Kansainvälinen IFRS 16 -tilinpäätösstandardi on aiheuttanut pörssiyhtiöiden vuokrasopimusten hallinnoinnille uudistamistarpeita. Cargotec valitsi Rapalin kumppanikseen standardimuutoksen läpivientiin. Yhdessä yritykset kehittivät IFRS 16 -vaatimusten mukaisen laskenta- ja raportointityökalun. Oheistuotteena syntyi myös tärkeä oppimisprosessi.
Alansa johtava toimija, Cargotec Oyj, tarjoaa ratkaisuja lastin- ja kuormankäsittelyyn. Tulevaisuudessa yritys haluaa keskittyä erityisesti digitaalisiin palveluihin ja sen tavoitteena on olla älykkään lastinkäsittelyn markkinajohtaja. Liikevaihdolla mitattuna Cargotec on jo yksi Suomen suurimmista listatuista ohjelmistoyhtiöistä.
Cargotecin IFRS compliance -johtaja Petri Kyrölälle viime vuodet olleet normaalista poikkeavia. Kyrölän vastuulla on Cargotecin ulkoisen talousraportoinnin IFRS:n (International Financial Reporting Standards) oikeellisuus. "Useat Cargotecin näkökulmasta merkittävät IFRS-standardit ovat muuttuneet parin viime vuoden sisällä. Ensin muutoksia tuli tuloutus- ja rahoitusinstrumenttistandardeihin ja vuoden 2019 alusta uudistui vuokrasopimuksia koskeva standardi", kertaa Kyrölä.
Vuokrausta koskeva IFRS 16 -standardimuutoksen työläys ja merkittävyys yllätti
Viimeiset viisi vuotta Kyrölä tiimeineen on valmistautunut IFRS-standardimuutoksiin. Kyrölä kuvaa tilannetta: "On pitänyt opiskella uudet vaatimukset, miettiä miten niitä tulisi soveltaa, luoda työkalut ja prosessit, laatia sisäiset ohjeet, kouluttaa sekä lopuksi hoitaa jälkiseuranta. Kaikki ovat olleet erilaisia harjoituksia, mutta vuokrausta koskeva muutos on ollut erityisen suuri."
"Siirtymävaikutus oli, että taseelle kirjattavien vuokravelkojen määrä noin kymmenkertaistui. Aiemmin meillä oli vain muutamia rahoitusleasingia koskevia sopimuksia, joten ei ollut mikään ongelma pyörittää niitä Excelissä. Mutta nykyisen noin 200 sopimuksen hallinta olisi tietenkin käynyt hankalaksi."
"Lisäksi, jos sopimuskauden aikana vuokra muuttuu tai jatko- tai terminointioptio otetaan käyttöön, mukaan tulee taas uusia sääntöjä. Niiden ohjeistaminen ja hallitseminen ilman kunnon ohjelmistoa olisi mahdotonta."
Cargotecin IFRS-vastaava Petri Kyrölä (oik.) on tyytyväinen yhteistyöhön Rapalin kanssa. Lauri Koskinen Rapalista toimi käyttöönotossa pääkäyttäjän roolissa.
Valmiita ratkaisuja ei ollut tarjolla, joten Cargotec loi työkalun yhdessä Rapalin kanssa
Cargotec on halunnut valmistautua IFRS-muutoksiin hyvissä ajoin. Vuokrasopimusstandardin osalta Kyrölästä tuntui, että suurin osa järjestelmätoimittajista oli nukkunut pommiin. "Palaverit turhauttivat, sillä keskeneräiset työkalut eivät vakuuttaneet. Olisi pitänyt tehdä päätöksiä ymmärtämättä miten järjestelmä toimii tai mitä tietoja sieltä saa ulos. Meillä heräsi itsellämme jo pelko aikataulun suhteen."
Vuoden 2017 alussa Kyrölä tapasi Rapalin edustajat. Cargotecillä oli jo käytössä Rapalin Optimaze-ohjelmisto, johon oli keskitetty tiedot yrityksen kiinteistöistä ja rakennuksista. "Rapal oli kiinnostunut kehittämään IFRS 16 -laskentatyökalun Optimazeen. Koska järjestelmä oli meille entuudestaan tuttu ja yhteistyön kautta meillä oli mahdollisuus tuoda käyttäjänäkökulma vahvasti mukaan kehitystyöhön, järjestely sopi meille erinomaisesti. Otimme käyttöön Optimazen vuokrauksenhallinnan moduulin ja jatkoimme yhdessä laskentatyökalun kehitystä."
Rapalin asiantuntijat ja pääkäyttäjä saavat kiitosta
Rapalin resurssit ja asiantuntijoiden panostus olivat kulmakiviä projektin onnistumisessa, kehuu Kyrölä. "Istuimme Optimaze-ohjelmiston Product Ownerin Juha Ilvespalon kanssa kymmenissä usean tunnin palavereissa, joissa jumppasimme rautalankaesimerkeillä laskentalogiikkaa läpi. Näistä palavereista tieto meni suoraan Rapalin ohjelmistokehitykselle ja sieltä meille takaisin testattavaksi."
"Lisäksi prosessia nopeutti se, että Lauri Koskinen Rapalista työskenteli meillä paikan päällä pääkäyttäjänä. Hän syötti ja korjasi järjestelmään sopimustietoja ja toimi yhteyshenkilönä sekä Cargotecin asiantuntijoihin että Rapalin suuntaan. Testaus ja käyttöönotto kulkivat rinta rinnan."
Raskas prosessi takasi onnistuneen lopputuloksen
Käyttöönoton päätyttyä ja ensimmäisten käyttökuukausien jälkeen Kyrölä on tyytyväinen lopputulokseen. "Vakavia virheitä ei ole tullut esille eikä asioita ole jäänyt tekemättä, mutta tietysti vastaan on tullut käyttötilanteita, joita ei testausvaiheessa vielä ymmärretty. Niiden laskentalogiikoita on sitten paranneltu."
Kyrölä näkee kehitystyön erityisesti IFRS 16 -oppimisprosessina. "Tämä on ollut valtava harjoitus ja me teimme tämän vielä vaikeimman kautta, mutta prosessi on työmäärästä huolimatta ollut hyvin mielenkiintoinen ja opettavainen."
"Mutta vaikka taustalaskenta on vaatinut paljon työtä, käyttäjille raportointi on nyt helppoa. Ja se on tärkeintä", summaa Kyrölä lopuksi.