Helsingin kaupungin tekniset virastot yhdistyvät kaupunkiympäristön toimialaksi. Virastojen noin 1500 työntekijää toimivat nyt noin kymmenessä kiinteistössä eri puolilla kaupunkia. Toimiala muuttaa vuonna 2020 Kalasatamaan uuteen rakennukseen, jonka rakentaminen alkaa kesällä 2017. Uudisrakennuksen suunnitteluun tarvittiin tietoa nykyisen työympäristön käytöstä. Tähän käytettiin Rapalin asiantuntemusta sekä Optimaze-ohjelmistoa.
Tilankäytön mittaukset tukevat uusien tilojen suunnittelussa
Helsingin kaupunki päätti rakentaa Kalasataman uudisrakennuksen useasta syystä, joita ovat muun muassa mittavat peruskorjaustarpeet nykyisissä kiinteistöissä, pyrkimys saada tilat vastaamaan paremmin työtapoja sekä toimintojen keskittäminen. Muutto yhteisiin tiloihin parantaa yhteistyötä ja tiedonkulkua sekä vähentää toiminnan päällekkäisyyttä. Työympäristö vaihtuu huonetoimistoista käyttö- ja muuntojoustavaksi monitilaksi, mikä tukee nykyaikaista mobiilia asiantuntijatyötä. Virastoissa* tehtiin tilankäytön mittauksia Rapalin Optimaze Measure –työkalun avulla.
Mittauksilla selvitettiin työpisteiden, kokoustilojen ja autopaikkojen käyttöä sekä asiakkaiden ja muiden vieraiden käyntejä tiloissa. Mitattu pinta-ala oli 21 251 m².
Otto Virenius (työympäristömuutoksen projektipäällikkö, Kiinteistövirasto) johtaa uuden työympäristökonseptin kehitysprojektia. Hän kertoo mittauksien tarpeellisuudesta: ”Tarvitsimme taustatietoja tilojen mitoittamiseksi oikein. Rapalin käyttöasteen mittauksen tulosten perusteella pystyimme arvioimaan uuden toimitilan tilatarvetta paljon tarkemmin.”
”Käyttöasteen mittaus osoitti, että keskimäärin työpisteet olivat käytössä 51 prosenttia, varattuna 22 prosenttia ja tyhjänä 27 prosenttia ajasta. Kokoustilojen käyttö oli tätäkin alhaisempi”, Virenius kertoo.
Työntekijät viettävät siis jopa puolet ajasta muualla kuin työpisteellään, mikä on hyvin tavallista. Kokoustilat ovat käytössä vain 20 prosenttia ajasta ja 90 prosenttia kokouksista on pieniä, alle 10 henkilön. Luvut osoittavat, että työtä tehdään suurimman osan ajasta toimistolla, mutta sen sisällä liikutaan paljon. Kaikki eivät siis tarvitse omaa työpistettä, vaan niitä voidaan jakaa. Virastojen ja osastojen välillä on kuitenkin isoja eroja, mikä huomioidaan suunnittelussa.
KVA Arkkitehdit toimivat työympäristön suunnittelijoina tilahankkeessa ja hyödyntävät mittauksista saatuja tuloksia suunnittelussa. He auttavat luomaan tehokkaan ja monipuolisen työympäristön kaupunkiympäristötaloon.
Asiakaspalvelutilat ovat tärkeässä roolissa
Kaupunkilaisten kannalta parasta hankkeessa on palveluiden keskittyminen. Esimerkiksi rakennusvalvonnan, tonttien sekä asuntojen myynnin ja vuokrauksen palvelut ja luvat saa tulevaisuudessa yhdestä osoitteesta. Jo tarveselvitysvaiheesta hankkeessa mukana ollut Reetta Amper (hankesuunnittelija, HKR-Rakennuttaja) kertoo: ”Tätä varten tarvitaan toimivat asiakaspalvelutilat. Myös neuvotteluhuoneiden oikea mitoitus ja määrä ovat erittäin tärkeitä.”
Mittauksessa havaittiin, että asiakaspalvelupisteet olivat käytössä keskimäärin 34 prosenttia ajasta (asiakas palvelupisteellä). Työhuoneissa oli asiakas tai yhteistyökumppani keskimäärin 3,8 prosenttia havainnointikierroksista.
Luvut toimivat muutosjohtamisen tukena
Suurimmalla osalla Kalasatamaan muuttavien virastojen työntekijöistä on ollut omat huoneet. Uusi rakennus perustuu uuteen työympäristökonseptiin, jossa sovelletaan monitilamallia. Monitilatoimistossa on erilaisia tiloja erilaisille työnteon tavoille, muun muassa työpisteitä avotilassa, pikapalaveripisteitä, kohtaamistiloja ja vetäytymistiloja. Amper ja Virenius sanovat tiedon tukevan muutosjohtamisessa. ”Mittauksista saatu tieto auttaa perustelemaan muutoksia työntekijöille. Lukujen avulla voimme näyttää konkreettisesti, paljonko tiloja on tyhjillään. Huonetoimistoissa se on muutoin vaikeasti havaittavissa”, kertoo Amper.
Virenius summaa yhteistyötä Rapalin kanssa: ”Yhteistyö Rapalin kanssa oli nopeaa ja helppoa. Rapalin porukka teki lähtötietojen määritykset tilankäyttömittauksen ohjelmistoon ja koulutti mittaushenkilökunnan. Lopuksi Rapal kokosi selkeän loppuraportin mittauksista.”
*Mittauskohteet:
- Kiinteistövirasto
- Rakennusvalvontavirasto
- Kaupunkisuunnitteluvirasto
- Asuntotuotantotoimisto
- Rakennusvirasto
- Autopaikat (osassa kohteita)