Outotec kehittää pääkonttorinsa tiloja jatkuvasti vastaamaan paremmin työnteon tarpeita. Sensorit ovat tuoneet toimitilahallinnan uudelle tasolle – toimitilajohdon taivaaseen. Sensoreista hyötyvät myös työntekijät. 

Optimaze Worksense näyttää ajantasaisen tiedon tiloista mahdollistaen monitilatoimiston tehokkaan ja tarkoitukseen sopivan käytön. Kuva: Kuvituskuva, Rapal

Kymmenkunta vuotta sitten Outotecin pääkonttori sijaitsi koppikonttori- ja avotoimistoympäristössä, jossa tilaa oli käytössä noin 40 m²/hlö. Outotecin kiinteistöjohtaja Erkko Malinen muistelee tilannetta: "Tilanhallinnan kannalta lähtökohta oli haastava, mutta siitä oli hyvä lähteä kehittämään työtiloja. Käytimme vanhaa toimitilaa leikkikenttänä ja testasimme siellä siihen aikaan uusia juttuja, kuten puhelinkoppeja, pikaneukkaritiloja ja hiljaisia huoneita."

Samoihin aikoihin Outotec otti käyttöön Optimaze-ohjelmiston, jonka avulla yritys sai kokonaiskuvan toimitiloista ja työntekijöiden sijainnista.

Muutto muuntojoustaviin tiloihin kannatti

Vuonna 2012 pääkonttorille löytyi Matinkylästä uusi otollinen paikka. Sopimus uusista tiloista tehtiin joustavaksi; neliöitä oli mahdollista skaalata alas- tai ylöspäin tarpeen mukaan. 

"Lähdimme siitä, että tilantarve oli 500 työntekijälle, mutta meidän piti varautua myös 1500 työntekijään. Skaalautuvuuden piti olla huikea", kertoo Malinen.

"Vuonna 2014 uuteen toimistoon muuttaessa oli hetken sellainen olo, että tilat ovat nyt valmiit. Muuttomme jälkeen tilantarpeemme kuitenkin väheni, minkä vuoksi päätimme hyödyntää toimitilasopimuksen joustoa ja tiivistää tiloja. Tyhjistä tiloista ei tietenkään kannattanut maksaa", Malinen jatkaa.

Tilankäytön mittaukset apuun käyttöasteen todentamisessa

Keväällä 2017 pääkonttorin tilankäytön tehokkuus oli kohentunut vanhan pääkonttorin 40 neliöstä 15 neliöön työntekijää kohden.

Alhainen käyttöaste oli kuitenkin silmiinpistävää, Malinen sanoo. "Arviomme mukaan työpisteistä yli 30 % oli vapaana, mutta liiketoimintayksiköt eivät nähneet asiaa samalla tavalla. Soitimme Rapalin apuun, kertomaan meille mikä käyttöaste tosiasiassa on."

Toukokuussa 2017 Rapal toteutti Optimaze Measure -havainnointityökalulla kahden viikon mittauksen ja tulokseksi tuli 45 % käyttöaste. Oli jälleen muutoksen aika.

Uuden tilamuutoksen ja entistä paremman työympäristön aika

Yrityksen johto oli valmis muutokseen, sillä säästöpotentiaali oli ilmeinen, mutta henkilöstön saaminen mukaan muutokseen oli haastavampaa. Osa säästettävistä varoista käytettiin kuitenkin vielä paremman työympäristön luomiseen, kertoo Malinen. "Osallistimme henkilöstöä mukaan toden teolla, pidimme kymmeniä työpajoja ja keräsimme palautetta. Palasimme myös takaisin vanhan leikkikenttämme ideoihin. Olimme siirtyneet Office 365 -maailmaan ja palaverit pidettiin Skypessä, joten tarvitsimme muun muassa lisää yhden ja kahden hengen puhelinkoppeja. Lisäsimme valikoimaan myös niin sanottuja working loungeja, jotka mahdollistavat vapaamuotoisia kohtaamisia."

Outotec saavutti tilamuutoksella ennakoimansa kustannussäästöt. Tilankäytön tehokkuus kasvoi nykyiseen 11,4 neliöön henkilöä kohden. Malinen on tyytyväinen, mutta näkee tiloissa vielä kehittämisen varaa: "Ei me vieläkään ahtaasti olla. Maksimi käyttöaste meillä on 65 %, eli siinä on periaatteessa vieläkin reilusti kasvunvaraa."

Lisäpotentiaalia tilojen tiivistämiseen löytyy myös jaettuihin työpisteisiin siirtymisessä. "Liiketoiminnot ovat saaneet kotipesittäin katsoa kenelle ns. flex-profiili eli jaettu työpiste sopii ja kuka tarvitsee oman työpöydän. Noin puolet henkilöstöstä on tällä hetkellä flex-profiilissa, mutta pikkuhiljaa sen osuus kasvaa työntekijöiden luopuessa nimetyistä paikoistaan vapaaehtoisesti." 

Outotec lisäsi tilavalikoimaansa vapaamuotoisia kohtaamisia mahdollistavat working lounget. Kuva: Outotec

Sensorit vastaavat monitilatoimiston tarpeisiin

Työympäristön ja työnteon muutokset ovat muuttaneet tilanhallinnan tarpeita. Monitilatoimistomalliin siirryttäessä toimitilayksikkö halusi auttaa henkilöstöä  löytämään vapaat työskentelypisteet, neuvotteluhuoneet ja puhelinkopit. Myös käyttöasteiden suuria eroja haluttiin tasata. Joissakin kotipesissä oli aivan täyttä ja toisissa paljon tilaa. 

Keväällä 2018 Outotec otti käyttöön Rapalin Optimaze Worksense -ohjelmiston ja siihen kytketyt IoT-sensorit, jotka havainnoivat mm. liikettä ja ilmanlaatua. Niitä asennettiin yli tuhat kappaletta työpöytien alle, neuvotteluhuoneisiin sekä Frameryn puhelinkoppeihin. "Sensorit herättivät kysymyksiä työntekijöidemme seuraamisesta, vaikka emme edes saa yksittäisen henkilön tietoja järjestelmästä ulos. Tavoitteenamme on pitää tilat järjestyksessä ja tuottaa henkilöstölle lisäarvoa antamalla ajantasaista tietoa tiloista. Tämän viestin teroittaminen on kannattanut", kertoo Malinen.

Puolen vuoden käytön jälkeen Malinen on tyytyväinen. "Kyllähän tilanhallinta muuttui ihan uudelle tasolle, kun anturoimme tilat. Tämä on toimitilavastaavan taivas, tämä taklaa monet haasteet."

Esimerkkinä Malinen antaa tilanteen: "Erään liiketoiminnan vetäjä oli huolissaan, mihin hän sijoittaisi  satakunta uutta projektityöntekijäänsä. Kiersin hänen kanssaan tilamme ja kaikki työpisteet näyttivät olevan täynnä tai ainakin varattuina." Malinen kuitenkin tiesi, että sensorimittaukset näyttivät matalia käyttöasteita.

"Pyysin Rapalin asiantuntijaa tekemään Worksensen datasta raportin, jossa näkyisi kuinka monella työpisteellä on oikeasti ollut ihmisiä työpäivän aikana, kun ei sitä silmämääräisesti pystynyt havaitsemaan."

"Saman päivän aikana sain raportin, jossa näkyi, että tilassa oli 200 tyhjää jakkaraa joka päivä. Aiemmin olisimme vuokranneet lisää tilaa takaisin, mutta nyt saimme pienillä järjestelyillä työntekijät sijoitettua olemassa oleviin työpisteisiin", kertoo Malinen tyytyväisenä.

Outotecin kiinteistöjohtaja Erkko Malinen kertoi Optimaze-ohjelmiston käyttäjäpäivillä Optimaze Worksensen nostaneen tilojen hallinnan uudelle tasolle.

Taivas rajana sensoreiden hyödyntämisessä

Outotecillä on paljon suunnitelmia ja Rapalin kanssa työn alla olevia kehitysprojekteja sensoreiden jatkohyödyntämiselle. Malinen kertoo muutaman esimerkin: "Yhtenä tärkeimmistä kehitystoiveista näemme Office 365-integraation. Office 365 mahdollistaa neuvotteluhuoneiden varauksen suoraan Worksense-pohjakuvasta. Integraatiolla voisi lisäksi nähdä työntekijän statuksen ja sijaintitiedon eli käytännössä missä työntekijä on ja onko hän tavoiteltavissa."

"RAU- eli rakennusautomaatiojärjestelmän integraation mahdollisuudet näen rajattomana. Tällöin rakennuksissa jo valmiiksi olevia antureita voi hyödyntää Worksensessä, mukaan lukien parkkihallipaikat."

Kiinteistöpalveluissa Worksensen käyttöastetietoa voidaan hyödyntää kohdentamalla resursseja oikeaan paikkaan. "Kun siistijä aloittaa työvuoron, hän voi nähdä kartalta käyttöasteen perusteella, missä on eniten siivottavaa ja aloittaa sieltä. Tavoite ei ole kulujen vähentäminen, vaan laadun parantaminen. Siivousresursseja voidaan tiedon perusteella myös lisätä, kuten olemme jo tehneet tilavuokrista säästetyillä varoilla.  Lisäksi meille on tulossa huoltokutsuominaisuus eli työntekijä voi tehdä huoltoilmoituksen heti huomioidessaan tiloissa epäkohdan." 

"Miten toimitiloja ennen sensoreita edes hallinnoitiin?" naurahtaa Malinen.