Maanmittauslaitoksen tavoitteena on parantaa tilatehokkuuttaan 60 prosenttia kuudessa vuodessa. Tavoite on haastava, mutta merkittäviä välituloksia on jo saavutettu. Rapalin tilankäytön mittaukset ja Optimaze-kiinteistönhallintajärjestelmä toimivat MML:n apuna kohti päämäärää.
Maanmittauslaitos (MML) on valtakunnallinen organisaatio ja valtion virasto, jolla on 40 toimipaikkaa Maarianhaminasta Ivaloon. Vuonna 2014 MML asetti korkeat tavoitteet tilatehokkuutensa parantamiselle: silloinen tilatehokkuus oli työntekijää kohti (henkilötyövuosi, htv) 36 m²/htv ja vuoteen 2020 mennessä se tulisi saada tasolle 15 m²/htv. MML laati suunnitelmansa jo ennen Valtioneuvoston valtion virastoille asettaman samansuuntaisen tilastrategian valmistumista.
MML:n Toimitilapalveluita vetävä toimitilapäällikkö Tarja Ek kertoo toimitilastrategian toteutuneen toistaiseksi erittäin hyvin. "Iso kuva on, että vuoden 2016 loppuun mennessä tekemillämme toimitilaratkaisuilla saimme aikaan varsin huomattavat, noin 1,2 miljoonan euron säästöt. Aloittaessamme tilatehokkuus oli laitostasolla 36 m²/htv ja nyt luku on 23 m²."
Rapalin palvelut ovat Ekin mukaan sekä todentaneet tulokset että tuoneet varmuutta siitä, että suunta on oikea.
Toimitilapäällikkö Tarja Ek kuvattuna Hämeenlinnan toimipaikan uusissa tiloissa. Tilamuutos on toteutettu MML:n toimitilakonseptin mukaan.
Toimitilojen perustiedot löytyvät ajantasaisina Optimaze-ohjelmistosta
Valtion virastona Maanmittauslaitoksen edellytetään käyttävän Hallinnon tilahallinnan (HTH) yhteistä toimitilajohtamisen tietopalvelua. HTH hyödyntää tietopalvelunsa pohjana Rapalin Optimaze-ohjelmistoa.
Ek on tyytyväinen Optimazen käyttöön. "Siellä on paikkansa pitävä data tilatiedosta, kuten pohjakuvat, henkilömäärät ja neliöt. Saan sieltä tarvittavat kustannustiedot ja raportit johdolle. Toimitila-asiantuntijoillemme ohjelmiston käytön kynnys on matala ja sen käyttöön saa tarvittaessa nopeasti apua Rapalin tuelta."
MML hyödynsi Optimazea apuna toimitilastrategiansa jalkauttamisessa. Ek kertoo, kuinka he lähtivät toteuttamaan suunnitelmaansa: "Konseptimme valmistuttua katsoimme toimitilasalkusta, missä toimipaikoissamme tilankäyttöä tulee tehostaa. Pilotiksi valitsimme Oulun toimipaikan ja toteutimme sinne ensimmäisen monitilaympäristön. Pilotista saatujen hyvien kokemusten jälkeen jatkoimme toimitilahankkeita reippaassa tahdissa."
Samoihin aikoihin Toimitilapalvelut kuuli Rapalin Measure -tilankäytön mittauksista. He ymmärsivät saavansa mittausten avulla tarvitsemaansa tutkittua tietoa toimenpiteiden vaikutuksista.
Tilankäytön mittauksilla voitiin osoittaa, että suunta on oikea
Maanmittauslaitoksen toimipaikoissa suoritettiin vuosina 2015 ja 2016 Optimaze Measure -käyttöastemittaukset sekä henkilöstölle suunnatut työympäristökyselyt. Yhteensä ne koskivat 23 000 huoneistoneliömetriä ja 700 työntekijää.
Mittausten aikaan MML oli vasta ottanut käyttöön monipaikkaisen työn säännöt ja henkilökunta vielä opetteli uusia työntekemisen tapoja. Työntekijöiden omat työpöydät vaihtuivat nimeämättömiin työpisteisiin ja heitä kannustettiin työskentelemään monipaikkaisesti mm. etänä kotoa ja muissa MML:n toimipaikoissa. Toimitilapalvelut halusi mittauksilla osoittaa sekä henkilöstölle että johdolle miten toimitilastrategia eteni ja mitä tuloksia toimenpiteillä saatiin aikaan.
"Meillä oli sama tilanne kuin useilla muillakin organisaatioilla toimitilamuutosten kohdalla, ihmisten omat käsitykset tilatarpeesta eivät vielä vastanneet todellisuutta. Epäselvää oli, kuinka paljon aikaa vietetään omalla työpisteellä ja mikä on neuvotteluhuoneiden käyttöaste", Ek kertoo.
MML teki tilankäytön mittaukset itse Rapalin valmennuksen avulla. "Mittauksiin saamamme perehdytys oli hyvää. Etukäteistiedottaminen auttoi hälventämään työntekijöiden epäluuloja mittauksia kohtaan. Emme seuranneet yksittäisiä työntekijöitä vaan tilankäyttöä yleensä", muistelee Ek.
Monitilatoimistot ovat tuoneet merkittäviä kustannussäästöjä ja parantaneet henkilöstön työtyytyväisyyttä
MML sai mittauksista raportit, jotka toimivat nyt johdon työvälineenä ja Toimitilapalveluiden konkreettisena apuna.
"Henkilöstöllekin kävi todeksi, ettei työpaikalla olla niin paljoa, sillä työmme on monipaikkaista ja melko liikkuvaa. Opimme myös, että hiljaisen työnteon tilojen ei tarvitse olla niin suuria, ne olivat ylimitoitettuja toimitilakonseptissamme.", kertoo Ek mittauksista ja työympäristökyselyn tuloksista.
"Pienestä muutosvastarinnasta huolimatta tyytyväisyys työympäristöön on noussut, kun olemme oppineet työskentelemään uusissa tiloissa. Olemme myös panostaneet muutosjohtamiseen ja osallistaneet henkilöstöä tilamuutosten suunnitteluun."
Toimitilamuutoksista on kertynyt säästöjä Maanmittauslaitokselle kahden vuoden aikana yli miljoona euroa ja isoja hankkeita on vielä tulossa.
Työ tavoitteen saavuttamiseksi jatkuu kehittämällä työympäristöjä edelleen
Maanmittauslaitokselle on valmistunut kuusi monitilaympäristöä kolmessa vuodessa ja kaksi on rakenteilla. Lisäksi käynnissä on erilaisia tilankäytön tehostamishankkeita eli tiloja tiivistetään ja turhia tiloja karsitaan, mikäli se sopimusteknisesti on mahdollista.
Vuoden 2020 tavoite on MML:lle haasteellinen, sillä kuten muillakin virastoilla, eläköityminen aiheuttaa kujanjuoksua ja toimitilojen vuokrasopimukset ovat pitkiä.
Niissä toimipaikoissa, joissa tilat ovat muutettu monitilatoimistoiksi, tavoitteet ovat kuitenkin toteutuneet. Ek suunnittelee jo seuraavia askelia: "Kahdessa vuodessa saimme aikaan huikeita tuloksia. Nyt tuntuu, että voisimme tehdä vielä tehokkaamman konseptin ja tehokkaamman tavoitteen, sillä työmme on monipaikkaista ja niin liikkuvaa. Voimme tarkistaa toimitilastrategiaa ja tutkia, miten saamme tilat vastaamaan vielä paremmin työnteon tarpeita. Tarkoituksemme on mahdollistaa Maanmittauslaitoksen henkilöstölle sujuva arjen työympäristö, joka tukee tuloksellista toimintaa ja henkilöstön työhyvinvointia."
Kiinnostuitko tilankäytön mittauksista?
Varaa ilmainen demo!
Opit, kuinka helposti voit tutkia oman organisaatiosi tilankäyttöä.
