Mitä yhteistä on tilanhallinnalla ja painonhallinnalla?

8.12.2016 15:16

Toimitilat ovat organisaatioille kuin kehot ihmisille: ne ovat toiminnan ja (työ)elämän mahdollistaja, hyvinvoinnin perusta ja joskus jopa ihailun kohde.

Measuring_tape_iStock-1219594032-S

Niissä viihdytään tai ehkä ei. Ne ovat rakenteeltaan jäykkiä, joustavia tai jotain siitä väliltä. Ne voivat olla tekemiselle hidasteita taikka kiihdyttäjiä. Niiden kunto vaihtelee ja ne asettavat rajoitteita sille, mihin kykenemme ja mihin emme. Ne voivat olla kooltaan ali- tai ylimitoitettuja. Niissä voi olla hyödyntämätöntä potentiaalia. Niihin syötetään energiaa, joskus liikaakin suhteessa varsinaisiin käyttötarpeisiin. Niiden ylläpitäminen maksaa, mikä voi tiedostamattamme rasittaa lompakkoa turhankin paljon.

Organisaatiosta ja sen toiminnasta ja tavoitteista riippuu, miten keskeisessä roolissa toimitilat ovat strategian toteuttamisen ja työntekijöiden hyvinvoinnin kannalta. Useimmat varmasti toivovat, että työympäristö tukee työtä parhaalla mahdollisella tavalla eri tilanteissa ja alati muuttuvassa toimintaympäristössä. Siksi tästä työnteon mahdollistajan kisakunnosta pitäisi pitää huolta resurssiviisaasti.

Puntari ja peili

”Kerro, kerro, kuvastin; missä tilassa työympäristöni on?”

”Kerro, kerro, kuvastin; missä tilassa työympäristöni on?” Sen selvittämiseen tarvitaan puntaria ja peiliä, eli itsearvioinnin työkaluja, joilla nykytilanne voidaan todeta. Aivan kuten painonhallinnassa, tarvitaan tilanhallinnassa sekä kovaa faktaa antavia mittareita että subjektiivisempia tyytyväisyysarviointeja siitä, miltä tuntuu. Ilman realistista kokonaiskuvaa on vaikea tunnustaa tosiasioita, saattaa liikkeelle muutosta kohti parempaa, saati asettaa kehittämiselle tavoitteita, joiden toteutumista on mahdollista seurata.

Muutos ja uusi toimintamalli – oli se sitten painonhallintaa tai tilanhallintaa – alkaa siksi arviointivaiheella ja uusien tavoitteiden asettamisella. Pitää tunnistaa heikkoudet ja nähdä mahdollisuudet. Ehkäpä (kiinteistö)massaa pitää kasvattaa, tai ehkä keventää?

Toimitilojen käyttöä ja toimivuutta ei tosin arvioida vaa’alla tai peilillä vaan esimerkiksi tilatehokkuuden laskelmilla, käyttöastemittauksilla ja henkilöstökyselyillä. Aivan kuten painonhallinnassakin, ei mittaaminen voi jäädä ensimmäiseen kertaan vaikka se onkin se tärkein herättelijä. Mittauksen tulisi olla jatkuvaa myös silloin, kun tavoitteeseen on päästy. Tiedämme, miten muuten helposti käy.

Tavoitteena toimivampi, fiksumpi työympäristö

"Oli tavoitteena sitten puolimaratonin mahdollistava peruskunto tai yrityksen pitkäjänteinen kilpailukyky ja kannattavuus, pitää mittareita olla."

Oli tavoitteena sitten puolimaratonin mahdollistava peruskunto tai yrityksen pitkäjänteinen kilpailukyky ja kannattavuus, pitää mittareita olla. Toimitiloille asetettavat odotukset ja niihin kohdistuvat mittarit voivat vaihdella suurestikin riippuen siitä, mitä niillä halutaan saada aikaan tai tukea.

Sijainti ja saavutettavuus ovat yleensä listalla ensimmäisenä. Seinien sisäpuolelle mentäessä odotetaan puolestaan terveellisiä ja turvallisia työskentelyolosuhteita.

Nämä eivät kuitenkaan riitä kilpailukykyisten tilojen määritelmäksi. Esimerkiksi tietotyöläisille tarkoitetuilta toimistotiloilta voi olla toivottavaa, että ne tukevat tuottavaa ja tehokasta työntekoa siten, että häiriöt ja ajankäytöllinen hukka minimoituu samalla kun tiedon ja ajatusten vaihto parantuu.

Työntekijöille saatetaan haluta energisoivaa, viihtyisää, inspiroivaa ja elämyksellistä työympäristöä, joka tukee sisäistä motivaatiota, jaksamista ja innovatiivista luovuutta. Heille ehkä halutaan tarjota tilojen ja työkalujen laajaa valikoimaa, joita voidaan yhteisesti käyttää eri tehtävien hoitamiseen erilaisissa tilanteissa. Heille halutaan ehkä tarjota jopa joustoja siihen, missä osoitteessa työtä kulloinkin tehdään ja mihin aikaan.

Samalla tiloihin kohdistuu yrityksen muita tavoitteita kuten taloudellisuus, ympäristöystävällisyys ja joustavuus. Halutaan ehkä riittävästi paisuntatilaa kasvun varalle ja joustoa erilaisten organisaatio- ja toimintatapamuutosten varalle. Näiden arvioiintiin tarvitaan siksi erilaisia avainlukuja ja niille yleisiä viitearvoja, kuten htv/työpiste, m²/työpiste, m²/henkilö, työpisteiden ja kokoustilojen käyttöaste, €/htv ja €/m2. Näitä täydentävät liuta muita mittareita kuten hiilijalanjälki kg C02 / henkilö, kg C02 / m2, vesijalanjälki, jätemäärät kg/hlö, henkilöstötyytyväisyys tai henkilöstön sairaspoissaolot.

"Periaate on kuitenkin sama: mitä et mittaa, et voi johtaa."

Periaate on kuitenkin sama: mitä et mittaa, et voi johtaa. Hyvä mittaristo seuraa sekä panoksia, tuloksia että vaikuttavuutta.

Muutos on mahdollinen

Mitä sitten tulisi tehdä päästäkseen timmimpään kuntoon? Uusien vaatteiden hankinta voi piristää monen mieltä ainakin joksikin aikaa. Tulee hyvä ja raikas, uusiutunut ja virkistynyt olo. Muutkin ehkä huomaavat uuden ilmeesi, uuden brändisi.

"Uudet kuteet eivät kuitenkaan yksinään paranna kisakuntoa, vaikka sillä voikin tuoda piilevää potentiaalia paremmin esille."

Uudet kuteet eivät kuitenkaan yksinään paranna kisakuntoa, vaikka sillä voikin tuoda piilevää potentiaalia paremmin esille. Sama pätee uuteen sisustukseen: ei se itsessään talouskuntoa pidemmän päälle paranna. On haettava kestävää pohjaa ja jatkuvasti kehittyvää kunto.

Tavoiteasetannan jälkeen tarvitaan siksi muutossuunnitelma ja toivottavasti myös toimintaa. Pelkkä ohjekirja ja ymmärrys siitä, miten muutos tehdään, ei silti tule riittämään. On laitettava itsensä likoon ja tehtävä töitä, on osallistuttava ja sitouduttava.

Muutoksen motivaatiotekijät on tunnistettava niin organisaation kuin työntekijänkin tasolla. Muutoksen hyöty on osattava muotoilla ja matkan varrella on tärkeää tunnistaa ja palkita pieniä edistysaskelia ja onnistumisia. Vertaistuesta on apua ja muiden hyvistä esimerkeistä saa esikuvia omaan muutosprojektiin.

Alussa voi olla hyödyllistä käyttää apuna ulkoista valmentajaa eli fasilitaattoria, joka auttaa muutoksen liikkeellepanemisessa ja uusien rutiinien löytämisessä. Erilaisia asiantuntijoita kannattaa myös hyödyntää. Pikkuhiljaa ”dieetistä” eli työympäristön muutosprojektista siirrytään hallintavaiheeseen eli jatkuvaan kehittämiseen ja monitorointiin.

Askel kerrallaan

Ei mennä vielä asioiden edelle. Muutosjohtamisesta ja ihanteellisen työympäristön ominaisuuksista voisi puhua pidempäänkin. Aloitetaan ensin tilannekuvan muodostamisesta, nykytilan ja toivetilan ymmärtämisestä. Toivotan myös sinun työnantajasi tervetulleeksi mukaan kehittämään fiksumpia työympäristöratkaisuja organisaatiollesi.

Pontus Kihlman

Kirjoittaja Pontus Kihlman

Executive Consultant, Rapal Oy