Optimaze-käyttäjäpäivä: painavaa asiaa ja iloista tunnelmaa

17.1.2020 12:08

Kun kaksi bussilastillista tiedonhaluisia Optimaze-asiakkaita ja innostuneita rapalilaisia matkaa 13.11.2019 päiväksi Fiskarsin ruukinkylään, on luvassa melkoinen kattaus mahtavaa tunnelmaa. Tänä vuonna Optimaze-käyttäjäpäivän ohjelma oli toteutettu kokonaan uudella reseptillä: asiaankuuluvien asiantuntijaesitysten lisäksi nyt oli varattu runsaasti aikaa myös keskusteluille sekä verkostoitumiselle.

Käpä Alku_pieni

Matkalla Fiskarsin ruukinkylään

Jo perinteeksi muodostuneen jokavuotisen Optimaze- käyttäjäpäivän matka alkoi Kiasman pysäkiltä sateen piiskaamasta Helsingistä kohti Raaseporissa sijaitsevaa Fiskarsin ruukinkylää. Harmaasta taivaasta huolimatta kaikki näyttivät olevan hyvillä mielin, sillä bussit täyttyivät jo heti alkumatkasta vilkkaalla puheensorinalla. 

Bussimatkalle ohjelmaan oli varattu aikaa visailun merkeissä. Tämä on aina yhtä riemukasta, sillä tulkinnanvaraisuuksilta tuskin vältyttäisiin tälläkään kertaa. Eniten mielipiteitä jakanut kysymys haki latinankieliselle Ursus arctos'ille suomenkielistä nimeä. Ainakin ristikoita täyttäville ursus eli karhu  olikin tuttu entuudestaan. Arctos puolestaan tuntui viittaavan arktisille alueille ja olla siten jääkarhu, mutta kyseessä olikin karhu kreikaksi. Karhu karhu ei kuitenkaan ollut oikea vastaus, vaan ruskeakarhu. Voittajan lopulta selvittyä olimmekin jo melkein perillä.

Alkumatkan tunnelmia bussissaVasemmalla Rapalin Pontus Kihlman vetämässä bussivisaa

Lounas kosken partaalla

Ravintola Kuparipajassa meitä odotti varsin houkuttelevaltä näyttänyt ja herkulliselta maistunut runsas buffet-lounas. Ystävällinen henkilökunta otti meidät lämpimästi vastaan ja kertoi ravintolan värikkäästä historiasta. Paikka oli kaunis ja siitä huokui vanhaa kunnioittavasti kohdeltu ympäristö ajan tuomilla uudistuksilla.

Kuparipajan kyltti ja lounaskattausKuparipajan kutsuva lounas

Lounaan jälkeen siirryimme Seuraintalo Lukaalin juhlasaliin kuuntelemaan asiantuntijoiden mielenkiintoisia esityksiä. Tuo sali muistutti kovasti koulumaailmasta tuttua korotettua esityslavaa esirippuineen. Myöhemmin paikallisen oppaan kertoessa Fiskarsin historiasta enemmänkin kävi ilmi, että sali on toiminut mm. teatterina kylän asukkaille. 

Yleisö odottaa esitysten alkua Seuraintalo Lukaalin juhlasalissaSeuraintalo Lukaalin juhlasali 

Käyttäjäpäivän asiaohjelma alkaa

  • Tervetulosanat: Kai Patja, liiketoimintajohtaja, Rapal
  • Mitä uutta Optimazessa?: Juha Ilvespalo, Product Owner ja Ilkka Münster, Product Owner, Rapal
  • Kapasiteettipisteet: Riitta Hartikka, vanhempi asiantuntija ja Tiina Ryynänen, vanhempi asiantuntija, Rapal
  • Portaalin käyttöoikeuksien hallinnan uudistus: Jukka Nisula, Product Owner, Rapal
  • Tilankäytön tehostaminen ja työympäristön kehittäminen Verohallinnossa: Olli Aalto, toimitilajohtaja, Verohallinto

Tervetuloa Optimaze-käyttäjäpäivään

Optimazen liiketoimintajohtaja Kai Patja aloitti päivän toivottamalla kaikki tervetulleeksi ja huomioimalla yleisön joukossa erikoisvieraan, joka vielä eläkepäivinäänkin halusi osallistua käyttäjäpäivään.

Patja kävi yleisesti läpi kulunutta vuotta ja myös tulevaisuutta Optimazen osalta. Vuoden aikana kehitysasioita oli viety hurjan paljon eteenpäin sisältäen perustavaa laatua olevia uudistuksia. Mukaan mahtui myös lukuisia eri kokoisia projekteja, joista osa varsin suuriakin. Huikeaa oli kuulla järjestelmän sisältävän jo yli 35 miljoonan neliömetrin verran pohjapiirustuksia. 

Mahtava saavutus vuosia tehdyn työn jälkeen oli uutinen Rapalin sijoituksesta viidenneksi Verdantixin koko maailmaa koskevassa tilanhallintaohjelmistojen benchmark vertailussa. Kai Patjan tulevaisuudennäkymässä Rapal tavoittelee ahkerasti tuota kärkipaikkaa.

Optimazen uudet ominaisuudet

Aloitusvuoron sai Optimazen uudet ominaisuudet: Juha Ilvespalo, Product Owner kertoi mm. pohjakuvan kapasiteettipisteiden käytön mahdollisuudesta kaikille Optimaze asiakkaille, vuoden alussa alkaneesta vuokrauksenhallinnan kokonaisvaltaisesta uudistuksesta sekä Optimaze-ohjelmiston ruotsinkielisestä versiosta. 

Digitaalista työympäristöä tukevan Optimaze Worksense-sovelluksen uusia ominaisuuksia esittelevä Ilkka Münster, Product Owner nosti esiin mm. kalenterivaraukset, kuten vapaiden huoneiden haku, henkilöiden kutsu ja O365-integraatio, sekä tulossa olevan oman kalenterin, Google-kalenterituen ja älyvaraukset. 

Juha Ilvespalo, Product Owner ja Ilkka Münster, Product OwnerVasemmalta Juha Ilvespalo ja Ilkka Münster

Kapasiteettipisteet

Kapasiteettipisteiden käyttötarkoituksia meille esittelivät vanhemmat asiantuntijat Riitta Hartikka ja Tiina Ryynänen. Tähän asti kapasiteettipisteitä on hyödynnetty pohjakuvissa tilankäytön mittauksissa. Nyt kapasiteettipisteitä voidaan käyttää myös Optimazen tilahallinnan moduulissa.

Kapasiteeettipisteet
Kapasiteeettipisteiden käyttökohteita pohdittiin ryhmissä

Yleisö jaettiin pieniin ryhmiin pohtimaan, mihin kaikkeen kapasiteettipisteitä voisikaan käyttää. Innovatiivisia ideoita purettiin ryhmittäin ja kirjattiin ylös tärkeinä muistutuksina tulevaa kehitystyötä ajatellen.

Vasemmalla vanhemmat asiantuntija Tiina Ryynänen ja Riitta Hartikka, oikealla kapasiteettipisteiden hallinta pohjakuvassaVasemmalta Tiina Ryynänen ja Riitta Hartikka

Käyttöoikeuksien hallinta

Jukka Nisula, Product Owner kertoi ilouutisia ainakin Optimaze-ohjelman pääkäyttäjille.  He pystyvät jatkossa jakamaan käyttöoikeuksia itsenäisesti. Ympäristöissä, joissa henkilökunnan tai tilojen käyttäjien vaihtuvuus on suurta, käyttöoikeuksien jakamiseen ja poistamiseen kuluva aika voi olla kuormittava tekijä. Portaalin käyttöoikeuksien hallinnan uudistus tulee myös vähentämään käyttäjätukeen tulevia yhteydenottoja ja vapauttamaan aikaa muihin tukitehtäviin.

Jukka Nisula, Product Owner aiheenaan käyttöoikeuksien hallinta Jukka Nisula esitteli käyttäjäoikeuksien hallinnointia. 

Asiakas case - Verohallinto

"Verohallinto - tehtävänämme on kerätä oikea määrä veroja oikeaan aikaan yhteiskunnan toiminnan rahoittamiseksi."

Verohallinnon toimitilajohtaja Olli Aallon esittelemät muutokset työympäristöratkaisuihin oli hyvin selkeästi ja informatiivisesti kerrottu tapahtumaketju. Niinkin raskas koneisto kuin valtion virasto yleisesti ottaen on, ei koko työympäristön muuttaminen ole ihan yksinkertainen asia. On tärkeää miettiä kokonaisvaikutuksia myös työntekijöiden kannalta eikä yksin taloudellisesta näkökulmasta.

Yhteenveto Verohallinnon työympäristökonseptista ja muutosten läpiviennistä:

  • Verohallinnon toimitilat toteutetaan monitilatoimistoina
  • Tilankäytön tehokkuus toimitilahankkeissa on 16 m2/työpiste
  • Työympäristömuutokset toteutetaan toimitilahankkeiden läpiviennin mallin mukaisesti henkilöstöä osallistaen
  • Verotalojen paikallinen työympäristöratkaisujen kehittäminen ja tilankäyttöratkaisut valmistellaan ja päätetään Verotalokohtaisessa verotalofoorumissa
Verohallinnon tilankäytön tunnuslukujen kehitys

 

Työympäristökonsepti ja työympäristön kehittäminen

  • Verohallinnon työympäristökonsepti luotiin 2012-2013
  • Tilankäytön havainnointi aloitettiin 2013
  • Verohallinnon käyntiasiointikonsepti luotiin 2015-2016
  • Helsingin verotalohanke 2015-2016
  • Verohallinnon työympäristölinjausten päivittäminen 11/2016
  • Säännöllinen tilankäytön havainnointi käyntiin 2017
  • Virastojen yhteisten tilaratkaisujen tarkastelut käyntiin, ensimmäiset virastojen (osittain) yhteiskäyttöiset tilat käyttöön 2018
  • Sensoritekniikan hyödyntäminen, tukitilojen käytettävyystiedon visualisointi käyttäjille Vallilan verotalossa 2019
  • Virastojen yhteiskäyttöisten tilaratkaisujen edistäminen edelleen 2019

Verohallinnon asiakas-case löytyy tästä linkistä. 

Olli Aalto, Verohallinto ja säästöluvut vuokra-, sähkö- ja siivosukulujen osaltaOlli Aalto, toimitilajohtaja, Verohallinto

Olli Aallon haastattelu

Miten paljon taustatyötä teitte, ennen kuin työympäristöiden kehittämishanke aloitettiin?

Taustatyö ei ollut äärettömän iso, kun lopulta lähdettiin liikkeelle. Pidimme 3-4 työpajaa ylimmälle johdolle ja merkittävimpien kehityshankkeiden vetäjille, joissa käytiin läpi, miten toimintaympäristö tulee kehittymään ja miten työprosessit tulevat muuttumaan. Sitä vasten katsottiin valtion toimintastrategian tuomia tehokkuustavoitteita sekä pohdittiin, minkälaisia Verohallinnon tarpeisiin sopivat ratkaisut voisivat olla.

Kun suunta oli valittu, alkoi pidempi prosessi. Työympäristökonseptoinnin pilotoinnissa piti eri verotustoimintayksiköt testauttaa niiden erityispiirteiden vuoksi ja siihen kului yhteensä puolitoista vuotta. 

Isoimmat kompastuskivet ja yllätykset?

Alkuvaiheen suurin havainto oli, että uuden työympäristön käyttöön ja toimintatapauudistukseen täytyy antaa valmiuksia ja valmentaa henkilöstöä. Ei voi olettaa, että tänään kerrotaan isoista uudistuksista ja huomenna kaikki jo osaavat toimia uudessa työympäristössä. Oli iso juttu, että annetaan valmiudet ja mietitään etukäteen ne hyödyt ja haitat.

Mitä haluat sanoa heille, jotka eivät vielä ole lähteneet mukaan työympäristöratkaisujen kehittämiseen?

Asioita pitää mielestäni tarkastella saatavilla olevan datan kautta ja siitä näkökulmasta, että onko järkevää pitää taloudellisia resursseja kiinni mm. seinissä, siivouksessa, sähkössä ja tämän tyyppisissä kuluissa, jos on mahdollista tehdä toisin. En kuitenkaan pysty neuvomaan tai ottamaan kantaa, miksi jonkun organisaation kannattaisi tai pitäisi lähteä mukaan tähän, mutta voin kertoa sen tuomat hyödyt Verohallinnon näkökulmasta.

Verohallinnon havainto on ainakin se, että nämä tällaiset uudentyyppiset työympäristöt tukevat nykytavanmukaista tapaa tehdä töitä yhdessä ja vuorovaikutteisesti. Ylivoimaisia hyötyjä on huomattu myös katsottaessa tilannetta toiminnan puolelta. Olemme pystyneet havainnollistamaan sen tosiasian, että tämä on maksanut vaivan kaikin puolin.

Kuppi kuumaa ja lämmintä pullaa

Takana oli tuhti paketti esityksiä, tärkeää informaatiota Optimazesta sekä työympäristöratkaisuista käytännössä. Nenään oli jo esitysten loppuvaiheessa leijaillut ihana kahvin tuoksu, joten nyt oli hyvä hetki hengähtää ja nauttia virkistävän kahvin kanssa talossa aamulla leivottuja herkullisia korvapuusteja. Juhlasalin täytti iloinen puheensorina ja uutta verkostoitumista oli myös havaittavissa asiakkaiden keskuudessa. Puustit hupenivat ennätysvauhtia ja tauko oli tehnyt energiaa lisäävän tehtävänsä loppuosan esitysten alkaessa.

Käyttäjäpäiväkertomuksen toinen osa julkaistaan pian.

Tanja Soulas

Kirjoittaja Tanja Soulas

Tanja Soulas, markkinointiasiantuntija, Rapal Oy