Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/99) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojakuvaus

Päivitetty 1.1.2020

1.   Rekisterinpitäjä

Rapal Oy, Hevosenkenkä 3, 02600 Espoo, Suomi, www.rapal.com

2.   Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Jere Heimo

Rekisterinpitäjän yhteysosoite: info@rapal.fi

Tietosuojavastaava, tietosuoja@rapal.fi

3.   Rekisterin nimi

Rapal Oy:n ja sen tytäryhtiön asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4.   Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, tilausten toimittamiseen ja laskuttamiseen, asiakastapahtumien varmentamiseen, osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, rekisterinpitäjän toimintojen kehittämiseen ja analysointiin, asiakasviestintään, profilointiin, palveluiden toteuttamiseen ja personointiin, markkinointiin ja mainontaan (mukaan lukien kohdentamiseen), väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkimiseen sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ja sen mukaisesti.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää soveltuvan lainsäädännön sallimin tavoin luvan- ja kiellonvaraisesti rekisterinpitäjän suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen ja muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin. 

Rekisterin sisältämät henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelyn perusteena oleva käyttötarkoitus on päättynyt, ellei kulloinkin voimassa oleva lainsäädäntö määrää toisin.

5.   Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää asiakkuuden ja potentiaalisen asiakkuuden hoitamiseen liittyviä tietoja. Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • käyttäjän ja/tai tilaajan etu- ja sukunimet
  • käyttäjän ja/tai tilaajan osoitteet, sähköpostiosoitteet sekä puhelinnumerot ja muut siihen liittyvät tiedot kuten asuinmaa ja kieli
  • käyttäjän ja/tai tilaajan organisaation nimi ja yhteystiedot
  • asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta

Rekisterissä voidaan käsitellä käyttäjän ja/tai tilaajan ilmoitusten perusteella lisäksi seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • käyttäjän ja/tai tilaajan ammatillinen asema, titteli tai ammatti ja tehtäväalue
  • käyttäjän ja/tai tilaajan sähköiset tunnukset, kuten sosiaalisen median profiilin -osoite ja www-sivu
  • käyttäjän ja/tai tilaajan ilmoittamat kiinnostustiedot sekä muut rekisteröidyn itse lisäämät tai asiakaspalvelun kautta ilmoittamat tiedot
  • käyttäjän ja/tilaajan ilmoittamat luvat ja kiellot
  • tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot, kuten muun muassa evästeiden avulla kerättyihin tietoihin perustuvat käyttäytymistiedot
  • henkilön käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot, kuten päätelaite, IP-osoite, käyttöjärjestelmä

6.   Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai hänen puolestaan ryhmätilauksen tehneeltä taholta puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla sekä rekisterinpitäjän järjestelmistä palveluihin rekisteröitymisen ja käytön yhteydessä evästeiden sekä muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä muun muassa rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista, joissa rekisteröityneestä henkilöstä on tietoa saatavilla.

Ohjelmistojemme käyttäjiltä lupa kerätä ja käsitellä henkilötietoja markkinointiviestintään perustuu ohjelmistossa tehtyyn valintaan.

7.   Tietojen luovuttaminen sekä käsittely EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella

Rapal Oy voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa viranomaisille. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Henkilötietoja saatetaan käsitellä myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella, koska käytämme markkinointiautomaation ja verkkosivujemme alustana pilvipohjaista Hubspot-ohjelmistoa. Tällöin henkilötietojen siirto tapahtuu kuitenkin Privacy Shield -sertifioidun toimijan alustaan ja EU:n mallilausekkeita noudattaen. Tutustu Hubspotin tietosuojakäytäntöihin (https://www.hubspot.com/data-privacy/gdpr).  

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista.

8.   Rekisterin suojauksen periaate

Rekisterin pitäjä huolehtii, että

  • Henkilötietoihin on pääsy vain Rapal Oy:n määrittämillä henkilöillä, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja.
  • Näillä henkilöillä on pääsy järjestelmään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
  • Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattuja (palomuurilla) salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla.

9.   Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja rekisteriin on talletettu sekä oikeus saada virheelliset tiedot korjatuiksi. Rekisteröidyllä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä ja kieltää se sekä saada tietonsa siirrettyä toiseen rekisteriin, mikäli tämä on palvelun luonteen kannalta sekä teknisesti mahdollista. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle tietosuojavastaavalle (katso yhteystiedot kohdasta 2.). Tarkastuspyyntöihin vastataan viimeistään kahden viikon kuluttua pyynnön esittämisestä. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, Tietosuojavaltuutetun toimisto.