Tuunaa mielentilat kuntoon aivotyölle

16.5.2018 12:00

Digitalisaatiosta, työn tuottavuudesta ja uusista monimuotoisista työympäristöistä puhutaan paljon. Mutta oletko kuullut ”teknostressistä” tai ”kognitiivisesta ergonomiasta”? Ehkä et. Onkin aika kääntää katseemme digitaalisista työtiloista ja toimistotiloista kohti ”mielentiloja” ja keskustella paikoista, joissa aivotyötä tehdään: pääkoppaan. Miten prosessit siellä toimivat, ja miten niitä tuetaan teknologialla, tiloilla ja paremmilla pelisäännöillä?

Teknologian jatkuva läsnäolo voi  lisätä aivotyön kognitiivisia vaatimuksia ja aiheuttaa "teknostressiä".

Tuntuuko sinusta, että niin töissä, opiskellessa kuin vapaa-ajallakin kännykkäsi piippaa ilmoituksia jatkuvasti, sähköpostisi tulvii, keskittyminen herpaantuu, ajatus pätkii ja muisti reistailee? Stressaavatko jatkuvat keskeytykset, lisääntyvä tietomäärä, teknologian läsnäolo kaikkialla, 24/7 tavoitettavuus, näyttöjen sininen valo, hankalat käyttöliittymät, tai jatkuva tekninen osaamisvaje, kun joka kuukausi joudut opettelemaan uusia tsydeemejä ja härpäkkeitä suoriutuaksesi perustyössäkin? Ei mikään ihme, koska aivotyön kognitiiviset vaatimukset ovat lisääntyneet digitalisaation myötä lähes kaikkialla.

Aihe teknologian mahdollistamasta "milloin ja missä vain" -työstä ja keskeytysten kulttuurista on laaja, mutta todettakoon aluksi että kiireen tunne, stressi ja kognitiivinen kuormittuminen ovat aina yksilöllisiä. Esimerkiksi kiire, keskeytykset, usean tehtävän tekeminen yhtaikaa ja työskentely yli eri aikavyöhykkeiden tuottaa harmaita hiuksia, hajamielisyyttä tai adrenaliinia ja innostusta ihmisiin eri tavoin.

Tulipalojen sammuttajat ja hötkyilijät 

Tyypillistä kuitenkin on, että työn moniajo tai monen asian samanaikainen suorittaminen (multitasking) sekä monisuorittajien näennäinen ”tekemisen meininki” heikentävät aivotyöläisten suorituskykyä. Monesti hötkyily ja sählääminen ovat täysin tuottamatonta. Ainoastaan palomiehet ovat tulipalojen sammuttajina sankareita. Meidän muiden on tavoiteltava työn sankaruutta itsemme johtamisella ja keskittymisellä - hajallaan olevassa verkostoituvassa toimintaympäristössä.

Moni meistä ei edes itse tunnista kärsivänsä tarkkaavaisuushäiriöstä, vaan voivottelemme nykynuorison heikkoa keskittymiskykyä, samanaikaisesti kun oma kännykkämme vilkkuu erilaisia notifikaatioita lakkaamatta. Olemme saaneet käyttöömme runsaasti uusia työvälineitä, joita emme välttämättä osaa käyttää - puhumattakaan siitä, tuleeko mieleemme laatia niiden käytölle yhteisiä pelisääntöjä.

Onko tarkoituksenmukaista, että sähköpostilaatikko täyttyy, koska varmuuden vuoksi laitetaan kopiojakeluun liikaa porukkaa ”tiedoksi”-motiivilla? Onko kaikille itsestään selvää, että sähköpostikeskustelua sujuvampaa on käyttää keskustelu-työkaluja? Tai onko esimerkiksi WhatsApp -työkalu sekä työ- että yksityisasioista viestimiseen?

Lisähaastetta tuovat nykyajan virtuaaliset ja eri aikavyöhykkeille hajautetut tiimit ja jatkuva digitaalinen läsnäolo. Olemme saavutettavissa, vaikka olemmekin eri paikoissa fyysisesti. Tämä kaikki voi johtaa teknoriippuvuuteen, kännykän 24/7 vilkuiluun – etenkin jos mitään pelisääntöjä esimerkiksi työsähköpostikäytännöistä ei ole sovittu. Moniajoon, keskeytyksiin ja myös paitsi jäämisen pelkoon ohjaavat puolestaan pirstaleiset, usein pätkittäiset työtehtävät.

Digitaalinen toimintaympäristö on osa myös vapaa-aikaamme, lomailua ja viikonloppuja, mutta yksistään arjen, työajan ja –tehtävien hallinta ansaitsee huomiota etenkin tuottavuuden ja jaksamisen näkökulmasta. Jatkuvat keskeytykset aiheuttavat ylimääräistä työtä ja kuormitusta. Tutkimustulosten mukaan keskeytyksestä palautuminen takaisin työn alla olevaan tehtävään vie jopa 15 minuuttia. Vähentämällä työn kognitiivista kuormittavuutta voi lisätä omaa suorituskykyään ja työnsä tuottavuutta. Kyse on myös omien digitapojensa tunnistamisesta, muuttamisesta ja korvaamisesta uusilla toimintamalleilla.

Kognitiivinen ergonomia on aivotyön flowta tukeva mielentila.

Harjoittele uudet rutiinit ja pelisäännöt

Työkulttuurien muuttamisessa on hyvä ymmärtää, miten riippuvuutta muistuttavat huonot hötkyilytavat syntyvät. Puhutaan ns. “tottumuskierteestä” (engl. “Habit Loop”, Charles Duhigg: The Power of Habit), jossa on kolme vaihetta:

  • Ärsyke (The Cue, Trigger): käyttäytymisen käynnistävä alkusysäys
  • Rutiini (The Routine): tottumus itsessään, käyttäytyminen
  • Palkinto (The Reward): hyvän olon tunteen (tai pahan välttäminen) saaminen käyttäytymisen tuloksena.

Muuttaaksesi rutiinejasi voit yrittää vaikuttaa ärsykkeisiin, jotka usein saavat sinut reagoimaan tavalla tai toisella, esimerkiksi lukemaan ja kirjoittamaan sähköpostia kesken palaverin. Voit esimerkiksi lähestyä ärsykkeitä ajallisesti, rajaamalla tietyt rutiinit ja ärsykkeet tietylle ajalle. Osa meistä on virkeimmillään aamupäivällä – se kannattaa hyödyntää haastavien tehtävien suorittamiseen.

Niin ikään voit vaikuttaa siihen, missä määrin ilmoitukset ja notifikaatiot uusista viesteistä, uutisista, tykkäyksistä ja kommenteista tulevat keskelle arkeasi. Ilmoitukset voi kytkeä pois, tai ainakin hiljentää, kun haluat olla läsnä hetkessä.

Kolmas ärsyke on tunnetilojen tiedostaminen digikäyttäytymisen motiivina. Johtuuko harhautuminen Facebookiin esimerkiksi tylsistymisestä, väsymyksestä tai turhautumisesta; etsitkö sieltä endorfiineja ja dopamiinia eli hyvän olon aineksia? Voisiko lyhyt kävely, keskustelu tai evästauko elvyttää mieltä? Neljäntenä, on hyvä tarkkailla ympärillä olevia ihmisiä ja heidän vaikutusta käyttäytymiseesi. Jos yksi kokouksessa selailee puhelintaan kesken kokouksen, tarttuuko toiminta sinuunkin?

Työtiloista mielentiloihin

Viides ärsyke on paikka: olemme fyysisiä, visuaalisia olentoja joilla on sekä visuaalinen että motorinen muisti ja paikallismuisti. Valitsemamme paikat ja tilat ohjaavat tunnetilojamme ja käyttäytymistämme näkymillä, muodoilla, väreillä, tekstuureilla ja muilla aistittavilla ajureilla kuten kalustuksella. Tilalla on merkitystä: yhteiselle työskentelylle, yksilötyöskentelylle ja ennen kaikkea mielentilojen virittämiselle. Yksi paikka muistuttaa meitä keskittymisestä, toinen taas soljuvasta yhteistyöstä mukavassa seurassa. Paikat kytkeytyvät muistissamme usein niissä koettuihin kokemuksiin. Siksi joillekin oikean mielentilan rakentamiseksi voi olla hyvä yrittää erottaa työn ja vapaa-ajan paikat toisistaan. Sama koskee työvälineitä. Työasiat eivät pääsääntöisesti kuulu henkilökohtaisiin viestimiin jo tietoturvallisuussyistäkin. Tulisi olla helppoa ”sulkea ovi” ja laittaa digitaalisen työympäristön elementtejä pois päältä siirryttäessä vapaa-aikaan. 

Yhteenvetona kiteytyy neuvo: Parantaaksesi kognitiivista ergonomiaasi eli aivotyön flowta tukevaa ’mielentilaa’, sinun tulee varmistaa oman työsi rajat, vähentää tai kohdentaa ärsykkeitä ja tietotulvaa, hallita keskeytyksiä ja määrätietoisesti löytää kullekin työtehtävälle sopiva hetki, paikka ja sosiaalinen ympäristö. Se vaatii treeniä ja yhteisiä pelisääntöjä, mutta palkitsee vaivannäön.

Tämä blogi on julkaistu aikaisemmin Projektiyhdistys ry:n blogisivustolla, osana Smart Way of Working -verkoston toimintaa ja sen ovat kirjoittaneet -verkoston perustajajäsen, tutkija, työympäristöjen johtava asiantuntija Suvi Nenonen (TTY) ja verkoston vetäjä Pontus Kihlman, (Rapal Oy).

Rapal tarjoaa verkkosivuillaan asiantuntijoille vieraskynäalustan, jossa alan toimijat voivat tuoda esille tietämystään, ajatuksiaan ja tarinoitaan jotka voisivat kiinnostaa, hyödyttää ja viihdyttää lukijoitamme. Kaikki Vieraskynä-kirjoitukset löydät täältä. Jos haluat kuulla tarkemmin kuinka autamme organisaatioita parantamaan henkilöstön työtyytyväisyyttä ja optimoimaan toimitilakustannuksia, tutustu Työympäristöjohtamisen palveluihin tästä.

Topics: Työympäristö

Suvi Nenonen

Kirjoittaja Suvi Nenonen

Filosofian tohtori, dosentti Suvi Nenonen (TTY) on työ- ja oppimisympäristöjen johtava asiantuntija.