Maailman johtava bioteknologiayhtiö Genentech on ollut osa terveysalan Roche-yhtymää vuodesta 2009 lähtien. Yhtiön kampus San Franciscossa toimii nyt myös Rochen Yhdysvaltain farmaseuttisten toimintojen pääkonttorina.

Vuonna 1976 perustetun Genentechin kampuksella on yhtiön pääkonttorin lisäksi jo 65 rakennusta, joissa työskentelee yli 11 000 työntekijää. Yrityksellä on yksityisiä busseja, joilla työmatkansa taittaa noin puolet henkilöstöstä. Bussit kuljettavat työntekijöitä myös kampuksen eri rakennusten välillä.

Vuonna 2013 Genentechin oma Workplace Effectiveness -tiimi alkoi tarkastella työympäristösuunnittelua uudella tavalla. Nuoren työntekijäsukupolven vaatimukset ja globaalin työskentelyn haasteet olivat tärkeimmät syyt muutoksen taustalla, mutta kehitystarpeet nousivat myös yrityksen tahdosta maksimoida teknologian käytöstä saatavat hyödyt sekä tehostaa kiinteistöjen käyttöä.

Genentechin Workplace Effectiveness -tiimi tahtoi työympäristösuunnittelun tueksi aitoon tietoon perustuvan työympäristösuunnittelun menetelmän. ”Sen sijaan, että olisimme tehneet päätökset perinteisen suunnittelun pohjalta, tahdoimme kokeilla tieteeseen perustuvaa menetelmää löytääksemme parempia tapoja työskennellä”, kertoo Ann Bamesberger, Genentechin Workplace Effectiveness -johtaja.

“Käyttöastemittaus paljasti, että jopa 50–70 prosenttia henkilöstöstämme työskentelee päivän aikana muualla kuin nimetyllä työpisteellään”, Bamesberger jatkaa. “Sen sijaan, että jatkamme rahan syytämistä alikäytössä oleviin rakennuksiin, aloimme tutkia tapoja, joilla henkilöstömme voisi työskennellä tehokkaammin ja innovatiivisemmin. Lisäksi tahdoimme kehittää kokonaisvaltaisia työympäristöjä, jotka kannustavat parempaan teknologian ja tilojen käyttöön sekä parempaan ongelmanratkaisuun ja työntekoon.”

Rapal Oy:n amerikkalainen tytäryhtiö Optimaze oli mukana toteuttamassa yhtiön työympäristömuutosta yhdessä Genentechin työympäristösuunnittelijoiden kanssa. Optimaze oli työympäristömuutosprojektin pääkonsultti ja toimitti Genentechille menetelmän, analyysit ja suositukset työympäristömuutoksen pohjaksi.

Työympäristökehityksen menetelmä

Genentechin työympäristömuutoksessa Optimazen menetelmä käsitti seuraavat osat:

1. Johtoryhmää haastateltiin tärkeimpien liiketoiminnallisten tavoitteiden selvittämiseksi.

2. Optimaze järjesti Genentechillä useita työpajoja selvittääkseen, millä työnteon tavoilla yrityksen on mahdollista päästä tavoitteisiinsa. Työpajoissa päätettiin myös niistä tavoista, joilla tavoitteiden toteutumista voidaan mitata. ”Arvioimme sitä, millainen työympäristö tekee tehokkaasta työskentelystä mahdollista”, Bamesberger kertoo. ”Näin toimimalla työympäristösuunnittelu ei perustu yksilöllisiin makuasioihin tai oletuksiin, vaan tutkittuun tietoon.”

3. Henkilöstölle järjestettiin lisätyöpajoja, joissa selvitettiin työkalut, joilla edellisessä vaiheessa tunnistettuja työnteon tapoja voidaan tukea. “Ihmiset tulivat työpajaan ja kehittivät uudenlaisen työympäristön yhdessä kanssamme. Muutosjohtamisen tarve on vähäinen, sillä henkilöstö pääsee itse määrittämään toivomansa työnteon tavat”, selittää Bamesberger.

Nopeita kokeiluja

Genentechin “Workplace Effectiveness” -tiimi testaa parhaillaan useita työympäristön prototyyppejä yrityksen sisällä. “Emme oleta löytävämme oikeaa ratkaisua ensimmäisellä kerralla”, kertoo Bamesberger. “Olemme sitoutuneet muokkaamaan prototyyppiä, kunnes löydämme parhaan mallin.”

Prototyypeissä ei ole kyse vain työympäristön fyysisestä ulkonäöstä, vaan ne sisältävät myös muun muassa tiimityösopimukset ja teknologiavalinnat. ”Epävirallisten ja lennossa luotavien tiimisopimusten sijaan prototyyppitiimimme ovat laatineet virallisia tiimityösopimuksia, joissa määritetään tiimille yhteiset työnteon paikat, ajat, käytettävät teknologiat sekä saatavilla olevat resurssit”, kertoo Bamesberger. Tiimit on koulutettu teknologiatyökalupakin käyttöön ja heille on tarjottu lista mahdollisista työnteon paikoista, mistä tiimit voivat valita itselleen sopivimmat. ”Käytämme teknologiaa, tilaa ja tiimisitoumuksia tukemaan yhteydenpitoa ja valinnanvapautta. Tämä kaikki tähtää työn parempaan tuloksellisuuteen”, Bamesberger jatkaa.