Vantaa otti kiinteistöhallinnan IWMS-kokonaisuuden onnistuneesti käyttöön

9.2.2018 10:00

Vantaan kaupungin tilakeskus kilpailutti vuonna 2015 tietojärjestelmän tavoitteenaan kehittää aidosti kiinteistöhallinnan prosesseja. Optimaze-ohjelmistoon perustuva kattava järjestelmäkokonaisuus on nyt otettu käyttöön tavoiteaikataulussa ja sen ensimmäiset hyödyt ovat mitattavissa.

Järjestelmän perustana toimii Rapal Oy:n toimittama Optimaze-ohjelmisto. Vantaan tarpeisiin sitä on laajennettu Granlund Oy:n kiinteistön huollon ja ylläpidon Granlund Manager -ohjelmistolla sekä Gravicon Oy:n rakennushankkeiden hallinnan ja Scudo Solutions Oy:n projektinhallinnan palveluilla.

Rapalin ja kumppaneiden välinen yhteistyö muodostaa tehokkaan kokonaisratkaisun kiinteistötietojohtamisen tarpeisiin, joka tunnetaan kansainvälisesti nimellä IWMS (Integrated Workplace Management System).

IWMS kokoaa järjestelmät yhteen ja tehostaa toimintaa

Kilpailutuksen tavoitteena oli saada tilakeskuksen käyttöön ohjelmisto, joka olisi muutakin kuin pelkkä tietovarasto. Ohjelmiston piti sisältää erilaisia toiminnanohjaukseen liittyviä elementtejä, jotka kehittäisivät kiinteistöhallinnan prosesseja.  

Vantaa halusi eroon turhista tietojärjestelmistä, työvaiheista ja odotusajoista. Sen sijaan kaupunki halusi hyödyntää uutta teknologiaa päivittäisessä toiminnassaan ja kommunikaatiossaan käyttäjien kanssa. 

Rapalin vanhempi asiantuntija Pekka Talaskivi kertaa ratkaisun syntyä: ”Järjestelmälle kilpailutusvaiheessa esitetyt vaatimukset olivat niin haastavat, että jo neuvottelumenettelyn alkaessa oli selvää, että kokonaistoimitukseen kykenevät tahot ovat Suomessa harvassa. Ratkaisuna tähän kokosimme toimitusprojektiin alihankkijoidemme kanssa yhteenliittymän, jonka kaikki osapuolet edustivat kukin alan ehdotonta huippua. Onneksemme tilaajan vaatimat toiminnallisuudet oli jaettavissa yhteenliittymän kesken järkevästi eikä päällekkäisyyksiä ollut. Kun vielä varmistimme määrittelyvaiheessa prosessien ja ohjelmistorajapintojen yhteensopivuuden, kokonaisuudesta muovautui integroitu kiinteistöhallintajärjestelmä eli IWMS. Itse asiassa siitä tuli niin hyvä, että päätimme tuotteistaa sen muillekin asiakkaille nimellä IWMS360°.” 

IWMS360° on ratkaisumme kokonaisvaltaiseen kiinteistönhallintaan

Rapalin, Granlundin, Graviconin ja Scudo Solutionsin yhteistyössä syntynyt IWMS-ratkaisu on nimeltään IWMS360°. Vantaa käyttää ratkaisusta sen pääohjelmiston nimeä Optimaze.

Vantaan kaupunki hallinnoi kiinteistöportfoliotaan nyt yhden kirjautumisen kautta. Optimaze-nimeä kantava kokonaisuus kattaa mm. seuraavat osa-alueet:

  • kiinteistöjen tilahallinta
  • vuokraustoiminta
  • kiinteistön hoito ja ylläpito
  • rakennuttaminen ja investointisuunnittelu
  • hankejohtaminen ja hankkeiden kustannushallinta
  • energiatehokkuuden seuranta
  • toimitilapalvelutuotannon hallinta
  • tilankäytön mittaukset
  • elinkaaripalvelut

Ensimmäiset hyödyt ovat todennettavissa ja rahallisesti mitattavissa

Vantaan kaupungin tilakeskusjohtaja Pekka Wallenius ja toimitilapäällikkö Pasi Salo ovat tyytyväisiä käyttöönottoprojektiin ja sen aikana syntyneisiin tuloksiin.

"Vanhoista järjestelmistä luopuminen on tapahtunut vaiheittain ja viimeistään nyt niistä on aika luopua kokonaan. Optimazeen on koottu yhteen tiedot, joka aiemmin on esitetty pirstaleisesti muun muassa Excel-taulukoissa, sähköposteissa ja kaupungin omilla palvelimilla", Wallenius kertoo.

Salo kokee, että Optimaze on huomattavasti heidän aiemmin käyttämäänsä järjestelmää helppokäyttöisempi ja intuitiivisempi. Parannuksia on tapahtunut myös vuokrausprosessissa sekä yleisissä kustannuksissa.

"Asuntojemme ja toimitilojemme vuokrausprosessi on tehostunut. Sen myötä olemme saaneet aikaan useamman henkilötyövuoden säästön", Salo summaa.

 

Vantaan toimitilapäällikkö Pasi Salo kertoo videolla Optimazen käyttöönottoprojektista ja yhteistyöstä Rapalin kanssa. Lue koko referenssi täältä.

Vantaan kaupungin kiinteistöjen tiedot on julkaistu avoimena tietona kehittäjille

Vantaan kaupunki määritteli osana toimituskokonaisuutta, että kiinteistönhallinnan tiedot ja tulokset  on julkaistava vapaasti muiden verkkopalvelujen käytettäviksi, siltä osin kuin tiedot ovat julkisia. 

Tiedot löytyvät nyt hri.fi palvelusta ja ne ovat haettavissa avoimen rajapinnan kautta hyödynnettäväksi muissa verkkopalveluissa ja jatkojalostuksessa.

Rapalin projektipäällikkö Jukka Nisula ja Granlundin konsultti Topi Korpela ovat olleet ilolla mukana projektissa, jossa ravistellaan alan perinteisiä toimintatapoja.  

”Avoin data on selkeä digitalisaation trendi joka tuo mukanaan täysin uudenlaiset mahdollisuudet hyödyntää olemassa olevaa tietoa avoimesti yhteiskunnan käyttöön. On erittäin mielenkiintoista nähdä, minkälaisia uusia innovaatioita kiinteistö- ja rakennusalalle syntyy jatkossa, kun ala digitalisoituu ja avaa olemassa olevaa tietoa", toteaa Nisula. 

Korpela lisää: ”Hienoa nähdä, että Vantaan kaupunki on ottanut suunnannäyttäjän roolia ja rohkeasti lähtenyt avaamaan kattavasti kiinteistöihin liittyviä tietovarantojaan. Erityisesti kohteiden energian kulutustiedot on mielenkiintoinen aspekti, joka varmasti mahdollistaa monenlaisten innovatiivisten ideoiden jatkokehityksen.”

Lisätiedot aiheesta 

Viimeisimmät