Vuoden 2014 lopussa yhtiöitetty Helen Oy käyttää Optimaze.net -ohjelmistoa toimistotilojensa hallinnointiin. Energia-alan yritys kehittää parhaillaan myös työympäristöään Rapal Oy:n tuella.
Yli 300 000 suomalaiselle sähkön toimittava Helen Oy ylläpitää toimistotilojensa tietoja Optimaze -järjestelmässä. Ohjelmisto otettiin alkujaan käyttöön Sähkötalossa sijaitsevien ulosvuokrattavien tilojen hallinnointiin: Sähkötalon noin 30 000 m2 jakautuu Helenin lisäksi 23 vuokralaiselle. Sittemmin järjestelmä on otettu laajemmin käyttöön myös muiden toimipisteiden ulosvuokraustiedon ylläpidossa.
Tila järkevään käyttöön
Kiinteistökehittämisen ohella Helen kehittää työtilojaan ja -tapojaan. Tilankäyttönsä tehokkuuden Helen selvitti Rapalin Työympäristöselvitys -palvelun avulla.
– Selvitys osoitti, että tilankäyttö on monilta osin kovin väljää paitsi työ-, myös neuvottelutiloissa, kertoo Helenin kiinteistöpäällikkö Kyösti Oasmaa. – Neuvottelutiloja käytettiin tehottomalla tavalla: palavereja varten varattiin tarpeettoman isoja tiloja ja tarpeettoman paljon aikaa. Neuvotteluhuoneiden varauskalenteri oli täynnä, vaikka tilat olivat todellisuudessa tyhjillään.
Työympäristöselvityksen pohjalta Helen lähti laajaan työympäristön kehittämisprojektiin Rapalin tuella. Työympäristön kehittämisen tavoitteena on tehostaa niin tilankäyttöä kuin työntekoa.
– Fyysisen työympäristön kehittämisen rinnalla kulkee muun muassa etätyöperiaatteiden kehittäminen. Tahdomme tehdä yhteiset etätyön pelisäännöt kaikille, sillä periaatteita on aiemmin sovellettu eri tavoin. Etätyöhön liittyvää tietoa henkilöstön toimistotilan tarpeesta voidaan hyödyntää myös tilankäytön suunnittelussa, Oasmaa kertoo.
Henkilöstö mukaan kehitykseen
Kun päätös työympäristökehityksestä oli tehty, Helen tahtoi ottaa henkilöstön mahdollisimman tiiviisti mukaan projektiin käynnistämällä kahden yksikön pilotoinnin. Vaikka asenne oli aluksi empivä, on tahtotila projektin edetessä muuttunut: henkilöstö osallistuu innokkaasti muutoksen suunnitteluun ja uudet työnteon tavat ovat jo vakiintuneet osaksi työskentelyä Helenillä siltä osin kun muutoksia on tehty. Muutosten myötä myös yhteistyö yrityksen sisällä paranee.
– Yksiköt ovat tyypillisesti työskennelleet omissa tiloissaan. Tavoitteemme on nyt rakentaa yhteisiä huoneita ja esimerkiksi taukotiloja, jotta ihmiset tapaisivat toisiaan ja kanssakäyminen yksiköiden välillä helpottuisi, Oasmaa kertoo.
Vaikka monitilatyyppiset toimistot yleistyvät Sähkötalossakin, on Helenille tärkeää tarjota henkilöstölleen työtiloja, jotka sopivat kunkin työntekijän tarpeisiin ja työskentelytyyliin. Tätä pyrkimystä tukee myös Sähkötalon historia.
– Sähkötalo on suojeltu rakennus. Talossa on siksi myös sellaisia työhuonekokonaisuuksia, joita ei voida muokata. Suojelutavoitteiden väistämätön seuraus on se, että Sähkötalossa on jatkossakin hyvin erityyppisiä tiloja. Tällainen jäykkyys on paitsi haaste, myös mahdollisuus, sillä voimme tarjota erilaisia tiloja erilaisille ihmisille. Emme pääse eroon yksittäisistä työhuoneista, mutta joillekin työntekijöille ne voivat olla paras ratkaisu.
Työympäristön kehittämisellä on johdon tuki, mikä takaa järkevien muutosten tekemisen. Oasmaa arvelee, että hyväksi havaittu toimintatapa auttaa Heleniä myös tulevissa työympäristömuutoksissa.
– Kaikki kehittyminen lähtee siitä, että uskaltaa ottaa ensimmäisen askeleen. Uskon, että se systematiikka, jolla olemme kehittäneet työympäristöä Sähkötalossa, muuttaa koko yrityksen tapaa suunnitella tilankäyttöä tulevaisuudessa.