Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri (PSSHP) huolehtii lähes miljoonan suomalaisen erikoissairaanhoidosta Kuopion yliopistollisessa sairaalassa. Sairaanhoitopiirin tilat kattavat noin 283 000 m². Optimaze kokoaa PSSHP:n tilatiedot yhteen paikkaan ja kiinteistöjen hallinta tehostuu huomattavasti.

Kaikki tieto yksissä kansissa

Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri otti Optimazen käyttöön syksyllä 2016. Merkittävämmät muutokset näkyvät budjetoinnissa, sisäisen vuokrauksen hallinnassa ja ylimääräisten työvaiheiden poistumisessa.

”Optimaze on nykyaikainen järjestelmä ja kokonaisuutena hyvä. Työaikaa säästyy huomattavasti jatkossa, kun tiedot ovat yksissä kansissa” sanoo projektityöntekijä Jouni Pääkkönen, Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin Kiinteistöjen ylläpito ja toimitilavuokraus -yksiköstä.

Myös sote-uudistus on tuonut mukanaan vaatimuksia kiinteistötiedonhallintaan. Sen takia on määräajoin lähetettävä raportteja. Pääkkönen toteaa ”auttaa, että rakennuksien tiedot ovat valmiiksi yhdessä järjestelmässä. Raportteja on helpompi toimittaa”.

Budjetointi ja tietojen syöttö helpottuvat

Budjetointia kiinteistöyksikkö on aiemmin tehnyt Excelissä. Sen haasteena oli, että vain yksi kerrallaan voi tehdä muutoksia ja mahdolliset virheet, kun käyttäjät tekevät vahingossa muutoksia kaavoihin. Vuoden 2017 budjetti on nyt viety Optimazeen, ja keväällä suunnitellaan vuoden 2018 budjettia järjestelmän avulla. Optimazeen voidaan tehdä yhtäaikaisia muokkauksia esimerkiksi sähkö- ja vesikustannuksista. Käyttäjät eivät voi enää vahingossa sotkea laskentakaavoja, joten budjetti on luotettava.

Vuokraus, laskutus ja tilojen käyttö ovat paremmin hallinnassa

Vanha ulosvuokraukseen käytetty järjestelmä toimi jäykästi. Vuokrasopimuksista lähetettiin kopio taloushallinnolle ja laskutus hoidettiin siellä toisella järjestelmällä. Tiedon kulussa taloushallinnon ja kiinteistöyksikön välillä on katkoksia ja virheitä on syntynyt esimerkiksi vuokrien korotuksissa. Laskutus hoidetaan nyt Optimazella. ”Laskutus meni sujuvasti. Hyvältä vaikuttaa kaikin puolin” kehuu Pääkkönen.

Mittavien peruskorjaus- ja uudisrakennusprojektien takia yksiköitä on jouduttu muuttamaan. Sisäisesti vuokrattujen tilojen tietoja on ylläpidetty luettelomaisesti. Tuhansien tilojen tietoja oli hankalaa tarkastella luettelomuodossa ja syntyi epävarmuus tietojen ajantasaisuudesta. Pohjakuvia ylläpidettiin aiemmin omina tiedostoinaan verkkolevyllä, jolloin ne eivät yhdistyneet suoraan tilojen muihin tilatietoihin. Nyt kaikkien PSSHP:n tilojen pohjakuvat, myös virkistystilojen, on luotu Optimazeen digitaalisina ja niihin on merkitty käyttäjätieto.

”Kaikesta eniten on muuttunut yksiköiden hallinta: tiedämme nyt tarkkaan, missä mikäkin yksikkö sijaitsee. Graafinen pohjakuva auttaa siinä” toteaa Pääkkönen.

Optimazeen ollaan tyytyväisiä ja käyttöä aiotaan vielä laajentaa Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä. Jatkossa muun muassa tuodaan lisää tietoa integraatioiden kautta Optimazeen.