin voi valita parhaiten sen hetkiseen tehtävään sopivan tilan ja päivän aikana voi vaihdella työpistettä. Etätöitä voi myös tehdä vapaasti.

Organisaatio ja tarpeet muuttuvat jatkuvasti, joten työympäristöäkin tulee jatkuvasti kehittää. Muutimme nykyisiin tiloihin vuonna 2009, jolloin rapalilaisia oli 38. Nyt meitä on n. 70 samoissa neliöissä. Tiloissa on tehty 2 muutosta tähän mennessä.

Muutostarpeen perustelu

Mittaamme toimistomme tilankäyttöä noin 6 kuukauden välein  Optimaze Measure -työkalullamme. Mittauksissa työpisteiden käyttöaste* on ollut jopa 100 %.

Esimerkki Rapalin oman käyttöasteen mittauksen tuloksista.Työpisteiden käyttöaste Rapalilla. Mittaukset tehty 2 kertaa päivässä 2 viikon ajan.

Olemme menestyneet Great Place To Work – tutkimuksissa. Viime vuosina on henkilökunnan kasvun myötä kuitenkin tullut esille haasteita tyytyväisyydessä fyysiseen työympäristöön. Meillä on ollut päiviä, jolloin on ollut haastavaa löytää juuri omalle työlle sopiva työpiste. Myös Optimaze Measuren aktiviteettimittaus-ominaisuudella kerätyt tiedot tukivat tätä tulosta.

Aktiviteettimittaus kertoo millaisia työtehtäviä toimitiloissa suoritetaan - esimerkiksi yksilötyötä, yhteistyötä, viestintää tai virkistäytymistä.

Miten työskentelemme? Aktiviteettien havainnointi tehtiin tilankäytön mittausten yhteydessä.

Tiimien vetäjille tehtiin haastattelu, jossa he saivat kertoa tiimiensä toiveista. Kehitystiimit ovat istuneet avotilassa omilla alueillaan ja he esittivät toiveen omista tiimihuoneista.

YT-ryhmä organisoi työympäristökyselyn koko henkilökunnalle. Kyselyn avulla tutkittiin, mikä aiheuttaa haasteita työympäristössä ja millaisia ratkaisuja tarvittaisiin.

Tietojen perusteella päädyimme nyt testattaviin ratkaisuihin.

Erilaiset ratkaisut testissä

Tiimihuone

Nyt selvitämme, onko erillinen tiimihuone parempi ratkaisu kuin nykyinen tiimin käyttöön rajattu tila avotoimistossa. Yksi neuvotteluhuone on muutettu väliaikaisesti tiimitilaksi ja kehitystiimimme testaavat sitä kuukauden vuorollaan. Tiimeiltä kerätään tietoa kokeilujakson aikana tilan toimivuudesta päätöksen teon tueksi.

Uudet kalusteratkaisut

Varsinaisen pöytätilan tarve työpisteissä pienenee koko ajan, kun pöydille ei enää varastoida papereita ja toimistotarvikkeita. Kalusteiden kokoa pienentämällä voidaan tehostaa tilankäyttöä. Testaamme nyt pienempiä sähköpöytiä ja uusia näyttöjä.

Yhteisöllisen työtilan hyödyntäminen

Kokeilemme, miten toimii yhteisöllisessä työtilassa työskenteleminen joustavana vaihtoehtona. Työntekijämme saavat käydä Technopoliksen UMA-ketjun coworking-tiloissa työskentelemässä. Testin aikana tarkkailemme, paljonko tiloja käytetään ja kuinka moni niitä hyödyntää.

Keräämme tietoa testijakson ratkaisujen onnistumisesta kyselyillä ja mittaamalla käyttö- ja täyttöasteita**.

*Käyttöaste: paikalla olevien työntekijöiden suhde käytössä olevaan työpistemäärään.

**Täyttöaste: montako paikkaa tilassa (esimerkiksi kokoushuone) on käytössä silloin, kun tilaa käytetään.

Tulossa: Toimiva työympäristö 2016 -tutkimustulosten julkistamistilaisuus 26.4. 2017. Ilmoittaudu mukaan tai kysy lisää työympäristöjen kehittämisestä:

Maija Patjas, Director, Workplace Management Services
044 031 2256, maija.patjas@rapal.fi

Pilvi Huhtamo

Kirjoittaja Pilvi Huhtamo