Viestintä tukee työympäristön muutosta

7.12.2016 15:46

Muutosviestintä tukee työympäristön muutosta.

Työympäristön muuttuminen herättää aina tunteita – onhan työpaikka useimmille ympäristö, jossa vietetään valtaosa arjesta. Tehokas ja henkilöstölähtöinen viestintä tukee muutosta ja hillitsee tunteiden kuumenemista vastarinnan pätsissä.

Yhä useammalle tietotyöläiselle toimisto on vain pistäytymispaikka ja varsinainen työ tehdään asiakkailla, liikenteessä tai kotoa käsin. Työn muuttuessa uudistuvat myös työympäristöt: omat huoneet ja pöydät katoavat ja tilalle tuodaan toimintolähtöinen monitila.

Monimuotoisempiin työympäristöihin siirtyminen haastaa myös työyhteisöviestinnän. Muutosviestinnän rooli korostuu, kun toimisto henkilöstön ympärillä uudistuu. Toisaalta muuttuvat työtavat haastavat sisäisen tiedonjaon: informaatio ei enää kulje käytäväkeskusteluissa eikä kaipaamaansa kollegaa välttämättä löydä työhuoneesta, kun tiimit hajaantuvat työskentelemään eri paikoista käsin.

Olen havainnut, että viestinnällä on kolme keskeistä tehtävää työympäristön kehitysprojekteissa: onnistunut viestintä innostaa ja inspiroi, tarjoaa muutoksesta riittävästi tietoa sekä antaa henkilöstölle mahdollisuuden osallistua muutoksen suunnitteluun ja siihen liittyviin kokeiluihin.

  1. INNOSTA: Avokonttoreiden huono maine on oivaa rakennusainesta vastarinnalle. Viestinnän tehtävä on innostaa henkilöstö osallistumaan uuden, paremman työympäristön kehittämiseen. Työntekijöille voi tarjota inspiraation lähteitä vaikkapa viemällä heidät tutustumaan muiden yritysten uusiin toimitiloihin. Omista tiloista ei tunnu niin raastavalta luopua, kun muutoksen tiedetään johtavan viihtyisämpään, toimivampaan ja erilaisia työskentelytapoja paremmin tukevaan ympäristöön.
  2. INFORMOI: Työympäristökehitys on tyypillisesti hidasta puuhaa, etenkin jos muutoksen yhteydessä muutetaan kokonaan uusiin toimitiloihin. Viestinnän jatkuvuus on siksi tärkeää. Työympäristö on organisaation toiminnan ja henkilöstön viihtyvyyden kannalta erittäin tärkeässä roolissa, eikä siihen liittyvistä muutoksista voi viestiä liikaa. Muuttunut työympäristö kiinnostaa ulkopuolisiakin, sillä moni organisaatio etsii juuri nyt uusia tilaratkaisuja ja kaipaa kokemuksia erilaisista työnteon tavoista, kuten mobiili- ja etätyöstä. Työympäristömuutokset kiinnostavat myös mediaa, joten aktiivinen tiedotus voi kannattaa.
  3. IMPLEMENTOI: Useimpien yritysten on rakennettava yhden työympäristön sisään monta erilaista tilaa. Työympäristökokeiluja kannattaakin tehdä rohkeasti ennen varsinaisen työympäristömuutoksen toteuttamista. Nykyisiin tiloihin voi rakentaa erilaisia testiympäristöjä, joissa esimerkiksi avokonttorimaisessa toimistossa työskentelyä pääsee kokeilemaan. Työympäristömuutokseen voi sisällyttää myös etätyökokeiluja tai uusien teknologioiden testausta. Piloteista saatu palaute auttaa uuden työympäristön suunnittelussa.

Työympäristöä kehitettäessä on otettava huomioon niin työtavat, -tilat, kuin -teknologiatkin. Kuten edellä annetut esimerkit osoittavat, kannattaa kiinteistö-, henkilöstö- ja IT-asiantuntijoiden lisäksi muutokseen ottaa tueksi viestintä, joka tukee kehitystä ja tarjoaa henkilöstölle vuorovaikutteisia mahdollisuuksia osallistua oman työympäristönsä kehittämiseen. Yhteistyössä toteutettu ympäristö tukee henkilöstön tehokkaita työtapoja ja auttaa siten organisaatiota saavuttamaan liiketoiminnalliset tavoitteensa.

Maija Patjas

Kirjoittaja Maija Patjas

Director, Workplace Management Services
maija.patjas@rapal.com
+358 440312256