Vieraskynä: Miten käy työn tuottavuudelle kotona työskentelyn aikana?

27.5.2020 12:47

Olemme siirtyneet toimistokeskeisestä työkulttuurista kohti kotona työskentelyn kulttuuria. Selvää on, että maailman suurin ”kotona työskentelyn pilottihanke” on lisännyt asiantuntijatyötä tekevien virtuaalista osaamista erilaisten työtehtävien suorittamisessa. Se on antanut meille oppeja siitä, mitä hyviä ja huonoja puolia kotona työskentelyssä on. Monissa organisaatiossa mietitään kotona työskentelyn vaikutuksia yrityksen tuottavuuteen, yksilöiden suorituskykyyn ja kehittymiseen nyt ja pidemmällä aikavälillä.

Nämä kysymykset ovat olleet mielessä myös CBRE:llä. Paluusta toimistolle ollaan alettu keskustelemaan, mutta onko paluuta vanhaan, ja mitä voimme pilotista ottaa mukaan opiksi? CBRE:n Workplace Consultancy –tiimi on oppinut uusia työtapoja: kaikki asiakastapaamiset, erilaiset muutosjohtamisen ja kehittämisen työpajat ja workshopit ovat siirtyneet virtuaalisiksi – jopa työmaavalvonta voidaan hoitaa osin kotoa.

Työn tekemisenen kotoa käsin voi lisätä sekä työn tuottavuutta valinnanvapauden että sisäistä motivaatiotamme työhön.

Työnteko sujuu kotoa käsin

USA:ssa on esimerkkejä yrityksistä, jotka ovat tämän ajanjakson aikana siirtyneet palvelemaan asiakkaitaan pelkästään kotoa käsin ja lopettaneet toimistot. Taloustutkimuksen (04/2020) julkaiseman tutkimuksen mukaan 76 % suomalaisista on siirtynyt kokonaan kotona työskentelyyn. Näkemyksemme mukaan tämä muutos ei ole laskenut työn tuottavuutta näiden ensimmäisten poikkeusviikkojen aikana tai johtanut ylipäänsä minkäänlaisiin katastrofeihin tietotyötä tekevissä asiakasorganisaatoissamme. Päinvastoin nopea siirtyminen kotitoimistoille sujui monelta organisaatiolta jopa yllättävän kivuttomasti.

Monet meistä ovat työskennelleet monipaikkaisesti jo pidemmän aikaa ja sitä on pidetty hyvänä ratkaisuna tukemaan keskittymistä vaativaa yksilötyötä. Kotona työskentelyyn siirtymisen jälkeen näyttää siltä, että se tukee myös vuorovaikutusta, yhteistyötä ja yhdessä kehittämistä yllättävän hyvin – ainakin tilanteessa, jossa kaikki osapuolet ovat tasa-arvoisesti samojen virtuaalityökalujen varassa. Taloustutkimuksen tutkimus- ja asiakkuusjohtaja Juho Rahkosen mukaan työn tuottavuus kotitoimistossa voi olla jopa tuottavampaa kuin toimistolla. Tähän viittaa myös Rupiettan ja Beckmannin (2018) tieteellinen tutkimus, jonka mukaan kotoa käsin työn tekemisellä on positiivisia vaikutuksia työn tuottavuuteen valinnanvapauden lisätessä sisäistä motivaatiotamme työhön.

Kun myös ne kollegat, jotka aiemmin eivät ole juurikaan työskennelleet kotoa käsin, haluavat jatkossakin työskennellä osan viikosta kotona, tulee etätyön tekeminen suurella todennäköisyydellä lisääntymään merkittävästi. Samankaltaisia näkemyksiä on asiakasyrityksillämme: moni heistä uskoo, että työhön tulee lisää joustavuutta, mikä puolestaan tulee vaikuttamaan myös fyysisten tilojen suunnitteluun.

Muutosjohtaminen ja kehittäminen - virtuaalisesti nyt vai kasvokkain myöhemmin?

Tällä hetkellä moni yritys miettii, miten kotona työskenteleviä kollegoita voidaan tukea erilaisissa muutos- ja kehityshankkeissa, joita viedään läpi myös koronan aikana. Perinteisesti muutosjohtamisen on nähty perustuvan fyysiseen kasvokkain tapahtuvaan kommunikointiin johdon ja työntekijöiden välillä. Nyt virtuaaliset työkalut ovat kuitenkin tulleet pysyväksi osaksi arkeamme. Kokemuksemme mukaan asiakkaiden muutoshankkeita voidaan viedä läpi virtuaalisesti ja myös globaalit muutoshankkeet onnistuvat - kaikki ovat samojen etäyhteyksien päässä ja siten yhtä lähellä toisiaan.

Virtuaalisissa palavereissa kaikki ovat samojen etäyhteyksien päässä ja siten yhtä lähellä toisiaan.

Toinen pitemmän aikavälin tuottavuuteen liittyvä huoli koskee kehitystyön jatkumista poikkeusolosuhteissa kotoa käsin. Uusia ideoita, palveluita ja tuotteita syntyy usein kohtaamisesta kasvokkain ja sattumalta, kuten kahvipöytäkeskusteluissa ja tulostushuoneen spontaaneissa kohtaamisissa. Kehittämiseen on monissa organisaatioissa nopealla aikataululla löydetty erilaisia alustoja ja virtuaalisia valkotauluja, jotka mahdollistavat jokaisen virtuaalikokouksessa olevan yhtäaikaisen osallistumisen. Ajavatko ne saman asian kuin kasvokkain työskentely? Korona-ajanjakson vaikutuksia luovuuteen, ideoihin ja niistä syntyviin innovaatioihin voidaankin arvioida vasta myöhemmin.

Miten työn tuottavuutta kotoa käsin työskentelyn aikana voidaan mitata?

Kotoa työskentelystä on käynnissä erilaisia kyselytutkimuksia, joiden avulla kerätään tietoa kotoa työskentelyn kokemuksista niin yleisellä kuin organisaatiotasolla. Ajanjakso on jo historiallinen sinänsä, koska olemme kaikki enemmän tai vähemmän pakotettuja työskentelemään kotoa käsin. Monelle asiantuntijalle etätyöskentely voi olla myös vaikea tilanne perheen läsnäolon vuoksi; työrauha ja keskittyminen ovat poissa, jos joutuu työpäivän aikana kaitsemaan pieniä lapsia tai suorittamaan perusopetuksen velvoitteita.

Kysely kannattaakin teettää, jos haluaa saada lisätietoa yrityksen ja yksilöiden tyytyväisyydestä kotoa käsin työskentelystä, työn sujumisesta, hyvinvoinnista, työssä jaksamisesta ja fyysistä olosuhteista. Tuloksien perusteella voidaan reagoida ajoissa ja tehdä korjausliikkeitä, jotka vaikuttavat yrityksen tuottavuuteen positiivisesti. Kyselytutkimus auttaa myös valmistautumisessa uuteen normaaliin siirryttäessä.

CBRE:n workplace strategy -tiimi on kehittänyt ilmaisen kyselytyökalun, jonka avulla voidaan mitata kotoa käsin työskentelyn vaikutuksia. Kyselystä pääsee katsomaan globaaleja vastaustuloksia heti vastaamisen jälkeen. Kyselytutkimus voi toimia teaserina jatkokehittämiselle. Tässä testilinkki.

Seuraa CBRE-tiimimme asiantuntijablogeja kotoa käsin työskentelystä, toimistoon palaamisesta ja tilankäytön kehityksestä. Entä millaisia ovatkaan tulevaisuuden hygienia-toimistot? CBRE Finland

Be Safe!

Anu & Kristiina

Blogin kirjoittajat:

Anu Suominen, Associate Director, Workplace consulting & project management, CBRE Finland Oy 
Kristiina Borg, Director, Workplace consulting & project management, CBRE Finland Oy

Anu Suominen ja Kristina Borg

Kirjoittaja Anu Suominen ja Kristina Borg

Workplace consulting & project management, CBRE Finland Oy