Optimaze kokoaa kiinteistöportfolion tiedot

Optimaze on modulaarinen ja helppokäyttöinen ohjelmisto, joka kokoaa koko kiinteistöportfoliosi toimitila- ja työympäristötiedot yhteen paikkaan. Optimazen avulla organisaatiosi on aina valmis vastaamaan kiinteistöportfolion muuttuviin tarpeisiin. Tutustu ohjelmiston eri osa-alueisiin:

Kiinteistöportfolion hallinta

Suuren yrityksen kiinteistöportfolio saattaa sisältää tuhansia kohteita ympäri maailmaa. Tällaisen kiinteistöportfolion hallinta ilman kunnollista työkalua on aikaa vievää ja työlästä. Nopeasti käyttöön otettavan ohjelmistomme avulla kiinteistötietosi ovat aina ajan tasalla ja vaivattomasti vertailtavissa.

  • Analysoi portfolion avainlukuja kiinteistöjohdon tarvitsemaan muotoon tiivistettyinä
  • Näe tilankäyttö-, tilakustannus- ja ympäristötiedot koko portfoliosta ja yksittäisistä rakennuksista yhdellä silmäyksellä
  • Näe kaikki kiinteistösi kartalla

Me voimme auttaa kiinteistötiedon keruussa ja ylläpidossa. Lue lisää kiinteistöportfolion haltuunottoprojektista.

FI_Optimaze_Kiinteistoportfolion_hallinta.png

Hallitse koko kiinteistöportfoliotasi Optimaze-ohjelmistossa.

Tilanhallinta

Optimaze-ohjelmistossa tilatietosi on ajan tasalla ja koottuna yhteen graafiseen järjestelmään. Kokonaisvaltainen tilanhallinnan ratkaisu osoittaa säästöpotentiaalin tiloissanne, kannustaa organisaatiotasi tehokkaampaan tilankäyttöön ja auttaa toimitiloja koskevassa päätöksenteossa.

  • Näe kaikki toimitilasi graafisina pohjakuvina
  • Raportoi tilankäytöstä läpinäkyvästi ja yhtenäisesti koko organisaatiolle
  • Hallinnoi yksittäisten henkilöiden ja kokonaisten yksiköiden muuttoja
  • Pidä tilapalveluihin liittyvä laite-, sopimus- ja sijaintitieto ajan tasalla 

FI_Optimaze_Tilanhallinta.png

Optimaze-ohjelmistossa näet tilasi selkeinä pohjakuvina.

Talouden- ja vuokrauksenhallinta

Optimaze-ohjelmistossa hallinnoit tilankäyttö- ja vuokrasopimuksia, tilakustannuksia ja käyttäjätietoja. Lisäksi järjestelmä on mahdollista liittää taloushallinnon, HR:n ja ulkoisen laskutuksen tietojärjestelmiin.

  • Allokoi, budjetoi ja ennusta – yhdessä ainoassa järjestelmässä
  • Jaa tilakustannukset yksiköille todellisen tilankäytön mukaan
  • Laadi toteutumatietoihin perustuva toimitilabudjetti
  • Automatisoi vuokrauksenhallinta ja reagoi sopimusvastuisiin ja -muutoksiin proaktiivisesti
  • Tallenna IFRS 16 –standardin vaatimat tiedot ja Optimaze laskee automaattisesti tunnusluvut tilinpäätökseen 

FI_Optimaze_Vuokrauksenhallinta.png

Optimaze-ohjelmistossa voit hallita tilojesi vuokrasopimuksia tai tarkastella oman organisaatiosi vuokralaistietoja.

Palvelusopimuksien hallinta

Palvelusopimuksien hallinnan avulla voit hallita asiakkaan, tilaajan ja palveluntuottajan välisiä sopimuksia. Voit muokata näkökulmaa ja käyttöoikeuksia eri roolien mukaisesti.

  • Hallitse koko prosessia tarpeen määrittelystä laskutukseen ja muutosten hallintaan
  • Lisää läpinäkyvyyttä tilaajan, tuottajan ja asiakkaan tiedonvaihtoon
  • Automatisoi manuaalisesti tehtäviä prosesseja
  • Liitä palvelusopimukset pohjakuviin ja näet ne helposti samassa näkymässä 

Tilankäytön mittaus

Suurin osa toimitiloista on hukkatilaa, sillä niiden keskimääräinen käyttöaste on vain noin 40 prosenttia. Mittaustyökalumme avulla selvität organisaatiosi tilatehokkuuden helposti ja nopeasti. Mittaustiedot toimivat pohjana työympäristön kehittämiselle ja niiden perusteella voidaan tehdä portfoliotason tilasuunnitelmia.

  • Hyödynnä tilankäytön mittauksessa graafisia pohjakuvia
  • Mittaa organisaatiosi tilankäyttö kätevästi tablet-tietokoneella
  • Tehosta mittaustyötä helpon ja intuitiivisen käyttöliittymän avulla
  • Kerää luotettavaa tietoa työpisteiden käyttöasteesta ja organisaatiosi todellisesta tilankäytöstä 

Tilankäytön analyysin yhteydessä on mahdollista kerätä myös reaaliaikaista tietoa toimitiloissa tapahtuvasta toiminnasta.

Optimaze Measurella mittaat  tilojen käyttöasteen nopeast ja näet, kuinka työpisteitä, tilapäisiä työpisteitä, kokoushuoneita ja muita tiloja käytetään.

Ympäristölaskenta

Palvelusektorilla tilojen käyttö aiheuttaa jopa 70 prosenttia yrityksen keskeisistä ympäristövaikutuksista. Toimitilojen käytön tehostaminen suitsii paitsi päästöjä, myös tilakustannuksia.

Autamme selvittämään tilojesi hiilijalanjäljen ja löytämään tilaratkaisut, jotka pienentävät organisaatiosi ympäristövaikutuksia. Tarjoamme ympäristölaskentaan valmiin työkalun tai teemme analyysin puolestasi – ratkaisut ovat täysin tarpeidesi mukaan räätälöitävissä.

  • Kartoita toimitilojesi päästöt
  • Pienennä tilojen käytön ympäristövaikutuksia
  • Löydä tilojesi kustannussäästöpotentiaali
  • Hyödynnä päästötietoa yhteiskuntavastuuraportoinnissa

Myös tilojen sijainnilla on merkitystä. Huomioimme laskennassa koti- ja liikematkustamisen päästöt. Halutessasi saat henkilökohtaisen hiilijalanjälkiraportin organisaatiosi jokaiselle työntekijälle. 

IWMS360°

IWMS360° (Integrated Workplace Management System) on digitaalisen ajan kiinteistöjohtamisen ratkaisu. Sen avulla voit hallita kiinteistöjä koko niiden elinkaaren ajan. IWMS360° tarjoaa työkalut hankkeiden (rakentaminen, korjaaminen, investoinnit, muutostyöt) sekä tilankäytön ja ylläpidon johtamiseen.

Integraatiot muihin järjestelmiin

Optimaze-ohjelmistoon on toteutettu yli 70 ingraatiota. Tarjolla on useita vakiomuotoisia rajapintoja tietojen siirtämiseksi Optimaze-ohjemistoon sekä tietojen tarjoamiseksi ulkoisten järjestelmien käyttöön. Ohjelmistoon voidaan tuoda tai hakea tiettyjä vakiomuotoisia tiedostoja manuaalisesti käyttöliittymän kautta.

Yleisimpiä integraatioita ovat:

  • Toteutuneiden kustannusten tuonti taloudenhallintajärjestelmästä ja sisäisten vuokrien siirto taloudenhallintajärjestelmään
  • Henkilölistauksen ja organisaatiohierarkian tuonti HR-järjestelmästä
  • Kiinteistö- ja rakennustietojen siirto muihin järjestelmiin
  • Vuokralaskujen siirto reskontrajärjestelmään

Optimaze-ohjelmistoon voidaan käyttöönotto- tai käytönlaajennusprojektien yhteydessä toteuttaa kertaluonteisia tietojen massatuonteja eli migraatioita.

Optimaze_logo_product.png

Ota yhteyttä:

Joakim Horsma
Sales Manager
+358 400951671
joakim.horsma@rapal.fi

Yhteydenottolomake