Maakuntien tilakeskus Oy:stä Suomen suurin vuokralainen – miten sopimuksia hallitaan?

22.5.2017 13:48

Kesän lisäksi alueuudistuksen kuumat ajat lähestyvät. Kiinteistöalalle uudistus näkyy muun muassa Suomen historian suurimpana omaisuusjärjestelynä, joka koskee arviolta 13 miljoonan neliön kiinteistömassaa. Noin puolet massasta - sairaanhoitopiirien kiinteistöt - siirtyy omaisuuden hallinnointiin perustetun Maakuntien tilakeskus Oy:n taseeseen varoineen ja velkoineen. Syntyy siis uusi jättimäinen kiinteistönomistaja.

Tilakeskus vuokraa rakennuksia kunnilta ja edelleen maakunnille

Sairaalakiinteistöt ovat kokonaisuutena suhteellisen homogeeninen. Sen sijaan kuntien sosiaalipalveluihin ja perusterveydenhuoltoon käyttämät rakennukset ovat astetta kirjavampi kokonaisuus. Tilakeskus tulee vuokraamaan ne kunnilta määräajaksi ja edelleenvuokraamaan kullekin 18 maakunnalle. Kukaan ei vielä tiedä tarkkaan paljonko ja minkälaisia rakennuksia on, tai mihin hintaan ne tullaan vuokraamaan. Vastauksia antaa pian käynnistyvä rakennusten teknisten arvojen, pääoma- ja ylläpitovuokrien määrittelyyn keskittyvä asiantuntijaselvitys.

Vuokrattavia rakennuksia jopa 5000

Kuntien tiloista tehtävän selvityksen tuloksena saatavaa tietoaineistoa käytetään ensisijaisesti Tilakeskuksen maakunnille tuottaman vuokralaskutuksen perustana. On tärkeää tiedostaa myös muut tiedonkeruun antamat mahdollisuudet. Kunnilta vuokrattavia rakennuksia on nimittäin paljon, arvioiden mukaan jopa 5 000 jakaantuneena noin 260 kuntaan. Maakuntien tilakeskuksesta tulee siis paitsi Suomen suurin vuokranantaja, myös Suomen suurin vuokralainen.

Vuokrauksenhallinnan haasteet

Vuokranantajan tai manageeraajan sopimusten hallintajärjestelmä on usein edelleen Word ja Excel yhdistettynä verkkolevynkulmaan. Pienten kiinteistömäärien kohdalla tämä on varmasti tehokasta. Ilman järjestelmätukea on kuitenkin vaarana, että tilakeskuksen ja kunkin kunnan välillä erikseen käytävät vuokraneuvottelut johtavat lopputuloksena kymmeniin erilaisiin ja paljon henkilötyötä vaativiin käytäntöihin. Manuaalinen työ tuottaa harvoin järjestelmiin raportoituvaa ja eri organisaatioiden yli kumuloituvaa tietoa.

Kiinteistö- ja rakennusalan digitalisaatio on laahannut pitkään muita toimialoja jäljessä. Asiaan on onneksi viime aikoina kiinnitetty paljon huomiota ja julkista rahaa on ohjattu kehittämiseen mm. KIRA-digin hankerahoituksen muodossa.

Rapalin tarjoama vuokrauksenhallinnan ratkaisu antaa pienellekin kunnalle mahdollisuuden kiinteistöjensä vuokrasopimusten digitalisointiin. Järjestelmä mahdollistaa prosessin täyden ulkoistuksen ilman omia järjestelmäinvestointeja tai kallista käsin tehtävää laskutusprosessia.

Kuntien vuokrauksenhallinnan digitalisointi on hyvä paikka lunastaa alueuudistuksen lupaus käytännön kustannussäästöistä.

Pekka Talaskivi

Kirjoittaja Pekka Talaskivi

Senior Consultant, Optimaze Business Unit
+358 50 562 0116
[email protected]