Continental Rengas Oy:n, Financial & HR Manager, Lauri Rissanen kehittää toimitiloja erityisesti työhyvinvoinnin kannalta
Continental Rengas Oy:n toimistolla Espoossa on 33 työntekijää. Yritys halusi tarjota henkilöstölle työtilat, jotka tukevat työntekoa ja parantavat tiimien sisäistä viestintää. Lisäksi tiloihin muutti neljä uutta työntekijää, joille piti löytää omat työpisteet. Rapalin asiantuntijat loivat tilannekuvan nykyisistä työtiloista sekä skenaariot työympäristön kehittämistä varten.
Continental Rengas Oy:n tiloissa oli lähtötilanteessa useita työhuoneita, suuri neuvotteluhuone ja avotoimisto. Tiloihin oli muuttamassa lisää yrityksen omia työntekijöitä sekä kaksi henkilöä sisaryrityksestä. Lähtötilanteessa oli siis selvitettävä, miten toimistolle mahdutaan, ja miten tilat voivat paremmin palvella organisaation tavoitteita.
Lauri Rissanen, Financial & HR Manager, Continental Rengas Oy kertoo: ”Halusimme luoda tilat, joissa on enemmän kohtaamisia ja tiimien keskustelu sujuisi.”
Työympäristöselvitys antaa pohjan muutokselle
Työympäristöselvitysprojekti käynnistettiin tilankäytön mittauksilla ja henkilöstökyselyllä. Niiden avulla pystyttiin luomaan tilannekuva Continental Rengas Oy:n työympäristön nykytilanteesta. ”Continentalin tiloissa oli paljon potentiaalia, mutta niistä puuttui monipuolisuus ja mahdollisuus vuorovaikutukseen. Yhden hengen työhuoneet veivät suurimman osan tilasta, ja kokoustiloja oli vain yksi”, työympäristöjohtamisen asiantuntija Saija Blom Rapalista kertoo.
Työympäristöselvitys on palvelu, jossa yhdistetään tilankäytön mittauksista saatu data tietoihin henkilöstön työskentely- ja viestintätavoista.
Raportin visualisoinnit esimerkiksi organisaation yhteistyörakenteista, eri viestintäkanavien hyödyntämisestä tai henkilöstön toiveista etätyön suhteen avaavat monipuolisen näkökulman siihen, mihin asioihin juuri kyseisessä organisaatiossa kannattaa kiinnittää huomiota.
Rapalin asiantuntijat tekivät useamman skenaarion, joiden pohjalta Continental Rengas Oy:n nykyinen tilajako on tehty: yhden hengen huoneista on kaadettu seiniä ja niistä on muodostettu tiimihuoneita. Tarjolla on nyt pieniä neuvotteluhuoneita ja myös muita muutoksia on tehty. Muun muassa aulassa ollut tarpeettomaksi jäänyt vastaanottotiski on korvattu sohvaryhmällä, joka tarjoaa viihtyisän odottelutilan asiakkaille. Tilasuunnitelman avulla kaikki työntekijät mahtuivat vanhoihin tiloihin ja muutolta säästyttiin.
Henkilökunnan osallistaminen tärkeää muutoksessa
Kunnon taustatutkimuksella ja henkilöstökyselyllä on merkitystä myös muutosvastarinnan vähenemisen kannalta. ”Homman läpimenoa helpotti todella paljon, kun ihmiset kokivat voivansa vaikuttaa. Henkilökunta on antanut hyvää palautetta myös siitä, että mittaajat konkreettisesti kiertelivät tiloissa ja perusteet oli käyty yhdessä läpi”, sanoo Rissanen.
Jatkuvan kehityksen periaate
Continental Rengas Oy:ssa työympäristöä aiotaan vielä jatkokehittää. Heillä on tavoitteena tarjota aidosti toimiva työympäristö. Rissanen sanoo: ”Työhyvinvointi aspekti on voimakkaasti mukana muutoksessa. Tilanne elää vielä sen mukaan, miten tilojen koetaan toimivan. Nyt on kokeiltu erilaisia juttuja ja havaittu, mitä vielä pitäisi muuttaa ja miten.” Työlistalla on esimerkiksi tiimihuoneiden akustiikan parantaminen.
Lisäksi on pohdinnassa, miten etätyöpolitiikkaa voisi kehittää. Henkilöstökyselyssä selvisi, että työntekijät haluaisivat työskennellä noin 21 % ajasta etänä nykyisen 10 % sijaan. Rissanen arvioi etätyötä tekevien määrän hieman nousseen muutoksen jälkeen ja se on nyt noin 14 %.
”Yhteistyö Rapalin kanssa sujui oikein mukavasti ja pöytään tuotiin hyviä ideoita. Rapalilla paneuduttiin tosissaan projektiin, vaikka se oli pieni, ja sen eteen nähtiin vaivaa. Osa ideoista jäi vielä muhimaan” kiittää Rissanen.