Hyvällä tilasuunnittelulla työntekijäkokemusta parantamaan

8.12.2017 12:27

Tilasuunnittelua ja palvelumuotoilua käytetään yhä enemmän toimintakulttuurin vaikuttamisen välineinä toimisto- ja oppimisympäristöjä kehitettäessä. Hienovaraista päivittäisvalintojen ohjaamista käytetään silloin, kun halutaan tukea ja boostata tietynlaista käyttäytymistä ihmisissä ja heidän välillään. Tavoitteena on tavallisesti terveyden ja yhteenkuuluvuuden edistäminen, töiden sujuvoittaminen, tiedonkulun parantaminen ja uusien ideoiden synnyttäminen niin, että se tapahtuu itseohjautuvasti työympäristössä.  

Tilasuunnittelua ja palvelumuotoilua käytetään toimintakulttuurin vaikuttamisen välineinä toimitiloja ja oppimisympäristöjä kehitettäessä.

Toimitilat voidaan suunnitella niin, että ne ohjaavat ihmisiä toimimaan toivotulla tavalla, esimerkiksi keskittymään
hiljaiseen työhön tai keskustelemaan kolleegoiden kanssa. 

Valintateoriaan pohjautuva tilasuunnittelu ohjaa ihmisen käyttäytymistä

Oletko koskaan huomannut, miten erilaiset tilat voivat vaikuttaa siihen, mitä tunnemme, miten ajattelemme ja kuinka käyttäydymme? Juna-asema voi tuntua rauhattomalta ja kylmältä mutta paikallinen kahvila rauhalliselta, viihtyisältä ja lämpimältä. Jos hissi taas on hidas ja ikkunaton otat ehkä useammin kauniit ja avarat portaat pohtimatta mitenkään saamaasi hyötyliikuntaa? Olet varmasti kiinnittänyt huomiota näihin eri vivahteisiin, mutta oletko koskaan ajatellut, että nämä paikat olisivat tarkoituksella sellaisia kuin ne ovat?

Käyttäytymiseen vaikuttamista, jossa meitä hienovaraisesti ohjataan tekemään tiettyjä fiksuja jokapäiväisiä valintoja, kutsutaan nimellä nudging (varovainen ”tönäisy” tai ”tuuppaus”), ja siihen voi vaikuttaa muun muassa tilojen suunnittelulla.

Kaupat ja ravintolat ovat hyödyntäneet kyseistä valintateoriaan pohjautuvaa suunnittelua onnistuneesti jo kauan myynnin tehostamiskeinona ja asiakaskokemuksen parantajana. Sinusta saattaa tuntua, että teet valinnat vapaasta tahdostasi, mutta itse asiassa tuotteiden asettelu kauppojen hyllyille, karkkihyllyn ja maitokaapin paikka, salaattipöydän sijoittelu, jne., on suunniteltu huolellisesti niin että valintojen tekeminen on sinulle helppoa. Tällöin sinua ohjataan tiettyjen valintojen eteen tai ohi, sekä tekemään ennalta suunniteltuja joko-tai-päätöksiä annettujen vaihtoehtojen välille.

Miten siis voisimme hyödyntää tätä lähestymistapaa toimistoissa tai erilaisissa oppimisympäristöissä?

Työskentelytapojen ymmärtäminen on ensiarvoisen tärkeää

Jotta voisimme paremmin ymmärtää tätä lähestymistapaa, on erittäin tärkeää tarkastella työskentelytapoja sekä nykyisen ja halutun käyttäytymisen välillä olevia aukkoja.

Organisaation toimintatapojen ymmärtäminen auttaa meitä ymmärtämään paremmin ihmisten tavallisimpien tarpeiden koko kirjoa heidän siirtyessään eri tehtävien ja työtilojen välillä työpäivän aikana. Tarkastelemalla ihmisiä erilaisissa tiloissa voimme ymmärtää paremmin sitä, kuinka eri tilat voivat rohkaista, tukea ja helpottaa haluttuja käyttäytymismalleja, jotka parantavat sekä yksilöllistä että kollektiivista oppimista, kommunikaatiota ja tehokkuutta. Voimme myös saada selville, millaiset käyttäytymismallit ovat tavallisimpia ja mitä malleja tulisi tukea edelleen tai rajoittaa.

Mikä on tyypillistä ja toimivaa jossakin organisaatiossa ei ehkä pädekään toisessa, sillä kaikilla organisaatioilla on omat erilaiset kulttuurinsa, tavoitteensa, resurssinsa, suunnitelmansa ja strategiansa. On kuitenkin olemassa joitakin yleisiä toimintoja, joita voi tavallisesti tarkastella melkein missä tahansa työympäristössä.

Tärkeitä pohdintaan otettavia kysymyksiä ovat esimerkiksi: miksi, mitä, miten, missä, milloin ja kenen kanssa?  

Oikeat tilaratkaisut luovat toimivan työympäristön ja edistävät työntekijöiden hyvinvointia.

 

 

 

Työtilat voivat hienotunteisesti kannustaa tiettyyn työmoodiin, kuten itsenäiseen työskentelyyn, muiden seurassa. 

Luo oikea tilayhdistelmä vastaamaan organisaatiosi tarpeita

Kun olet tunnistanut toiminnat, joita on helpotettava ja tuettava ja miksi, voit alkaa suunnitella oikeanlaista tilayhdistelmää, joka vastaa kyseisiin erityistarpeisiin. Kun kyseessä on toimisto, toiminta  ja tilat ovat yleensä yhdistelmä seuraavia:

  • Yksin työskenteleminen – yksityiset työskentelytilat, hiljaiset tilat ja puhelinkopit työskentelylle, joka vaatii omaa rauhaa (puhelimessa puhuminen, miettiminen, keskittyminen)
  • Yksin työskenteleminen muiden seurassa – nimetyt ja kiinteät työpisteet yksin tehtävään asiantuntijatyöhön, johon liittyy erityisvaatimuksia, yleiset jaetut työpisteet yleistä yksintyöskentelyä varten sekä hot desk -tyyppiset työpisteet yksin tehtävään tilapäistyöhön, joka vaatii vain vähän työpistejärjestelyjä (esimerkiksi pöytä tai tuoli, pistorasia ja Wi-Fi-verkko).
  • Työskenteleminen yhdessä muiden kanssa – yhdistelmä konferenssi- ja kokoustiloja, ryhmäoppimistiloja, pienempiä neuvottelutiloja, taukotiloja jne.
  • Työskenteleminen, jossa käytetään työkaluja, koneita ja muita erikoisvälineitä – omat tehtäväkohtaiset tilat (kopiointihuoneet, laboratoriot, työpajat, projektitilat, kuntosalit, pukuhuone- ja varastotilat jne.).

Vastaavanlainen logiikka pätee myös oppimisympäristöissä, joissa käytetään useita eri oppimismenetelmiä ja opetusmuotoja.

Layout muuntaa yksittäiset tilat toimintaa ohjaavaksi alustaksi

Erillisten tilojen lisäksi ammattitaitoiset arkkitehdit tarkastelevat toimiston pohjakuvan yleistä asettelua. He luovat rakennukseen sisäisen liikkuvuuden ja ihmisten virran, ja loogisia toiminnallisia alueita, jotka kannustavat vaikkapa seisomaan tai liikkumaan. Heidän tavoitteenaan on saada aikaan tiedonvaihtoa ja kulttuuria vahvistavia kohtaamisia, jotka lisäävät yhteisöllisyyden tunnetta. He yrittävät luoda myös tuttuja ja turvallisia tukikohtamaisia kotipesäalueita, joiden sisälle on tuotu tiloja eri tarpeita varten, muun muassa:

  • Keskittyminen (keskittyminen yhteen tiettyyn asiaan, miettiminen, reflektoiminen, kirjoittaminen, laskeminen ja tutkiminen)
  • Yhteistyö (kokoustaminen ja neuvottelu, ryhmäoppiminen ja ongelmanratkaisu)
  • Luominen (yhteiskehittely, kokeileminen, makerspace-tilat ja luovat tilat)
  • Viestintä (chattailu ja puhelut)
  • Virkistäytyminen (sosiaalinen kanssakäyminen, verkostoituminen ja taukojen pitäminen)
  • Latautuminen (palautuminen, syöminen, juominen, mielen lepuuttaminen, virkistäytyminen ja rentoutuminen)
  • Siirtyminen (käytävät, portaat ja muut yhdistävät tilat)

Suunnittele oma työympäristö toivotun työkulttuurin pohjalta

Toimiva työympäristö 2016 -tutkimuksessamme nousi esimerkiksi esille, että ihmiset viettävät toimistoajastaan lähes kolmanneksen työskennellen muiden kanssa, yleisimmin osallistuen kokouksiin, joissa on enintään neljä osallistujaa (66 % kaikista kokouksista). Tässä valossa kokoustilojen kokojen havaittiin olevan yleisesti ottaen väärin mitoitettuja ja aivan liian suuria. Nämä luvut ovat tietenkin vain yleisiä suuntaa antavia keskiarvoja, joten suunnittele oman organisaatiosi työtilat omien tarpeittesi mukaisesti. Hyödyntämällä tiloja asianmukaisesti ja määrittämällä työhön liittyvät aktiviteetit saat selville tärkeimmät yrityskohtaiset seikat, joiden pohjalta aloittaa palvelumuotoilu.

Tilastoi samanaikaisesti työmoodeja ja tilankäyttöä

Optimaze Measure on ohjelmisto, jolla voi kerätä tietoja työhön liittyvistä aktiviteeteista ja ryhmien koosta. Voit suodattaa tietoja muun muassa eri sijaintien ja istuintyyppien mukaan keräten samalla arvokasta tietoja tilojen käyttöasteesta. Tämän joustavan verkkopohjaisen työkalun ansiosta voit määrittää ja tarkkailla kaiken tyyppisiä työtapoja ja käyttäytymismalleja, joiden mittaaminen on mielestäsi tärkeää – tarvitset vain tabletin ja Internet-yhteyden. Sinua voi esimerkiksi kiinnostaa selvittää eri työmoodien yleisyys, kuten keskittymistä vaativiin tehtäviin, puheluiden puhumiseen ja Skype-neuvotteluihin, kasvokkain pidettäviin keskusteluihin ja kokouksiin menevä aika.

Samalla tavalla kouluympäristössä sinua voi kiinnostaa tutkia vaikka seuraavien oppimismuotojen yleisyyttä:

  • ryhmätyöt ja parityöskentely
  • esitelmät ja demoesitykset
  • tekemällä oppiminen ja kokeileva oppiminen
  • kenttätutkimus ja etäoppiminen
  • luennot
  • avustettu oppiminen ja henkilövalmennus
  • roolileikit ja väittelyt
  • yksilöllinen oppiminen (lukeminen, kirjoittaminen, verkko-oppiminen, tiedonhaku jne.).

Jos haluat havainnoida omia työmuotojanne tai tehdä työkulttuuriauditoinnin, tilojen käyttöastetutkimuksen tai työpaikkakyselyjä, ota meihin yhteyttä. 

Pontus Kihlman

Kirjoittaja Pontus Kihlman

Executive Consultant, Workplace Management Services