Toimiva työympäristö 2015 - tutkimuksen tuloksia

16.8.2016 13:20

toimistoissa on käytössä vain n. 40 % työpisteistä

Rapal Oy toteutti syksyllä valtakunnallisen 2015 Toimiva työympäristö –tutkimuksen (TT 2015) , joka koostui kahdesta toisiaan tukevasta osasta: tilojen käyttöasteen mittauksesta ja työympäristökyselystä. Tutkimuksella selvitettiin muun muassa seuraavia kysymyksiä: Miten paljon toimistotilaa Suomessa käytetään, ja miten hyvin sitä hyödynnetään? Kuinka työympäristön joustavuus vaikuttaa? Onko tilan määrällä vaikutusta työtyytyväisyyteen?

Tutkimukseen osallistui yksityisiä yrityksiä ja kuntien sekä valtionhallinnon organisaatioita. Yhteensä tiloja mitattiin 48 kohteessa, joissa oli yhteensä yli 200.000 hum² tilaa ja yli 10 000 työpistettä. Työympäristökyselyllä palautetta saatiin noin 1300:lta työntekijältä.

Huonetoimistot katoavat, kun monitilatoimistot valtaavat alaa

Monitilatoimistojen yleistyminen näkyi tutkimukseen osallistuneiden yritysten otannassa. Noin puolet työpisteistä oli monitilakonttorissa ja noin 25 prosenttia oli perinteisiä huonetoimistoja. Monitilatoimistot olivat vielä viisi vuotta sitten lähinnä kansainvälisten it-talojen ratkaisu, mutta nykyään erilaisia työympäristöjä löytyy kaikilta aloilta, myös julkiselta sektorilta. Työympäristönä monitila-, avo ja huonetoimisto ovat hyvin erilaisia. Monitilatoimiston tarkoituksena on tarjota jokaiseen työtehtävään sopiva työtila. Tällaisia ovat esimerkiksi työpisteet avotilassa, kokoustilat, projektihuoneet, videoneuvottelutilat, ad hoc -palaveripaikat, sohvaryhmittymät ja puhelinkopit.

Tilatehokkuudella säästöjä

Toimistotyyppi vaikuttaa tilankäytön tehokkuuteen ja sitä kautta toimitilan kustannuksiin. Huonetoimistoissa keskimääräinen tilankäyttö oli 24,2 hum2/työpiste, kun monitilassa lukema oli 13,6 hum2/työpiste (TT 2015). Esimerkiksi sadan henkilön organisaatiossa Helsingin keskimääräisellä työpistekustannuksella (408 Eur/m2/vuosi) monitila maksaisi yli 430 000 euroa vähemmän vuodessa kuin huonetoimisto. Mikäli osa monitilan työpisteistä on niin sanotusti jaettuja (useampi ihminen jakaa työpisteen), muodostuu kustannusero vieläkin suuremmaksi. * Lähde Cushman&Wakefield

Lisäksi toimistojen työpisteistä moni on tyhjillään. Mittauksissa paljastui, että keskimääräinen käyttöaste, eli kuinka suuri osa työpisteistä oli aktiivisessa käytössä, oli vain 40 prosenttia. Organisaatoilla onkin huomattava potentiaali säästää toimitilakustannuksissa tekemällä käyttöastemittaukset ja suunnittelemalla tilat niiden mukaan.

Millainen työympäristö tukee tuottavuutta ja työhyvinvointia?

Yhä useampi tutkimus osoittaa, että fyysiset toimitilat vaikuttavat niin yritysten työntekijöiden tyytyväisyyteen kuin tuottavuuteenkin (DE CROON, E., SLUITER, J., KUIJER, P.P. and FRINGS-DRESEN , M., 2005. The effect of office concepts on worker health and performance: a systematic review of the literature.). Rapalin työympäristökyselyn tulokset olivat linjassa näiden tutkimusten kanssa. Kyselyssä esitettiin mm. väittämät ”voin hyvin nykyisessä työympäristössäni”, ”nykyinen työympäristö tukee ja helpottaa työskentelyäni” ja ”työympäristöni tukee oivaltamista, ideointia ja ajatusten vapaata vaihtoa”.

Huonetoimistoissa työskentelevät antoivat kaikilla osa-alueilla alhaisimmat arvosanat. Monitilatoimistoissa puolestaan viihdytään parhaiten.  Isot neliöt ja seinät ympärillä eivät siis ainakaan tutkimuksen perusteella edistä tuottavuutta tai hyvinvointia. Parannettavaa on kuitenkin kaikilla: myös monitilatoimistoissa työskentelevistä reilut 36 prosenttia kaipaa enemmän eri työskentelymuotoja tukevia tiloja. Erityisesti kehitettävää on niin kutsutun sosiaalisen työympäristön saralla muun muassa joustavan työnteon henkilöstöpolitiikassa sekä siinä, että työt saataisiin tehtyä sovitun työajan puitteissa.

Toiveissa juostavuutta työntekopaikan suhteen

Tutkimuksen tulokset tukevat jo joitain vuosina trendinä ollutta toivetta suuremmalle joustolle työntekopaikan suhteen. Työntekijät haluaisivat työskennellä n. 20 prosenttia ajasta etänä, mutta tällä hetkellä suurimmassa osassa organisaatioita luku on alle 5 prosenttia. Tahtotilan ja organisaatioiden tarjoamien etätyömahdollisuuksien välinen kuilu tuntuu tarpeettomalta, sillä teknologia mahdollistaa etätyön huomattavan lisäämisen. Kyse lienee siis enemmän johtamiskulttuurista ja yrityskulttuurista yleensä.

Kilpailukykysopimuksen mukainen työajan pidentäminen tuntuu tutkimukseen peilaten turhalta. Organisaatioiden tulisi keskittyä tuottavuutta parantaviin asioihin, jotka erityisesti tietotyötä tekevillä ihmisillä liittyvät muuhun kuin pelkän läsnäolon mittaamiseen. Jos toimiva työympäristö säästää rahaa ja lisää hyvinvointia, niin eikö se olisi oikea panostuksen kohde?

Kirjoittaja: Maija Patjas, Director, Workplace Management Services

(Käyttöastemittaukset toteutettiin Optimaze Active palvelulla ja tietoa henkilöstön työtavoista ja tyytyväisyydestä kerättiin sähköisellä Optimaze Choice&Collaboration kyselyllä.)

Viimeisimmät