Optimaze-käyttäjäpäivä: painavaa asiaa ja iloista tunnelmaa

17.1.2020 12:08

Kun kaksi bussilastillista tiedonhaluisia Optimaze-asiakkaita ja innostuneita rapalilaisia matkaa 13.11.2019 päiväksi Fiskarsin ruukinkylään, on luvassa melkoinen kattaus mahtavaa tunnelmaa. Tänä vuonna Optimaze-käyttäjäpäivän ohjelma oli toteutettu kokonaan uudella reseptillä: asiaankuuluvien asiantuntijaesitysten lisäksi nyt oli varattu runsaasti aikaa myös keskusteluille sekä verkostoitumiselle.

Käpä Alku_pieni

Matkalla Fiskarsin ruukinkylään

Jo perinteeksi muodostuneen jokavuotisen Optimaze- käyttäjäpäivän matka alkoi sateen piiskaamasta Helsingistä kohti Raaseporissa sijaitsevaa Fiskarsin ruukinkylää. Harmaasta taivaasta huolimatta kaikki näyttivät olevan hyvillä mielin, sillä bussit täyttyivät jo heti alkumatkasta vilkkaalla puheensorinalla.

Alkumatkan tunnelmia bussissaRapalin Pontus Kihlman juontaa bussivisaa, jossa eniten keskustelua herätti kysymys "Mikä eläin on Ursus arctos?"

Lounas kosken partaalla

Tunnelmallisessa Ravintola Kuparipajassa ystävällinen henkilökunta johdatti meidät varsin herkullisen ja runsaan buffet-lounaan ääreen ja kertoi meille rakennuksen värikkäästä historiasta.

Kuparipaja lounas_pieniKuparipajassa tiivistyy Fiskarsin Ruukin henki: perinteiset käsityötaidot yhdistettynä moderniin ajatteluun ja designiin.

Lounaan jälkeen siirryimme kuuntelemaan asiantuntijoiden mielenkiintoisia esityksiä Seuraintalo Lukaalin juhlasaliin. Lukaalilla on toiminut Fiskarsin kyllän kokoontumis- ja juhlatilana jo vuodesta 1896. Yleisö odottaa esitysten alkua Seuraintalo Lukaalin juhlasalissaSeuraintalo Lukaalin juhlasali tarjosi Käyttäjäpäivän osallistujille mielenkiintoisen miljöön.

Tervetuloa Optimaze-käyttäjäpäivään

Optimaze-liiketoiminnan johtaja Kai Patja aloitti päivän asiaohjelman toivottamalla kaikki tervetulleeksi ja huomioimalla yleisön joukossa erikoisvieraan, joka vielä eläkepäivinäänkin halusi osallistua käyttäjäpäivään.

Patja kävi yleisesti läpi Optimazen kulunutta vuotta ja myös tulevaisuutta. Vuoden aikana ohjelmistokehitys oli edennyt, ja lukuisien projektien joukossa mainittin varsin suuriakin uudistushankkeita.  

Mahtava saavutus vuosia tehdyn työn jälkeen oli uutinen Rapalin sijoituksesta viidenneksi Verdantixin koko maailmaa koskevassa tilanhallintaohjelmistojen benchmark vertailussa. Kai Patjan tulevaisuudennäkymässä Rapal tavoittelee ahkerasti vertailun kärkipaikkaa.

Optimazen uudet ominaisuudet

Juha Ilvespalo, Product Owner,  esitteli tarkemmin Optimazen uusia ominaisuuksia, kuten pohjakuvan kapasiteettipisteiden käytön mahdollisuudesta kaikille Optimaze asiakkaille, vuoden alussa alkaneesta vuokrauksenhallinnan kokonaisvaltaisesta uudistuksesta sekä Optimaze-ohjelmiston ruotsinkielisestä versiosta. 

Digitaalista työympäristöä tukevan Optimaze Worksense-sovelluksen uusia ominaisuuksia esittelevä Ilkka Münster, Product Owner nosti esiin mm. kalenterivaraukset, kuten vapaiden huoneiden haku, henkilöiden kutsu ja O365-integraatio, sekä tulossa olevan oman kalenterin, Google-kalenterituen ja älyvaraukset. 

Juha Ilvespalo, Product Owner ja Ilkka Münster, Product OwnerVasemmalta Juha Ilvespalo ja Ilkka Münster

Kapasiteettipisteet

Kapasiteettipisteiden käyttötarkoituksia meille esittelivät vanhemmat asiantuntijat Riitta Hartikka ja Tiina Ryynänen. Tähän asti kapasiteettipisteitä on hyödynnetty pohjakuvissa tilankäytön mittauksissa. Nyt kapasiteettipisteitä voidaan käyttää myös Optimazen tilahallinnan moduulissa. 

Kapasiteeettipisteet
Kapasiteeettipisteiden käyttökohteita pohdittiin ryhmissä

Yleisö jaettiin pieniin ryhmiin pohtimaan, mihin kaikkeen kapasiteettipisteitä voisikaan käyttää. Innovatiivisia ideoita purettiin ryhmittäin ja kirjattiin ylös tärkeinä muistutuksina tulevaa kehitystyötä ajatellen.

Vasemmalla vanhemmat asiantuntija Tiina Ryynänen ja Riitta Hartikka, oikealla kapasiteettipisteiden hallinta pohjakuvassaVasemmalta Tiina Ryynänen ja Riitta Hartikka

Käyttöoikeuksien hallinta

Jukka Nisula, Product Owner kertoi ilouutisia ainakin Optimaze-ohjelman pääkäyttäjille.  He pystyvät jatkossa jakamaan käyttöoikeuksia itsenäisesti. Ympäristöissä, joissa henkilökunnan tai tilojen käyttäjien vaihtuvuus on suurta, käyttöoikeuksien jakamiseen ja poistamiseen kuluva aika voi olla kuormittava tekijä. Portaalin käyttöoikeuksien hallinnan uudistus tulee myös vähentämään käyttäjätukeen tulevia yhteydenottoja ja vapauttamaan aikaa muihin tukitehtäviin.

Jukka Nisula, Product Owner aiheenaan käyttöoikeuksien hallinta Jukka Nisula esitteli käyttäjäoikeuksien hallinnointia. 

Asiakas case: Verohallinto

Verohallinnon toimitilajohtaja Olli Aalto esitteli Verohallinnon työympäristökonseptia. Niinkin raskas koneisto kuin valtion virasto yleisesti ottaen on, ei koko työympäristön muuttaminen ole ihan yksinkertainen asia. On tärkeää miettiä kokonaisvaikutuksia myös työntekijöiden kannalta eikä yksin taloudellisesta näkökulmasta.

Yhteenveto Verohallinnon työympäristökonseptista ja muutosten läpiviennistä:

  • Verohallinnon toimitilat toteutetaan monitilatoimistoina
  • Tilankäytön tehokkuus toimitilahankkeissa on 16 m2/työpiste
  • Työympäristömuutokset toteutetaan toimitilahankkeiden läpiviennin mallin mukaisesti henkilöstöä osallistaen
  • Verotalojen paikallinen työympäristöratkaisujen kehittäminen ja tilankäyttöratkaisut valmistellaan ja päätetään Verotalokohtaisessa verotalofoorumissa
Verohallinnon tilankäytön tunnuslukujen kehitys

 

Verohallinnon asiakas-case löytyy tästä linkistä. 

Olli Aalto, Verohallinto ja säästöluvut vuokra-, sähkö- ja siivosukulujen osaltaOlli Aalto, toimitilajohtaja, Verohallinto

Olli Aallon haastattelu

Miten paljon taustatyötä teitte, ennen kuin työympäristöiden kehittämishanke aloitettiin?

Taustatyö ei ollut äärettömän iso, kun lopulta lähdettiin liikkeelle. Pidimme 3-4 työpajaa ylimmälle johdolle ja merkittävimpien kehityshankkeiden vetäjille, joissa käytiin läpi, miten toimintaympäristö tulee kehittymään ja miten työprosessit tulevat muuttumaan. Sitä vasten katsottiin valtion toimintastrategian tuomia tehokkuustavoitteita sekä pohdittiin, minkälaisia Verohallinnon tarpeisiin sopivat ratkaisut voisivat olla.

Kun suunta oli valittu, alkoi pidempi prosessi. Työympäristökonseptoinnin pilotoinnissa piti eri verotustoimintayksiköt testauttaa niiden erityispiirteiden vuoksi ja siihen kului yhteensä puolitoista vuotta. 

Isoimmat kompastuskivet ja yllätykset?

Alkuvaiheen suurin havainto oli, että uuden työympäristön käyttöön ja toimintatapauudistukseen täytyy antaa valmiuksia ja valmentaa henkilöstöä. Ei voi olettaa, että tänään kerrotaan isoista uudistuksista ja huomenna kaikki jo osaavat toimia uudessa työympäristössä. Oli iso juttu, että annetaan valmiudet ja mietitään etukäteen ne hyödyt ja haitat.

Mitä haluat sanoa heille, jotka eivät vielä ole lähteneet mukaan työympäristöratkaisujen kehittämiseen?

Asioita pitää mielestäni tarkastella saatavilla olevan datan kautta ja siitä näkökulmasta, että onko järkevää pitää taloudellisia resursseja kiinni mm. seinissä, siivouksessa, sähkössä ja tämän tyyppisissä kuluissa, jos on mahdollista tehdä toisin. En kuitenkaan pysty neuvomaan tai ottamaan kantaa, miksi jonkun organisaation kannattaisi tai pitäisi lähteä mukaan tähän, mutta voin kertoa sen tuomat hyödyt Verohallinnon näkökulmasta.

Verohallinnon havainto on ainakin se, että nämä tällaiset uudentyyppiset työympäristöt tukevat nykytavanmukaista tapaa tehdä töitä yhdessä ja vuorovaikutteisesti. Ylivoimaisia hyötyjä on huomattu myös katsottaessa tilannetta toiminnan puolelta. Olemme pystyneet havainnollistamaan sen tosiasian, että tämä on maksanut vaivan kaikin puolin.

Kuppi kuumaa ja lämmintä pullaa

Takana oli jo tuhti paketti  Optimaze-tietoa kun nenään alkoi leijailla ihana kahvin tuoksu, joten nyt oli hyvä hetki hengähtää ja nauttia virkistävän kahvin kanssa vastaleivottuja herkullisia korvapuusteja ja pienestä verkostoitumishetkestä.  

Smart City kuvattuna kolmella tavalla

Smart City vai Sustainable City? 

Päivän keynote puheenvuoron aiheesta "Smart City vai Sustainable City- sama vai eri asia?" piti VTT:n johtava tutkija Peter Ylén. Hän puhui kestävän kehityksen tärkeydestä, ja siitä, kuinka tulevaisuuden kaupunkien täytyy pystyä tarjoamaan vähähiilistä asumista ja työympäristöjä sekä vapaa-ajan palveluita yhä kasvaville määrille asukkaita. On arvioitu, että tulevaisuuden kaupungeissa asuu 2,5 miljardia ihmistä enemmän kuin tänä päivänä. Samassa suhteessa kasvaa tarve välttämättömiin palveluihin ja elinkelpoisiin olosuhteisiin. Tarvitaan siis älykästä teknologiaa ja uudentyyppisiä keinoja datan keräämiseen, analysoimiseen ja hyödyntämiseen.  

VTT:n johtava tutkija Peter Ylén
Peter Ylén, johtava tutkija, VTT, herätti keskustelua kestävästä kaupunki- ja aluesuunnittelusta. 

VTT kehittää yhdessä energia- ja teknologiakumppaneidensa kanssa innovatiivisia ja resurssitehokkaita kaupunki- ja aluekonsepteja sekä ratkaisuja. Rapal vastaa haasteisiin tarjoamalla moderneja työkaluja sekä tiedon keräämiseen että päätöksentekoa tukevien analyysien tuottamiseen.

Kestävän kasvun osalta suurin kysymys kuuluu: onko kestävää kasvua oikeasti olemassa siinä mielessä, kuin sen määritelmänä ymmärrämme? Voiko jokin kasvaa loputtomiin ilman vastaantulevaa rajaa ja mitä sen suhteen pitäisi tehdä?

Ylénin esitys antoi melkoisesti pohdiskeltavaa sekä ihan uudenlaista perspektiiviä paljon hyvinkin ajankohtaiseen aiheeseen.   

Rakennetun ympäristön omaisuudenhallinta

Foren liiketoimintajohtaja Janne Rantanen esitteli Rapalin uuden omaisuudenhallinnan työkalun, Fortymazen. SaaS-pohjaisella ohjelmalla voidaan laskea infran ja kiinteistöjen korjausvelkaa, ennustaa korjausvelan kehitystä ja priorisoida kunnossapitotoimenpiteiden kohteita. Fortymaze-laskenta-alusta hyödyntää kolmansien osapuolien tuomaa dataa, vähentää manuaalisen työn määrää ja siirtää jäykät excel-taulukot historiaan. Täysin uudenlaisia uudenlaisia analyysejä ja ennusteita tuottava Fortymaze mullistaa esimerkiksi kuntien rakennetun ympäristön omaisuudenhallinnan.

Product Owner Janne Rantanen ja Fortymazen toimintaperiaateJanne Rantanen esitteli uuden Fortymaze-ohjelmiston toimintaperiaatteita.  

Jannen esitykseen päättyi virallinen osuus ja kotiin viemiseksi oli päivän aikana reppuun kertynyt melkoinen määrä tärkeää informaatiota.  Vapaa ohjelma alkoi paikallisen oppaan kertoessa Fiskarsin menneistä ajoista. 

Tutustumista Fiskarsin kylään

Päivän asiaohjelmaosuuden jälkeen oli aika tutustua ympäristöömme, eli Fiskarsin Ruukin kylään. Kyläopas kertoi, että pääosan kylän maa-alueista ja kiinteistöistä omistaa edelleen Fiskars, Suomen vanhin yhä toiminnassa oleva suomalainen yritys. Vuonna 1649 perustettu Ruukin kylä on ollut viimeiset 30 vuotta merkittävä taiteen, korkealaatuisen käsityön ja muotoilun keskus. Tänä päivänä liki 600 asukkaasta noin 130 harjoittaa luovaa ammattia paikallisopas kertoi käyttäjäpäivän osallistujille.  Lue lisää Fiskarsin ruukinkylän historiasta täältä.

Paikallinen opas ja salin koko taulunaPaikallinen opas ja  alkuperäinen tilankäytön mittaustulos. 

Kyläoppaan eläväisen esitelmän jälkeen olikin erikoisen hienoa lähteä tutustumaan Ruukin kylään ja sen käsityöläisten, yrittäjien ja taiteilijoiden työtiloihin.

Fiskarsin Takopaja

Halki sateen ja sumun tallusti innokas Optimaze infosta valistunut seppäoppilasjoukko pajan hämyiseen ja lämpimään tunnelmaan. Fiskarsin Takopajan seppämestari Upi Anttila otti joukon haltuun ja opasti yksi kerrallaan rautalusikan takomisen saloihin. Mallin mukaan omia tuntoja ja taitoja soveltaen taipui metalli muotoonsa. Upi oli hiukan helpottanut aloitelijoita, eikä aivan alusta tarvinnut lusikanmuotoa lähteä hakemaan. 

Seppämestari Upi Anttila ja lusikan eri tekovaiheetSeppämestari Upi Anttila ja rautalusikan takomisen salat

Lasistudio Bianco Blu

Vierailu lasitaiteilija Tarmo Maarosen studiolla oli mitä riemukkain. Jokainen vieras sai puhaltaa oman lasitaideteoksen, josta oli tarkoitus tulla pallonmuotoinen koriste. Melko onnistuneesti se kävikin kaikilta, mutta ihan pelkkä puhallus putkeen ei riittänyt, vaan pallon viimeistely vaati monta erikoista työvaihetta ennen päätymistä uuniin jäähtymään.

Lasinpuhaltaja Tarmo MaaronenLasinpuhaltaja Tarmo Maaronen

Ägräs Distillery, Fiskarsin Panimo ja Kuura Cider

Osa käyttäjäpäivän osallistujista tutustui paikallisten juomatuottajien tuotantotiloihin ja tuotteisiin kolmessa eri kohteessa: Ägräs Distillery -tislaamo, Fiskarsin Panimo ja Kuura Cider isännöivät kukin yhtä ryhmää. Tunnelma eri tuotantotiloissa oli leppoisan välitön ja paikallisten yritysten historiikki ja toimintatavat herättivät kiinnostusta. 

Tislaamolla ja panimolla oli yhteiset esittelytilat.Ägräs Distillery ja Fiskarsin Panimo isännöivät vieraita yhteisissä tiloissa. 

Maistelussa oli useampaa oman tuotannon sortimenttia ja monia uusia makuvivahteita niistä löytyikin. Mm. Kuura Ciderin omenaiset kuohuviini ja jälkiruokaviini saivat vannoutuneita ihalijoita. Kotiin viemisiksi saatiin tietoa eri juomien valmistuksesta - ja löysipä muutama uusi olut- ja siiderituttavuus tiensä vierailijoiden ostoskasseihin. 

Päivä huipentui yhteiseen juhlaillalliseen

Ilta huipentui Kuparipajan juhlasaliin katettuun illalliseen. Pöydät oli katettu niin kauniisti, että joku totesi, että kyseessä olisi voinut olla vaikka valtiovierailun tasoinen tapahtuma. Oli ilo kuunnella iloista puheensorinaa, kun päivän oppeja ja kokemuksia puitiin pöytäkunnittain. Ainoa huoli tuntuikin olevan se, että Optimaze käyttäjäpäivä lähestyi loppuaan ja niinpä tämäkin tapahtuma oli enää kotimatkaa vaille koettu. 

Toimitusjohtajan mietteitä päivästä

Rapalin toimitusjohtaja Tuomas Kaarlehto kuvaili päivää  kaikin puolin menestyksekkääksi: "Kelistä huolimatta Ruukinkylä oli aivan mahtava. Kaikki, joiden kanssa puhuin, olivat otettuja siitä, että oli myös mahdollisuus tutustua paikallisiin yrittäjiin. Positiivista palautetta sai myös väljempi aikataulu, jolloin jäi enemmän aikaa vapaamuotoiseen keskusteluun."

Kiitos kaikille mukana olleille!

Rapalilaiset kiittävät päivän onnistumisesta esiintyjiä ja osallistujia sekä Fiskarsin vieraanvaraista väkeä! Optimaze-tiimiä herkisti erityisesti asiakkaalta saatu valoisa palaute: "Vielä kerran kiitokset mahtavasta päivästä - vaikka sää ei ollut se aurinkoinen, teidän rapalilaisten hymy kyllä teki siitä aurinkoisen." Näihin sanoihin on hyvä lopettaa päivän tapahtumakertomus.  
Tanja Soulas

Kirjoittaja Tanja Soulas

Tanja Soulas, markkinointiasiantuntija, Rapal Oy