Sisustussuunnitteluyritys Xworks Interiors LLC käyttää Rapalin työympäristöjohtamisen Optimaze -työkaluja ja palveluja selvittääkseen asiakkaan työympäristön toimintamalleja ja ymmärtääkseen tulevia tarpeita. Tekemällä yhteistyötä Rapal Oy:n kanssa Xworks pystyy tarjoamaan asiakkailleen, kuten Canon Middle East'ille, toimitilasuunnitelmia, jotka perustuvat vankalle tutkimustiedolle ja käyttäjien toiveisiin.

Canonin Lähi-idän aluetoimisto on suunniteltu varta vasten tehostamaan liikkuvien työntekijöiden työskentelyä ja viihtyvyyttä.

Canon on maailman johtava kuvantamisratkaisujen tarjoaja, ja Dubaissa sijaitsee sen Lähi-idän ja Afrikan toimintojen alueellinen pääkonttori. Tiloissa on monia liiketoimintoja, kuten alueen myynti- ja markkinointitoiminnot sekä tekninen tuki – sekoitus paljon matkustavaa henkilöstöä ja jaettuja tukitoimintoja – yhteensä 140 työntekijää.

Xworks Interiors LLC on täyden palvelun sisustussuunnitteluyritys, jolla on toimistot Dubaissa ja Abu Dhabissa. Yritys tarjoaa avaimet käteen -suunnitteluratkaisuja pääasiassa kansainvälisille yhtiöille eri puolilla Lähi-itää.

”Asiakkaan tilojen estetiikan ja toimivuuden parantamisen lisäksi tavoitteenamme on luoda tiloja, jotka parantavat tuottavuutta, inspiroivat työtekijöitä ja parantavat käyttäjien hyvinvointia”, kertoo Xworks Dubain toimitusjohtaja Kaj Helstrand. 

Helstrandilla on yli kolmenkymmenen vuoden kokemus työtilojen suunnittelusta ja erityisesti sen varmistamisesta, että suunnittelu perustuu asiakkaiden todellisiin tarpeisiin, heidän työkulttuuriinsa ja eri toimintoihin. ”Kun asiakkaamme Canon pyysi meitä uudistamaan alueellisen pääkonttorinsa vastaamaan paremmin nykyaikaisen teknologiayrityksen tarpeisiin, me halusimme olla varmoja, että toimistotilojen uusi suunnitelma ja varustelu pohjautuu todellisiin faktoihin. Uusien tilojenhan on oltava toimivia vielä vuosienkin kuluttua”, Helstrand selittää.

Xworks suunnitteli Canonille työtilat, jotka täyttävät sekä henkilöstön että yhtiön tarpeet.

Käyttäjälähtöistä työtilasuunnittelua

Vaikka avotoimisto olikin tilava, se ei enää palvellut parhaalla mahdollisella tavalla globaalia ja laajalla maantieteellisellä alueella toimivaa teknologiajohtajaa. Avoimet tilat, jotka helpottavat vuorovaikutusta tiimien kesken ja välillä, eivät soveltuneet keskittymistä vaativaan työhön tai videoneuvotteluihin. Canonin ja Xworksin käymien keskustelujen myötä tuli esiin muitakin huolenaiheita ja näin suunnittelun toivelista alkoi muotoutua. Selvisi, että kehitystarpeiden tunnistamista ja priorisointia varten voisi tarkemmista lisätiedoista olla apua.

Työympäristön ja työntekijöiden preferenssien analysointi

Optimazen työympäristöselvitys oli tuttu Xworksille. Työkalu yhdistää tilankäyttömittauksella kerätyt tiedot työtapoja, käyttäjien preferenssejä ja työntekijöiden viestintätapoja koskeviin tietoihin ja tarjoaa työpaikan suunnitteluun suosituksia ja tilasuunnitteluskenaarioita.

”Tiesimme, että yhdistämällä objektiiviset käyttöä koskevat tiedot ja subjektiiviset henkilöstön toiveet voimme luoda asiakkaillemme tehokkaampia ja tarkempia tilasuunnitelmia”, Helstrand sanoo. Xworks ja Rapal keräsivätkin näitä näkemyksiä esitykseen, jossa selitettiin, miten kyseisiä tietoja käytetään apuna työpaikan menestyksekkäässä suunnittelussa. Canonin johdon hyväksymänä Xworks käynnisti hankkeen teettämällä tilankäyttötutkimuksen ja työpaikkakyselyn.

Optimaze -mittaustyökalua on erittäin helppo käyttää, joten Canon toteutti kaksiviikkoisen tilankäyttöasteen mittauksen itse. Rapal tarjosi nopean koulutuksen ja jatkuvan online-tuen mittauksen tekijälle. Helstrand kertookin mittausten sujuneen ongelmitta, todistaen, kuinka intuitiivinen ja helppokäyttöinen Optimazen työkalu on. Verkossa suoritetun henkilöstökyselyn vastausaste oli yli 70 prosenttia. ”Parasta oli, että näistä kahdesta tietolähteestä saadut mallit tukivat johdon alkuperäisiä oletuksia uudistustarpeista”, Helstrand kertoo.

Työntekijät osallistuivat työpaikan suunnitteluun

Canon teki tiivistä yhteistyötä Rapalin kanssa toteuttaessaan tilankäytön mittaukset ja henkilöstökyselyn. ”Kartoitimme myös neuvottelutilojen tilankäyttöä sekä pyrimme tunnistamaan millaista teknologiaa ja laitteita tarvittaisiin”, Canonin Lähi-idän/Afrikan alueen henkilöstöjohtaja Veronica Juul-Nyholm selittää prosessia Canonin näkökulmasta.

Canon perusti myös Millennials Club’in, johon kutsuttiin millenniaalisukupolven edustajia joka osastolta. Yhdessä pohdittiin toimiston uudistamista muun muassa tietotekniikan, arkkitehtuurin ja markkinoinnin näkökulmista. ”Näiden vaiheiden jälkeen pystyimme kartoittamaan tehokkaasti nykyistä tilankäyttöä ja hyödyntämään erilaisia innovointitapoja toimiston suunnittelussa kerättyjen tietojen pohjalta”, Juul-Nyholm jatkaa.

Uudet tilat otettiin innolla vastaan

Kun Rapal oli analysoinut tilankäyttöä, työskentelytapoja ja käytettyä teknologiaa kuvaavat tutkimustulokset, Xworks viimeisteli yksityiskohtaisen työympäristösuunnitelman ja itse uudistustyöt voitiin aloittaa.

Lähi-idän alueellisten tiimien työtilat saatiin valmiiksi ensin. Tiimit olivat niin tyytyväisiä uuteen työympäristöönsä, että Canonin johto aikaisti Keski- ja Pohjois-Afrikan alueellisten tiimien työtilojen uudistusta ja nykyään myös niillä on käytössään uudet ja päivitetyt toimistotilat. Myös yhteisten yhteisö-, tieto- ja innovointitilojen (Community Hub, Knowledge Hub ja Innovation Hub) uudistus on valmis. Nämä tilat muodostavat sekä liiketoimintaryhmille että Canonin asiakkaille tarkoitetun kokonaisen siiven alueella, jota käytetään opiskeluun, koulutukseen, innovointiin ja muihin yhteistoimintoihin.

Neuvotteluhuoneita pienennettiin ja hiljaisen työn tiloja ja istuinryhmiä lisättiin vapaamuotoisia tapaamisia varten.

Uusia työskentelytapoja

”Koko projekti oli upea ja tuottava tapa saada tiimit toimimaan yhdessä. Pystyimme ottamaan huomioon heidän toiveensa ja muuntaa ne toimiviksi työtiloiksi kaikille!” sanoo Juul-Nyholm. ”Työnteon ketteryys oli yksi perusajatuksistamme. Sen seurausta eivät olleet ainoastaan selkeät muutokset toimistossa, vaan se myös muovasi henkilöstöpolitiikkaamme joustavien työaikojen, etätyöskentelymahdollisuuksien ja pukeutumissääntöjen muutosten muodossa.”

”Havaintojemme perusteella työpöytien keskimääräinen käyttöaste oli 42 prosenttia, joten otimme käyttöön ns. Hot Desk -käytännön, joka kannustaa ihmisiä vaihtamaan työpöytiä ja tekemään yhteistyötä muiden osastojen työntekijöiden kanssa”, hän kertoo.

”Neuvottelutilojen keskimääräinen käyttöaste oli 59 prosenttia. Tutkimme asiaa tarkemmin ja havaitsimme, että useimmiten kokouksiin osallistui 2–4 henkilöä, vaikka useimmat neuvottelutilat olivat ennen uudistusta mitoitettu vähintään 6–15 henkilölle. Tästä syystä pienensimme neuvottelutiloja ja teimme lisäksi hiljaisia huoneita, joita voidaan käyttää työskentelytiloina tai esimerkiksi Skype-puheluiden soittamiseen. Lisäksi ripottelimme epämuodollisia neuvotteluhuoneita ympäri toimistoa varmistaaksemme, että tiloja on tarvittaessa riittävästi käytettävissä muodollisiin liiketapaamisiin.”

Xworks ja Rapal jakavat yhteisen tavoitteen: onnelliset asiakkaat

”Canon ja Xworks ovat sopineet, että uusimme mittaukset varmistaaksemme, ettei tyytyväisyys johdu vain uutuudenviehätyksestä, vaan että tilat oikeasti toimivat tarkoituksenmukaisesti ja tukevat tehokkaasti työprosesseja. Olemme myös suositelleet vuosittaisia ”lämpötilatarkistuksia”. Niiden avulla voidaan valvoa työpaikan käyttösuhdetta ja nähdä, miten liiketoiminnat kehittyvät tai muuttuvat ajan myötä”, Helstrand kuvailee tulevia suunnitelmia.

Helstrandin mielestä yhteistyö työympäristön kehittämisasiantuntijan, kuten Rapalin, kanssa on erittäin arvokasta. ”En voi riittävästi painottaa, miten tärkeitä ajantasaiset, olennaiset ja objektiiviset tiedot ja tilaa koskevat kehityssuositukset ovat suunnitteluprosessin lähtökohtana. Työympäristöselvitys on Rapalin arvolupauksen ytimessä, ja se tarjoaa asiakkaille yksilöllisiä ja upeita suunnitelmia, jotka täyttävät työntekijöiden tarpeet sekä lisäävät tuottavuutta ja hyvinvointia.”

”Uskon, että meillä on tässä todellinen win-win-tilanne”, sanoo Rapalin kansainvälisen myynnin päällikkö Rainer Lund. ”Xworks on hyvin kokenut suunnittelutoimisto ja nykyaikaisten työskentely-ympäristöjen luoja, jolle on aina tärkeintä löytää asiakkaalle paras vaihtoehto. Ymmärrämme, kuinka mittaustietojen ja -tutkimusten käyttö tuo tärkeitä näkemyksiä suunnitteluprosessiin, ja siten pitkäaikaista arvoa asiakkaille.

”Meille yhteistyö Xworksin ja Kaj Helstrandin kanssa on mahtavaa, koska voimme puolin ja toisin antaa palautetta siitä, kuinka kehittää ja säätää työkalujamme ja palveluvalikoimaamme. Loppujen lopuksi kyse on siitä, kuinka voimme palvella loppuasiakkaitamme paremmin – ja asiakas saa nauttia yhteistyömme hedelmistä.”