Kansainvälisen metsäteollisuusyhtiö UPM:n Tampereen toimipisteissä työskentelee reilut 500 henkilöä. Rapal ja Deloitte toteuttivat yhteistyössä UPM:lle työympäristön esiselvityksen, jossa kartoitettiin UPM:n Tampereen toimipisteiden nykytilaa ja kehitysmahdollisuuksia. Tilatehokkuuden todentamisen lisäksi työympäristöprojektissa tutkittiin tilojen toimivuutta.

– Meillä oli Tampereen toimitiloista se käsitys, etteivät ne olleet optimaalisen tehokkaassa käytössä. Tahdoimme kuitenkin faktatietoa oletustemme tueksi, kertoo UPM:n kiinteistöpäällikkö Mika Anttila työympäristöprojektin taustoista. – Käyttöastemittauksen yhteydessä oli luontevaa selvittää myös tilojen käyttäjien käsityksiä siitä, miten tilat työtä tukevat.

Monitilatoimisto henkilöstön toiveena

Työympäristöprojektin tavoite oli löytää uusia näkökulmia toimitilojen kehittämiseksi sekä viihtyisämmiksi että tehokkaammiksi. UPM:n työntekijät eivät aiemmin olleet antaneet palautetta Tampereen toimitiloista, joten henkilöstön projektissa paljastunut innokkuus kehittää työympäristöä ja muokata tiloja monitilatoimiston suuntaan yllätti positiivisesti. Henkilöstökyselyn lisäksi toimitiloissa työskenteleville järjestettiin useita haastatteluja, joissa kartoitettiin työympäristöön kohdistuvia toiveita.

Työympäristöprojekti osoitti UPM:n työntekijöiden kaipaavan toimitiloihin etenkin lisää hiljaisia tiloja sekä yhteisiä pelisääntöjä tiloissa toimimiseksi. Projekti osoitti, että myös toimipisteiden neuvottelutilojen käytössä on kehittämisen varaa.

– Olin saanut neuvottelutilojen puutteesta paljon palautetta, mutta työympäristöprojekti osoitti niiden käyttöasteen olevan itse asiassa melko alhainen. Neuvottelutiloja ei tarvitakaan lisää, vaan nykyiset huoneet ovat liian suuria, Anttila summaa.  – Projekti osoitti, että työympäristössämme on tarvetta ennen kaikkea erityyppisille ja -kokoisille tiimityötiloille ja neuvotteluhuoneille.

Kustannussäästöjä tilojen monikäyttöisyydestä

Anttila uskoo, että tilojen monikäyttöisyyden kautta UPM löytää myös keinoja toimitilamuutosten kustannustehokkuuden hallinnointiin.

– Tähän asti työympäristömuutokset ovat olleet yksittäisten työpisteiden rakentelua tarpeen mukaan. Osa tiloista jäi väljiksi samalla kun tietyissä kerroksissa oli hyvinkin ahdasta, mikä ei ole kovin viihtyisää. Samalla tällaiset järjestelyt johtavat tilankäyttömielessä eriarvoisiin työpisteisiin, Anttila arvioi.

Anttila kertoo olevansa erittäin tyytyväinen Rapalin ja Deloitten panokseen työympäristöprojektissa. – Uskon työympäristökehityksen olevan UPM:ssä jatkossakin suuressa roolissa. Tarve työympäristön järkevöittämiselle nousee myös tiloissa piilevästä merkittävästä säästöpotentiaalista.