Blogi

”Työ ei ole paikka - se on mitä teet, milloin teet ja miten sen teet”. Olemme pitkään puhuneet työpaikoista synonyyminä toimistoille, mutta nyt tuon sanan painotus on siirtynyt ’paikasta’ itse ’työhön’. Työympäristökeskusteluissa fokus on paikkakeskeisyyden sijaan ihmisissä, heidän työssään ja työtavoissaan. Kyse ei ole siitä, ettemmekö enää tarvitsisi toimistoja, vaan enemminkin siitä, ettemme tarvitse toimistoja enää samalla tavoin kuin aiemmin.

Tietotyön luonne on muuttunut radikaalisti

Jos tiivistäisi vuoden 2022 yhdellä sanalla, se olisi “kriisi”. Sanalle voi helposti keksiä monta tätä vuotta kuvaavaa etuliitettä, kuten “ilmasto-”, “energia-”, “talous-”, “ruoka-”, “pakolais-”, “korona-”, “humanitaarinen”, “mielenterveys-” ja “inflaatiokriisi”. Kaiken järjen mukaan, meidän olisi pitänyt oppia tästä jotain. Meillä pitäisi olla parempi valmius kestää maailmanlaajuista epävarmuutta ja epävakautta, mikä jatkossakin voi vaikuttaa yritystoiminnan harjoittamiseen, elämiseen ja työn tekemiseen. “Suuri etätyökokeilu” opetti meille käytännön kautta sen, että on täysin mahdollista työskennellä tuottavasti omasta kodista tai muualta käsin. Samalla se opetti meille, että ihmiset eivät enää ole valmiita palaamaan yrityksen mahdollisesti osoittamaan paikkaan – toimistolle, ainakaan kokopäiväisesti. On olemassa paljon työkaluja, jotka tukevat yrityksiä esimerkiksi joustavamman kiinteistö- ja työpaikkastrategian luomisessa ja jotka samalla varmistavat kestävän liiketoiminnan kriiseistä huolimatta. Hyödynnämmekö niitä jo tarpeeksi vai voisimmeko olla parempia tässä?

Tapamme käyttää teknologiaa sekä suhtautumisemme monipaikkaisuuteen ja ihmissuhteisiin ovat muuttuneet pysyvästi. Pääkonttoreiden ja toimistojen käyttötarkoitus on vääjäämättä muuttumassa, sillä ennätysmatalat käyttöasteet ovat edelleen todellisuutta – vielä kauan sen jälkeen kun toimistot “uudelleenavattiin” pandemian rajoitusten jälkeen.  Toimistoista on ensisijaisesti tulossa kohtaamispaikkoja, joihin kokoonnutaan viihtymään, tekemään yhteistyötä sekä hoitamaan henkistä, fyysistä ja sosiaalista hyvinvointia.  On ilmeistä, että työntekijät tarvitsevat ja kaipaavat aitoja kohtaamisia, vuorovaikutusta ja seurustelua. Kärjistäen voidaan kuitenkin todeta, että työskentely nimetyn työpisteen äärellä on vähentynyt merkittävästi, sillä työtehtäviä voi hoitaa helposti muuallakin kuin toimistolla. 

Paikallaolo ja toimitilat eivät enää määrittele työtä ja työpaikkaa

Työympäristökeskustelu on siirtynyt paikkasidonnaisuudesta itse työhön ja työtapoihin. Voimmekin lukea yhä enemmän artikkeleita siitä, kuinka työelämä on murroksessa – ei niinkään siitä, missä työtä tehdään, vaan siitä, miten työskentelemme. Työ ei ole paikka, vaan se on sitä mitä teet. Se on prosessi. Työ tapahtuu monissa eri paikoissa ja usein myös eriaikaisesti. Sitä tehdään yksin tai yhdessä työkavereiden kanssa – kasvokkain tai videokeskustelun välityksellä, lähellä tai kaukaa. Yrityksen ja organisaation ydintehtävä ei ole sijaita jossain tietyssä paikassa, vaan sen olemassaolon tarkoitus on saavuttaa jotain. Tilat ovat yksinkertaisesti yksi työprosessien mahdollistajista muiden joukossa. Tärkeämpää kuin toimitilat ja kellokortin vinguttaminen, on työprosessien sujuvoittaminen ja ihmisten hyvinvoinnin ja jaksamisen tukeminen.

Työn tuottavuutta ei mitata enää toimistossa vietettyjen tuntien mukaan, vaan sen mukaan, miten työntekijä yksilönä ja tiimissä saavuttaa yhteiset päämäärät ja tavoitteet. Tämän vuoksi organisaatioiden kannattaa tarkastella, millainen työskentelytapa sopii parhaiten eri yksilöille ja tiimeille ja myös hankkia tarvittavat digitaaliset työkalut sen tukemiseen. Olemme kaikki yksilöitä ja tästä syystä ei ole yhtä ainoaa oikeaa tapaa tehdä työtä.

Mitä johdon tulee ymmärtää kulttuurimuutoksesta ja sen tukemisesta?

Emmekö siis koskaan enää palaa toimistolle? Noh, ehkä, kun siihen on hyvä syy. Ei toimistot tule katoamaan kokonaan. Tarvitsemme toimistoja muun muassa sosiaaliseen kanssakäymiseen. Aivomme tarvitsevat myös muunlaista ärsykettä kuin pelkät virtuaalikohtaamiset ajatustyön ja suorittamisen lomassa – vuorovaikutusta, kehonkieltä, eri aistien käyttämistä. Tarvitsemme myös fasilitoijia ja henkilöitä, jotka kommunikoivat ja koordinoivat tämän kaiken. Yrityksen johto ja HR ovat keskeisessä asemassa luomassa työpaikkakulttuuria. Community managerit ja toimistohostit  sen sijaan ovat ottamassa vallan perinteisten toimitilavastaavien ja vastaanottovirkailijoiden rooleista, laajentaen tehtäväkenttää kohti yhteisöllisyyden rakentajia.

Työympäristöammattilaisten tulisi edelleen ymmärtää työntekemisen luonnetta paremmin ja olla entistä ihmislähtöisempiä. Työympäristökehittäjillä ja esimiehillä tulisi olla aito mielenkiinto ymmärtää paremmin eri työroolien luonteenpiirteet, sekä ymmärrys tukea ja motivoida työskentelyä oikeilla työympäristöratkaisuilla. Ihmiset eivät niinkään vihaa toimistojaan, mutta esimerkiksi työmatka sinne voi tuntua ylivoimaiselta. Se maksaa niin aikaa kuin rahaa. Tehokkuus katoaa. Toimistoista onkin tultava “matkakohteita”, joihin kannattaa käyttää aikaa matkustamiseen.  

Toimistotilojen tulisi olla riittävän joustavia ja houkuttelevia, jotta ne tukevat niin kasvokkain tapahtuvaa yhteistyötä kollegoiden kesken, kuin etätyöskentelyä eri puolilla maailmaa istuvien kollegoiden kesken.  Tilojen suunnittelussa tulisi ottaa huomioon erilaiset tavat tehdä työtä, jotta ne palvelevat aidosti työntekijöitä ja auttavat heitä saavuttamaan työssään paras lopputulos. 

Loppusanat

Olemme tulleet työelämässä käännekohtaan, josta ei ole paluuta. Pandemia osoitti laajamittaisesti ja pitkäkestoisesti, että etätyö toimii ja sen hyödyt ylittävät haitat. Työtä voidaan nyt todistetusti tehdä paikkariippumattomasti, joustavasti, eri vuorokauden aikoihin ja myös työntekijän muu elämä paremmin huomioon ottaen. Silti monessa yrityksessä haparoidaan edelleen joustotyöhön siirtymisen kanssa. Saattaa olla liian jäykkiä ja ylhäältä alaspäin määrättyjä hybridimalleja, esim. määräys olla toimistolla tietty määrä päiviä viikossa – tai jopa tietyt päivät viikossa.

Valitettavasti nämä mallit eivät tarjoa työntekijöille ja tiimeille heidän kaipaamaansa  valinnanvapautta ja autonomiaa, jonka taas on huomattu lisäävän työn tuottavuutta ja innostusta työn tekemiseen. Kun työntekijöille ja tiimeille annetaan vapaus ja vastuu suunnitella itse työnteon tavat, valmistaa se myös organisaatiota paremmin nopeaan ja ketterään sopeutumiseen liiketoiminnan eri muutostilanteissa.

Yritysen, jonka politiikkana on “sääntöpolitiikan” sijaan “periaatepolitiikka” on paremmat mahdollisuudet valmistella organisaatiota nopeaan ja ketterään sopeutumiseen, silloin kun ympäristö, päivittäiset tarpeet, sekä prosessi-, organisaatio- ja liiketoimintamuutokset sitä vaativat. Mitä enemmän työntekijöille annetaan valinnanvapautta vaikuttaa omaan tapaansa tehdä työtä - sen suurempi on heidän motivaationsa ja tuottavuutensa. Vaikka ei ehkä uskoisi, tämä johtaa parhaassa tapauksessa säästöihin! Säästettävissä on runsaasti tilaa, aikaa ja rahaa.

Tapa tehdä työtä muuttuu yhä joustavammaksi ja monipuolisemmaksi. Yritys näyttäytyy mielenkiintoisena työnantajana jos pyrkii ja haluaa pysyä tässä kehityksessä mukana tarjoamalla paras tuki eri tavoille tehdä työtä. Siinä kannattaa kuunnella niin työntekijöiden ääntä kuin hyödyntää tarjolla olevia digitaalisia työkaluja.  

Lue lisää työympäristöratkaisuista tästä