Vieraskynä: Muutosjohtamista eri aaltopituuksilla

27.3.2018 11:47

Monitilatoimistoja koskeva keskustelu käy Suomessa kuumana. Törmään muutoskonsultin työssäni jatkuvasti tämän hypetyksen kääntöpuoleen eli pelkoon siitä, ettei muutosvimmassa huomioida työntekijän perustarpeita.

 Työympäristön muutostilanteessa täytyy ottaa huomioon erilaisten työtavat ja työtehtävät, jotta kaikille löytyy sopiva paikka monitoimitilassa.

Näkökulmat uudenlaiseen työympäristöön vaihtelevat ääripäästä toiseen: toisella puolen ovat  ympäriinsä härväävät innovaattorit, ja toisella taas työrauhaa kaipaavat keskittyjät. Joillekin täyteen ahdetut avotoimistot jaettuine työpisteineen ja epämuodollisine kohtaamispaikkoineen ovat pahinta mitä voi tapahtua, kun taas toiset hehkuttavat, miten uusi monipuolinen työympäristö on muuttanut työn tekemisen täysin, eivätkä enää koskaan haluaisi palata vanhaan.

Työympäristömuutoksiin liittyvän puheen kahtiajakautuminen on noteerattu nyt myös suomalaisella tutkimuskentällä.

Jaana Näsäsen tuore väitöstutkimus tuo kiinnostavasti esille, kuinka ihmiset saattavat tarkoittaa eri asioita puhuessaan samasta tilamuutoksesta. Tutkimuksen mukaan tilamuutoksia puolustava puhe jää usein strategiatasolle eikä se tuo esiin konkreettisia ehdotuksia siitä, miten uudenlaiset tilat oikeasti lisäävät innovatiivisuutta ja fiksuja kohtaamisia. Muutoksen vastustajat taas näkevät muutoksen uhkakuvana, jossa oikean työn tekeminen estyy ja lähikollegoita on vaikea löytää toimistolta. Puolustavat ja vastustavat narratiivit eivät kohtaa.

Hetki vastarannan kiiskenä

Nykyään työympäristöihin liittyvä muutosjohtaminen on minulle arkipäivää, mutta olen ollut myös tiskin toisella puolella.

Valmistumisen jälkeen työskentelin tutkimustehtävissä, jossa vietin paljon aikaa oman työpisteen ääressä äärimmäistä keskittymistä vaativien raporttien ja analyysien parissa. Yrityskaupan myötä toimistomme väkimäärä yllättäen tuplaantui ja kaikki työpisteet muutettiin jaetuiksi – asioista päättävien käsitys kun oli se, että teimme kaikki samanlaista liikkuvaa työtä kuin hekin.  

Tuolloin edustin vastarannalle jähmettynyttä kastia. Pian muutoksen jälkeen sainkin keploteltua oman työpisteeni takaisin toimiston rauhallisimmasta nurkkauksesta, ja liikkuvampi porukka pakkautui mölisemään toimiston toiseen päähän.

Nyt monia vuosia myöhemmin kuulun työympäristövisionäärien porukkaan, joka ihannoi ja maalailee kuvia uusista upeista tiloista, joissa vuorovaikutus, innovointi ja yhteistyö on paljon helpompaa kuin aiemmin. Tämä on minulle luontevaa, sillä myös oma päivittäinen työni on kääntynyt päälaelleen: olen työpisteen ääressä enää noin viidesosan työajastani ja muun ajan vietän tapaamisissa, asiakaskäynneillä tai erilaisissa tilaisuuksissa. 

Kaikkien tarpeet huomioitava

Tiskin toiselle puolelle näkeminen on haastavaa.

Me kaikki suhtaudumme muutoksiin eri tavoin – osa enemmän tunteella ja osa järjellä. Osa ihmisistä energisoituu vaihtelusta ja siksi muutoksiin suhtautuminen on helppoa. Toiset taas kokevat muutokset kuluttavina ja suhtautuvat siksi muutoksiin varautuneesti. 

Visionäärit näkevät muutoksissa ison kuvan ja ajattelevat miten muutos vaikuttaa koko organisaatioon. Käytännön pohdiskeluun taipuvaiset henkilöt ovat sen sijaan kiinnostuneita yksityiskohdista, kuten missä on minun työpisteeni, millaisen työtuolin saan tai minkälainen lattiamateriaali uudessa toimistossa on. 

Pahinta mitä muutostilanteessa voi tehdä, on tarkastella asiaa vain omasta näkökulmastaan. Tämän vuoksi ei riitä, että muutoksesta puhutaan tai sitä suunnitellaan ja toteutetaan vain yhden ryhmän tarpeiden pohjalta. On otettava huomioon koko henkilöstön kirjo, jotta ympäriinsä härväävä innovaattori ja omaan rauhaansa vetäytyvä tutkija löytävät oman luontevan paikkansa uudessa toimistossa.

Kirjoittaja Eeva Terävä työskentelee Martelassa työympäristöasiantuntijana. Martela määrittelee, suunnittelee, toteuttaa ja ylläpitää käyttäjälähtöisiä työympäristöjä.

Rapal tarjoaa verkkosivuillaan asiantuntijoille vieraskynäalustan, jossa alan toimijat voivat tuoda esille tietämystään, ajatuksiaan ja tarinoitaan jotka voisivat kiinnostaa, hyödyttää ja viihdyttää lukijoitamme. Kaikki Vieraskynä kirjoitukset löydät täältä.  Jos haluat kuulla tarkemmin kuinka autamme organisaatioita parantamaan henkilöstön työtyytyväisyyttä ja optimoimaan toimitilakustannuksia, tutustu Työympäristöjohtamisen palveluihin.  

Eeva Terävä

Kirjoittaja Eeva Terävä

Eeva Terävä työskentelee Martelassa työympäristöasiantuntijana. Martela määrittelee, suunnittelee, toteuttaa ja ylläpitää käyttäjälähtöisiä työympäristöjä.