Hyvinkää tehostaa tilankäyttöään Optimaze.net -palvelun avulla

11.2.2013 12:39

Kuntamaailmassa tilankäytön tehostamiselle on tarvetta ja säästöpotentiaali on suuri. Hyvinkään kaupunki on ottanut askeleen kohti tehokkaampaa tilankäyttöä Optimaze.netin avulla.

Hyvinkään kaupungilla on käytössään yhteensä noin 200 000 m2 tiloja, joista toimistojen osuus on noin 20 prosenttia ja loppu muodostuu muun muassa kouluista ja muista julkisista rakennuksista. Kun näiden tilojen hallinnointiin etsittiin sopivaa ohjelmistoa, oli Hyvinkään kaupungin valinta Optimaze.net. Käyttöönoton vaiheista ja tavoitteiden toteutumisesta kerrottiin Hyvinkään kaupungin henkilöstölehti Hyviisin joulukuun 2012 numerossa. Onnistunutta käyttöönottoa juhlittiin Hyvinkään kaupungin Optimaze.net -käyttäjien ja käyttöönotossa mukana olleiden rapalilaisten kesken Hyvinkäällä 24.1.2013.

Kohti tehokkaampaa ja tarkoituksenmukaista tilankäyttöä

Optimaze.netin noin yhdeksän kuukauden mittaiselle käyttöönotolle asetettiin kovat tavoitteet: tyhjien tilojen määrästä haluttiin tarkat tiedot, ja vuokrasopimukset sekä kaikkien tilojen pohjakuvat tuli siirtää sähköiseen muotoon. Myös vuoden 2013 budjetti haluttiin laatia järjestelmässä. Informaatio haluttiin nopeasti hyötykäyttöön tilankäytön hallitsemiseksi ja tehostamiseksi.

Optimaze.netin avulla tilojen käyttäjät ja omistajat voivat jakaa pohjapiirrustuksia ja yleistietoja tiloista ja tarkastella niitä nykyhetken lisäksi myös menneisyydestä ja tulevaisuudesta. Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä tuotu informaatio voidaan yhdistää tilatietoihin, jolloin järjestelmän valmiista raporteista voidaan nähdä esimerkiksi tiedot vapaista tiloista tai tilakustannuksista käyttäjittäin. Monipuolinen raportointi mahdollistaa tyhjien tilojen löytämisen ja hyödyntämisen entistä tehokkaammin. Käyttöönottoprojektin aikana Hyvinkään kaupungin tilapalvelupäällikkönä toimineen Esko Korhosen mukaan tiloja tulisikin etsiä käyttäjiä varten ja tarpeiden mukaan, eikä sovittaa omia tarpeita tiettyjen seinien sisään.

Käyttöönoton valmistumista juhlistettiin – kehitystyö jatkuu

Käyttöönottoprojektin tavoitteet on nyt todettu saavutetuiksi. Hyvinkään käytössä olevat tilat on piirretty pohjakuvina Optimaze.net -palveluun kaikkien organisaation käyttäjien saataville. Toteutuneet tilakustannukset tuodaan kuukausittain Optimaze.net -palveluun, jolloin käyttäjien tilakustannukset voidaan raportoida. Vuoden 2013 tilakustannusbudjetti laadittiin Optimaze.netin avulla, ja sisäinen veloitus tiloista on tehty vuoden 2013 alusta lähtien.

Optimaze.netin hyödyntämistä ja käytön kehittämistä jatketaan Hyvinkäällä edelleen. Muun muassa raportointia kehitetään siten, että se huomioi paremmin myös kuntasektorin erityistilat, kuten sosiaali- ja terveystilat.  Tavoitteena on, että esimerkiksi oppilaslukumäärien jakautumista voitaisiin tulevaisuudessa seurata järjestelmän kautta.

Lue Hyviisin artikkeli käyttöönoton vaiheista tästä linkistä

Viimeisimmät