Työympäristön kehittämisen DOs and DON’Ts

29.9.2014 9:25

Työelämä 2020

Tämä kirjoitus on osa Suomen hallituksen Työelämä 2020 -hanketta, jonka tavoitteena on tehdä suomalaisesta työelämästä Euroopan parasta vuoteen 2020 mennessä. Lue lisää osoitteessa www.tyoelama2020.fi.

Avotoimisto ja monitilatoimisto. Pelisäännöt, uudet työnteon tavat ja kokouskäytännöt. Etätyö ja teknologiatyökalut. Nämä käsitteet ovat monelle jo tuttuja, mutta miten ne vaikuttavat yrityksen menestykseen ja miksi työympäristön kehittämistä yleensä tehdään? Oletko kenties miettinyt miten onnistut luomaan aidosti paremman työympäristön yrityksellesi? Rapal Oy toteutti kesällä 2014 pääkaupunkiseudun suuryrityksissä ”Tilatehokkuus ja -tyytyväisyys” tutkimuksen, jossa selvitimme miten tehokkaasti tiloja käytetään ja miten henkilöstö kokee nykyisen työympäristönsä oman työn ja tuloksen mahdollistajina.

Miksi työympäristön kehittämistä kannattaa tehdä?

Helsingissä on maailman 15. kalleimmat tilakustannukset, mutta olemme kaukana kärjestä kun mitataan tilankäytön tehokkuutta. Tilatehokkuus on Helsingissä keskimäärin 23 m2/työpiste, kun tehokkaimmat organisaatiot ovat päässeet jopa 10 m2/työpiste tasolle. Vaikka työskentelemme väljästi, niin tyytyväisyydessäkin on parannettavaa. Tutkimuksemme kyselyyn vastanneista vain 60 % koki työympäristönsä tukevan ja helpottavan työskentelyä. Kärjistäen, teemme työtä väljissä ja kalliissa tiloissa, mutta emme silti ole onnistuneet luomaan työntekoa tukevia malleja.

Työympäristö luo edellytykset menestykselle

Vuonna 2013 tehdyn maailmanlaajuisen NewWOW Benchmarking –tutkimuksen mukaan kustannusten leikkaaminen ei ole enää merkittävin tekijä työympäristömuutoksen vireille saattamiseen toisin kuin aiempina vuosina. Kustannusleikkauksia tärkeämpänä pidetään työntekijöiden rekrytointia ja pysyvyyttä, työn ja vapaa-ajan tasapainoa, työtyytyväisyyttä ja tuottavuutta. Työntekijöiden tyytyväisyyden ja työn tuottavuuden koettiin parantuvan joustavien työympäristömallien käyttöönoton myötä.

Edelläkävijäyritykset hyödyntävätkin tehokkaasti työympäristöjään:

  • Pitkäaikaisten tavoitteiden saavuttamisessa
  • Kustannussäästöjen tekemisessä
  • Strategian jalkauttamisessa ja muutosjohtamisessa
  • Työnteon ja yhteistyön kulttuurin ohjaamisessa
  • Uudenlaisen ja joustavan työn johtamisessa
  • Työhyvinvoinnin kehittämisessä
  • Rekrytoinnissa ja työnantajamielikuvan luonnissa

 

Keräsimme työympäristökehittämisen parhaita käytäntöjä

Muutos koskee kaikkia

  • Johdon oltava täysillä mukana; työympäristö vaikuttaa koko yrityksen menestykseen
  • Liitä kehitys yrityksen strategiaan; työympäristöratkaisulla tuetaan pitkäaikaisia tavoitteita
  • Edistä yksikkörajojen ylittämistä ja yhteistyötä; työympäristö on yhtälailla tukifunktioiden, toimitilajohdon ja henkilöstöjohdon asia
  • Hyödynnä henkilöstöä; parhaat ideat tulevat heiltä, joilta tulosta odotetaan

 

Ota huomioon erilaiset ihmiset ja työtavat

  • Älä rajoita työntekoa; luo monipuolisia ratkaisuja ja tue erilaisten ihmisten työtä
  • Jokainen tarvitsee työpäivän aikana erilaisia virikkeitä; avotoimistoa keskellä pöhinää, tiimitilaa yhdessä työskentelyyn, hiljaista tilaa keskittymistä vaativiin tehtäviin tai rentoa ympäristöä nopeille palavereille

 

Kehitä työympäristöä silloin kun menee hyvin, älä vasta pakon edessä

  • Kun lähtökohtana ovat säästöt, ratkaisuksi tulee monesti ”one size fits all”, mikä johtaa tyytymättömyyteen
  • Työympäristön kehitys on jatkuvaa; kokeile rohkeasti uusia ratkaisuja
  • Älä yritä saavuttaa kaikkea kerralla; valitse kehityskohteet ja toteuta niitä fiksusti

 

Ihmiset kaipaavat joustavuutta

  • Jos halutaan mahdollistaa etätyö, tee se hallitusti ja varmista että etätyötä tekevillä on siihen tarkoitetut välineet
  • Moni on valmis siirtymään monitilatoimistoon tai jaettuun ympäristöön, jos vastineeksi saa joustavammat työajat ja mahdollisuuden tehdä etätöitä päivän viikossa
  • Selvitä siis organisaatiosi valmius työympäristömuutokseen ennen kuin päätöksiä tehdään

 

Älä ulkoista työympäristösi kehittämistä kokonaan

  • Te tunnette yrityksenne parhaiten
  • Käytä asiantuntijaa kun tarvitset apua, mutta sitouta omat ihmiset prosessiin
  • Älä rajaa kehittämistä tiloihin; kalusteilla voi saada aikaan hienon näköistä ja kallista toimistoa, muttei välttämättä toimivampaa työympäristöä

 

Olemme monesti nähneet, kuinka säästötavoitteista lähtenyt päätös on johtanut nopeisiin ratkaisuihin, joissa työntekijät on sijoitettu tiiviiseen avokonttoriin muuttamatta työskentelyn pelisääntöjä ja toimintamalleja. Uskallan väittää, että työtä rajoittava, joustamaton tila sekä puutteelliset työkalut ja käytännöt johtavat pitkällä aikavälillä heikentyneeseen työkykyyn ja suurempiin tappioihin kuin tiloista haettu säästö. Pitkien vuokrasopimusten takia työympäristön ja varsinkin tilojen uudelleen konseptoinnille on harvoin niin hieno mahdollisuus kuin silloin kun yksikkö tai organisaatio on muuttamassa. Älä siis hukkaa loistavaa mahdollisuutta luoda ainutlaatuinen ja oikeasti toimiva ympäristö yrityksellesi.

Lue lisää tutkimuksestamme täältä: www.rapal.fi

Kirjoittaja: Carl-Mikael Sågbom, työympäristökehittämisen asiantuntija, Rapal Oy

Rapal Oy on mukana hallituksen Työelämä 2020 -hankkeen blogikampanjassa. Hankkeen tavoite on rakentaa Suomen työelämästä Euroopan paras vuoteen 2020 mennessä. Blogikampanjassa eri organisaatiot kertovat eri näkökulmista, mitä ne tekevät paremman työelämän eteen. Tarkoituksena on jakaa oppeja ja vinkkejä sekä lisätä keskustelua työelämän kehittämisestä. Lisätietoja hankkeesta: www.tyoelama2020.fi

 

Viimeisimmät