Vieraskynä: Toimitilahanke kehitysprojektina

9.12.2016 8:51

Työympäristö ei ole vain toiminnallinen välttämättömyys. Työympäristö on osa organisaation kulttuuria ja kertoo organisaation arvoista ja strategiasta. Toimitilojen muutoksen käynnistää yleensä tunnistettu ongelma, mutta muutos on samalla mahdollisuus kehittyä. Siksi se kannattaa suunnitella ja johtaa kehitysprojektina.

Toimitilasuunnittelu vaatii työn tekemisen tarkastelua kokonaisuutena.

Työympäristömuutoksessa on kyseessä satojen tai tuhansien ihmisten arki ja sillä on suora vaikutus organisaation tulevaa menestykseen. Hyvä suunnittelu, oikeiden ihmisten valinta kehitysprojektiin ja toteutuksen ammattimainen johtaminen ovat ratkaisevan tärkeitä. Suunnittelu ei ole vain tilan ja kalusteiden valintaa, vaan työn tekemisen tarkastelua kokonaisuutena. Toimitilaprojekti on samalla sekä työympäristön että työtapojen kehittämistä.

Kehitysprojekti kytkeytyy strategiaan

Kehitysprojekti on investointi tulevaisuuteen. Sen tarkoituksena on päästä nykytilasta tavoitetilaan. Tavoitetilan voi määritellä monella tavalla. Tietty tilankäytön tehokkuusluku on yksinkertainen ja mitattava tavoite, mutta se ei vielä kerro mitään sen arvosta organisaatiolle.

Toimitilamuutoksessa tavoitteet pitää sitoa toiminnan visioon ja strategiaan. Tämä on yrityksen tai julkisen sektorin organisaation johdon tehtävä.

Strategia vastaa peruskysymyksiin ja toimitilaprojektin on tähdättävä niiden tukemiseen:

  • Kenelle ja mitä teemme – Miten meidän pitää sijoittua? Mistä tekemisestä työmme lisäarvo syntyy ja miten se kytkeytyy työympäristöön?
  • Miten teemme – Miten työympäristö tukee parhaimmin johtamista ja tekemistä? Mitä muutoksia työtapohin on tarpeen tehdä?
  • Miten erotumme – Kuinka toimitilat viestivät ja tukevat erottumistekijöitämme?
  • Miten kasvamme – Kuinka toimitilan tulee vastata tulevaan kasvuun?
  • Mikä on talousmallimme – Miten tilakustannukset vaikuttavat talouteemme?

Tavoitteiden lisäksi kehitysprojektille on määriteltävä hyödyt, panostukset ja riskien hallinta. Suuret organisaatiot tekevät tällaisia business case-tarkasteluja toimitilojensa kokonaisuudesta, mutta menetelmä toimii myös yksittäisissä toimitilahankkeissa.

Hyötytarkastelussa näkökulmia ovat asiakashyödyt, työhyvinvointi, toiminnan tuloksellisuus, vastuullisuus ja kustannussäästöt. Hyötyjen saaminen mitattavaksi ei ole aina helppoa. Toimitilamuutos on aina systeeminen, jolloin hyödytkin syntyvät systeemisesti, eivät riippumatta toisistaan.

Panostukset ovat yleensä helpommin määriteltäviä kuin hyödyt. Siksi se ohjaavat päättäjien valintoja liiankin voimakkaasti. Toimitilamuutos vaatii sekä ostettuja palveluita että oman henkilöstön työaikaa. Muutospanostukset eivät pääty muuttoon.

Riskitarkastelu on tärkeä, tosin usein unohtuva osa toimitilamuutosta. Riskejä syntyy aikataulun pitävyydestä, rahankäytöstä, muutoksen toteuttajista ja ennen kaikkea muutoksen vaikutuksesta työn tekemiseen. Riskienhallintasuunnitelman tekeminen ja ajan tasalla pitäminen kuuluu osana kehitysprojektiin.

Toteutus ja johtaminen

Toimitilamuutos on aina ainutkertainen, mutta sen toteuttamiseen on koeteltuja keinoja. Harvalla organisaatiolla on ammattimaista toimitilamuutosten osaamista itsellään, joten konsulttien käyttö on tarpeen. Projektilla on oltava vastuullinen johtaja ja johtotiimi, jotka toimivat yhteistyössä organisaation johdon kanssa.

Vaikka kehitysprojekti on hyvin suunniteltu ja tavoitteet ovat selvillä, lopputulos ei ole aina itsestään selvä. Tulokseen vaikuttavat kehittämisen prosessi ja oivallukset, joita matkan aikana osallistujat saavat.

Hyvään kehitysprojektiin kuuluu mielestäni ennakkoluuloton vaihtoehtojen tarkastelu, monitieteellisyys ja luovuus. Prototyyppien tekeminen, simulointi ja testaaminen sopivat myös toimitilaprojektiin.

Keskijohdon ja henkilöstön aktiivinen osallistaminen on tärkeää. Ideoiden keräämiseen ja jakamiseen on työpajojen lisäksi käytettävissä mobiilisovelluksia ja sosiaalisen median foorumeita. Organisaation asiakkaita ja muita sidosryhmiäkin kannattaa ottaa mukaan, jos mahdollista.

Kuten muutkin kehitysprojektit, toimitilamuutos on oppimistapahtuma, jonka opit on syytä dokumentoida ja siirtää tuleviin hankkeisiin.

Kehitysprojektin tuloksena on tässä tapauksessa uusi työympäristö. Se on tuskin heti lopullinen. Työskentely osoittaa, mitä hienosäätöjä ja muutoksia toteutus vaatii. Joka tapauksessa tulosten ja vaikutusten seuranta kannattaa aloittaa heti ja sitä pitää jatkaa herkeämättä.

AE Partners

Aarni Heiskanen

Kirjoittaja Aarni Heiskanen

Toimitusjohtaja
AE Partners Oy