10 + 1 vinkkiä joustotyön aloittamiseen

18.7.2018 14:13

Tehdessämme yhteistyötä työympäristöjään ja -järjestelyjään kehittävien yritysten kanssa olemme oppineet paljon joustotyöstä. Haluan jakaa näitä oppeja tässä Mobilize!-blogisarjamme neljännessä osassa ja kertoa, kuinka joustotyön saa toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla.

Toimivat työkalut ja mobiiliteknologia on tehokkaan joustotyön ehdoton edellytys.

Työntekijä ja esimies yleensä sopivat joustavista työjärjestelyistä etukäteen, useimmiten henkilöstöhallinnon antamiin ohjeisiin nojautuen. Ennen kuin annat työntekijöillesi luvan tehdä työtä kotoa käsin tai toimiston ulkopuolella, tässä muutamia vinkkejä, jotka kannattaa huomioida työpaikan toimintatapoja suunnitellessa: 

1. Laadi joustotyötä koskeva ohjeistus.

Määrittele, mitä joustotyö tarkoittaa. Joustotyötä koskevien tavoitteiden ja pelisääntöjen tulee olla selkeät kaikille yrityksen työntekijöille. Määrittele, kenelle joustotyö sopii ja miksi, millaisia joustotyökäytäntöjä on tarjolla ja millä prosesseilla ne voidaan ottaa käyttöön.

2. Määritä mittarit ja seuraa tavoitteiden toteutumista. 

Siirtyessäsi läsnäolon hallinnasta tavoite- ja tulosjohtamiseen, on suositeltavaa määritellä joitakin mittareita tuottavuuden seurantaan niin yksilö- kuin tiimitasollakin. Varmista, että uudet tavoitteet, odotukset, työnkuvaukset ja vastuut ovat selkeitä kaikille. Tutustu tämän sarjan blogikirjoitukseen, jossa käsitellään joustotyötä koskevia mittareita.

3. Varmista toimiva teknologia ja huolehdi turvallisuudesta.

Joustavan työskentelyn edellytyksenä on, että työkalut ja yhteydet toimivat saumattomasti. Työskentelyolosuhteiden tulee edistää sekä tuottavuutta että tietoturvaa.

4. Määritä työntekijöiden ja tiimin valmiudet joustotyöhön.

Joustotyö ei sovi kaikille. Tähän on useita syitä. Esimerkiksi arkaluonteisten tietojen käsittely, työhön perehdytysjakso tai itsensä johtamista koskevat haasteet voivat olla syynä siihen, että joidenkin työntekijöiden on tehtävä työnsä kokonaan työpaikalla. Mieti, kuinka hyvin yksittäiset työntekijät ovat omaksuneet taidot ja työtavat, joilla joustotyö saadaan toimimaan. Sinun kannattaa myös arvioida, miten yksittäisen henkilön siirtyminen joustotyöhön vaikuttaa jäljellä olevaan tiimiin. Joustotyöjärjestelyistä ei saa tulla palkintoa tai kaiken kattavaa ”tasa-arvoista” yleisratkaisua.

5. Kokeile joustotyötä tietyn ajanjakson verran.

Ennen lopullisten ratkaisujen tekemistä ota selvää kuinka uusi ohjelma toimii ja halutut tuloksen on saavutettu. Etene pienin askelin ja kokeile vaikkapa yhtä uutta järjestelyä kerrallaan. Voit myös rajoittaa kokeilun kestoa kuukauteen tai kahteen tai päättää järjestelyn kokeilusta vain tietyn tiimin kesken tai tietyn osaston sisällä.

6. Tee tiimisopimuksia ja nosta kommunikaatio uudelle tasolle.

Varmista, että jokainen organisaation ja tiimin jäsen ymmärtää työskentelyn uudet säännöt. Heidän on tiedettävä kuinka ja milloin kollegoihin saa yhteyden ja mitä kanavia siihen tulee käyttää. Tee esimiesten ja itseohjautuvien tiimin jäsenten ensisijaiseksi tavoitteeksi olla päivittäin yhteydessä kollegoihin.

7. Kouluta esimiehiä johtamaan ja tukemaan joustotyötä tekeviä työntekijöitä.

Keskitason johtajat usein pelkäävät menettävänsä asioiden hallinnan, jos he eivät voi valvoa työntekijöiden työskentelyä työpaikalla. Auta heitä muuttamaan johtamistapaansa kohti valmentavaa tyyliä ja pyydä heitä kysymään kysymyksiä. Edellytä, että heidät tavoittaa usealla eri tavalla, kuten puhelimen, sähköpostin ja pikaviestien välityksellä. Varmista, että he pitävät säännöllisesti tiimi- ja puhelinpalavereja tai kasvokkain järjestettäviä kokouksia, jotta tiimin jäsenet eivät tunne jäävänsä asioiden ulkopuolelle.

8. Yhdistä ihmisiä ja paikkoja digitaalisilla alustoilla.

Kun aloitat joustotyön, jossa ihmiset vaihtelevat työnteon paikkoja jaetussa työympäristössä, ilman omia työpisteitä, syntyy uusia arjen haasteita. Mistä löydän vapaan tilan tai työpisteen, ja missä päin kollegat liikkuvat? Ottamalla käyttöön digitaalisia alustoja joilla ilmoitetaan oma sijainti ja status (esim. mobiili- ja sensoriteknologiaa hyödyntäen) voit parantaa työntekijäkokemusta auttamalla heitä jokapäiväisessä ongelmassa. Sopivalla ratkaisulla kännykästä, läppäristä tai infonäytöltä käsin jokainen voi löytää sopivan paikan tai vierustoverin muutamassa sekunnissa ilman toimistolla haahuilua.

9. Luo toimintoperusteinen työympäristö.

Joustotyössä ei ole vain kyse ulkoisesta liikkuvuudesta ja joustavista työajoista tai työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisesta. Joustava työnteko pitää sisällään myös sen, että toimiston sisällä hakeudutaan työtehtävän suorittamista tukevaan ympäristöön. Puhutaan monitilatoimistoista, joissa on monenlaisia tiloja tukemaan erilaisia työtehtäviä. Tarvitaan erilaisia tiloja mm. asiakastyölle, keskittymiselle, yhteistyölle, perustyölle, virkistymiselle ja keskusteluille.

10. Tarjoa työntekijöiden käyttöön joustavia, kolmansia työtiloja.

Jaetut toimistotilat, toimistohotellit, satelliittitoimistot, palveluna toteutettavat työympäristöt ja lähitoimistot voivat tarjota vaihtoehtoisia, ammattimaisia työskentely-ympäristöjä, jotka sijaitsevat lähellä työntekijän kotia. Näihin kohtuuhintaisiin ratkaisuihin sisältyy usein myös vain vähäistä sitoutumista vaativia lisäpalveluja, mukavuuksia ja jaettuja resursseja. Henkilökunnan ajoittainen työskentely oman toimiston ulkopuolella voi tuottaa uusia ideoita, yhteyksiä ja liiketoimintamahdollisuuksia. 

11. Älä unohda jatkuvaa ylläpitoa ja parantamista.

Mittaa tilankäyttöä ja työtehtäviä. Pidä toimistosi tilat toimivina, asianmukaisina ja houkuttelevina, jotta työntekijät mielellään tulevat toimistolle toisiaan kohtaamaan ja hoitamaan tehtäviään. Varmista, että toimistotilat tukevat yhteistyöskentelyä kustannustehokkaalla tavalla. Käytä mittaustuloksista saatavaa dataa suunnittelun ja päätöksenteon lähtökohtana.  

Yhteenvetona ja toiston uhallakin korostan: kannattaa muistaa, että joustotyön suurimpia etuja voidaan mitata. Tällaisia etuja ovat muun muassa henkilöstön tyytyväisyys ja hyvinvointi ja niiden vaikutukset tuottavuuteen. Työympäristöstrategiat ovat tärkeitä hyvien työntekijöiden työssä jatkamisen, tyytyväisyyden ja jopa menestymisen kannalta. Jos yrityksesi tavoitteena on parantaa henkilökunnan tyytyväisyyttä, tuottavuutta ja hyvinvointia, ratkaisu voi olla yrityksesi tarpeisiin mukautetun joustotyöohjelman luominen. Samalla voit säästää myös toimitila- ja kiinteistökuluissa.

Mobilize! – Tee oma joustotyöohjelmasi

Harkitsetko joustavien työjärjestelyjen käyttöönottoa yrityksessä tai oletko arvioimassa uudelleen yrityksen joustotyökäytäntöjä? Tässä neliosaisessa blogikirjoitusten sarjassa Rapal Oy:n johtava konsultti Pontus Kihlman tutkii tarkemmin joustavan työskentelyn käsitettä sekä sen hyviä ja huonoja puolia. Kihlman antaa myös vinkkejä, miten voit kehittää omia joustotyötapojasi. Tämä on sarjan neljäs ja viimeinen blogikirjoitus. Lue myös edelliset blogikirjoitukset:

  1. Mitä joustotyö oikein on? Mitä se ei ole?
  2. Miksi joustotyötä tulisi harkita?
  3. Joustotyön vaikutusten mittaaminen
Pontus Kihlman

Kirjoittaja Pontus Kihlman

Executive Consultant, Workplace Management Services